In samenwerking met Karmac I&I heeft KPN de verwerking van declaratiebonnen zo ingericht, dat het telecombedrijf BTW kan terugvorderen. Dit proces is besproken met de fiscus, en heeft uiteraard de instemming van de rekenmeesters van KPN.

De Human Resources (HR) afdeling van KPN heeft al jarenlang een goede relatie met Karmac I&I. Dat heeft er onder meer toe geleid dat alle personeelsdossiers van het bedrijf gedigitaliseerd zijn en dus snel en eenvoudig toegankelijk voor alle belanghebbenden, zoals HR adviseurs en medewerkers HR Shared Service Center. De fysieke opslag van documenten is eveneens bij Karmac ondergebracht. Daarnaast archiveert Karmac declaratiebonnen van KPN-medewerkers, die inclusief begeleidende formulieren naar een postbus in Lelystad worden verstuurd. Aanvankelijk werd deze grote variëteit aan papieren afschriftjes door Karmac gescand; dat bleek echter te kostbaar en het schoot zijn doel voorbij. "We hebben onze werkwijze aan de Belastingdienst voorgelegd omdat we wilden voorkomen dat het uitkeren van de declaraties kon worden bestempeld als loon in natura. Door alle bonnen op te slaan en beschikbaar te houden voor controle, voldeden we aan de eisen van de Belastingdienst. Digitaliseren was dan ook overbodig", legt Ad van Santvoort uit. Hij is Manager Leveranciersmanagement bij KPN. "De medewerker betaalt nu de bonnen (bijvoorbeeld van de bouwmarkt, van een verhuurbedrijf of van een hotelkamer - Red.) eerst zelf en dient de bon in bij de manager met een declaratieformulier. Deze verzamelt de declaraties en accordeert ze, waarna uitbetaling binnen een week plaatsheeft. De manager stuurt  de verzamelde bonnen naar Lelystad, waarmee het proces gesloten is en blijft. We behouden volledige controle over het proces, wat ons in staat stelt beter te sturen op uitgaven."

Gesloten proces
Een deel van de declaraties behelst betalingen waarvan KPN feitelijk de BTW kan terugvorderen. Denk aan bepaalde opleidingen, bedrijfsmiddelen, kosten voor parkeren en hotels. De terugvordering van deze betaalde BTW bleef tot voor kort uit, waardoor het bedrijf jaarlijks een aanzienlijke som geld misliep. Het gaat op jaarbasis om 600.000 declaraties tot 1000 euro. Van Santvoort: "We waren onvoldoende in staat aan te tonen of de declaraties aan de voorwaarden van de belastingdienst voor teruggave voldeden. In samenspraak met Karmac, en ook in overleg met de fiscus, hebben we het proces in kaart gebracht. We hebben de medewerkers aangespoord de bonnen nader te specificeren, onder andere door het BTW-bedrag aan te geven en fiscus proof te maken. Daarnaast haalt Karmac de buitenlandse bonnen uit de stroom voor separate verwerking. Vervolgens voert Karmac regelmatig in opdracht van KPN steekproeven uit om te kunnen bevestigen dat inderdaad alle declaraties voldoen aan de voorwaarden, die ons het recht geven BTW terug te vorderen. De bonnen blijven naadloos corresponderen met de informatie in de database, waardoor ook dit proces gesloten blijft."

Rendement
Van Santvoort benadrukt dat het rendement van de samenwerking met Karmac hierdoor enorm is toegenomen, terwijl de extra kosten marginaal zijn. "Met kleine aanpassingen in de werkwijze van medewerkers en in de dienstverlening door Karmac hebben we het BTW-proces beheersbaar gemaakt. We gaan nu een navordering indienen voor 2008 en vanaf 2009 kunnen we keurig in het juiste proces naar de fiscus meelopen. Dat is in de huidige tijdsgeest een mooie ontwikkeling. Dit alles onder het mom van "Geef de Keizer wat des Keizers is en geef het Volk wat hen toekomt."