Van den Berg Groep gaat altijd een stap verder. Ze pakken elk project grondig aan, of dat nu gaat om het ontwerpen van gebouwen of een aanbesteding voor eigen documentoplossingen. Een kritisch bedrijf dus, dat elke keuze wil kunnen verantwoorden. Konica Minolta en Partner Klein Beernink uit Deventer werkten samen om Van den Berg Groep voor zich te winnen. Ze bleken voor deze organisatie de ideale combinatie.

Van den Berg Groep is een landelijk werkende organisatie voor architectuur, vastgoedadvisering en bouwkundige dienstverlening. Met vestigingen in Kampen, Amsterdam, Helmond, Houten, Rotterdam, Joure en IJsselmuiden heeft de groep een landelijke dekking. Van den Berg Groep staat voor creatief en innovatief maatwerk, duurzaamheid en kwaliteit.

De handen ineen geslagen
Wim Dankelman is directeur van Van den Berg Centrale Diensten, een algemeen ondersteunend centraal organisatieonderdeel binnen de Van den Berg Groep. Hij is ook verantwoordelijk voor kantoorapparatuur en netwerkbeheer. Vorig jaar liep het oude printercontract af en Dankelman besloot een aanbesteding te doen onder vijf aanbieders, waaronder Konica Minolta. "Heel toevallig nam in die tijd ook Henk Temmink van Klein Beernink contact met ons op", vertelt Dankelman. "Wij kennen elkaar al jaren en hebben regelmatig samengewerkt, maar in dit traject had ik Henk nog niet betrokken." Temmink: "Ik belde precies op tijd om ook in het aanbestedingstraject  te worden opgenomen. Toen ik wist dat Konica Minolta er ook mee bezig was, hebben we al snel besloten om de handen ineen te slaan." Qua organisatie lijkt Klein Beernink erg op familiebedrijf Van den Berg. Dankelman: "We zijn allebei open en vinden betrokkenheid en een goede service belangrijk. Maar ook de kwaliteit van de rest van onze keuzeaspecten moest natuurlijk uitstekend zijn. Een rode draad in onze bedrijfvoering was vorig jaar niet voor niets NXT2GO; wat staat voor toekomstbestendig, interactief en dynamisch."

Uitgebreide eisen- en wensenlijst
Bij Van den Berg Groep zijn ze trots op hun organisatie. "Er wordt hard gewerkt en iedereen doet waar hij goed in is. We streven naar perfectie, komen onze afspraken na en verwachten dat ook van onze partners", aldus Dankelman. Die hoge lat vertaalde zich in een uitgebreide eisen- en wensenlijst die was samengesteld om de keuze voor een partner op te baseren. "Allereerst vinden we het klantcontact erg belangrijk", legt Dankelman uit. "Bij onze vorige leverancier voelden we ons soms een nummer. We willen behandeld worden zoals wij onze leveranciers zelf behandelen. Ook het serviceniveau moet goed zijn; ik wil geen omkijken hebben naar de apparatuur. Als er wat is, moet het snel en goed worden opgelost. Uiteraard moeten ook de afdruken kleurkwaliteit een 10 zijn. De uitstraling van ons acquisitiemateriaal en onze verkoopbrochures is ons visitekaartje." Temmink vult aan: "Bovendien moest de implementatie snel en gemakkelijk kunnen. Dat de bijbehorende software gemakkelijk was te koppelen aan hun administratiesysteem, was ook een belangrijk voordeel."

Betrokken en open
Hoewel de aanbieders dicht bij elkaar zaten, sprong de unieke combinatie van Konica Minolta en Klein Beernink er uit. "Ons creatieve team was duidelijk over de afdrukken; die waren erg goed", aldus Dankelman. Met OPS Core wordt Van den Berg bovendien ontzorgd. Met OPS Core worden de belangrijkste onderdelen in het beheer van de multifunctionals overgedragen aan Konica Minolta. Tonerbestellingen en het bijhouden van tellerstanden gebeuren bijvoorbeeld helemaal automatisch. "Het scheelt veel tijd en moeite als je zelf niet bezig hoeft te zijn met beheer. En ook storingen en onderhoud worden automatisch gemeld." Om de samenwerking te vieren kwamen de partijen bij elkaar om het glas te heffen. Temmink: "Ook dat past precies bij de manier waarop we werken. Het is een teken van betrokkenheid en een open communicatie die je in alledrie de organisaties tegenkomt." Er werden zeven bizhubs C353, zeven bizhubs C353P, één bizhub 501, één bizhub 362, twaalf bizhubs C10P en drie bizhubs 40P aangeschaft, verspreid over alle vestigingen. Al snel gingen Konica Minolta en Klein Beernink daarom aan de slag met een implementatieplan. Dankelman: "Het was belangrijk dat de uitrol goed verliep. We hebben te maken met verschillende vestigingen die allemaal geen dag zonder apparatuur kunnen."

Werkelijk geen omkijken naar bizhubs
Uiteindelijk werden alle zeven vestigingen in zeven weken voorzien van nieuwe apparatuur. "Het was zo strak ingepland dat sommige bizhubs nog niet eens beschikbaar waren. Dat hebben we opgelost met tijdelijke machines", vertelt Dankelman. Temmink: "De coördinatie van het project was ingewikkeld, maar verliep erg soepel doordat we elkaar constant op de hoogte hielden. Het hielp natuurlijk dat Konica Minolta landelijk opereert en snel kon schakelen tijdens de implementatie." Nu de machines al meer dan een half jaar draaien, kan Dankelman niet anders zeggen dan dat hij werkelijk geen omkijken naar zijn apparatuur heeft. "Ik heb de machines zelf vaak uitgeprobeerd, benieuwd naar wat er allemaal mogelijk is. De scan-to-email- en scan-to-file-functie bijvoorbeeld, zijn echt ideaal. Het gaat snel en eenvoudig en is erg handig in de communicatie tussen de verschillende vestigingen. Ook het feit dat de projectadministratie is geïntegreerd in het netwerk werkt super."