Ruim een jaar geleden besloot SBI training en advies de hele ICT-organisatie tegen het licht te houden. Er was volgens ICT manager Leon Kok weinig inzicht in het printgedrag van de 150 medewerkers. "Analyse van de documentstromen deed ons besluiten de bulk van het printwerk uit te besteden. Intern hebben we gekozen voor een flexibele, duurzame en betaalbare oplossing van Konica Minolta. Waarbij ons bovendien veel werk uit handen wordt genomen."

SBI biedt trainingen gericht op het optimaliseren van arbeidsverhoudingen in organisaties. Dat gebeurt vanuit vestigingen in Doorn, Drachten en Berkel Enschot. In Doorn bevindt zich ook het landgoed Zonheuvel, waar SBI een eigen conferentieoord heeft.
Kok werd een jaar geleden ingeschakeld om de werkprocessen nader te onderzoeken en te bekijken hoe efficiënter kan worden gewerkt. Bovendien vond SBI dat er aandacht moest komen voor duurzaamheid. Analyse van de organisatie leidde onder meer tot een ICT-beleidsplan waarin ook aandacht was voor herinrichting van het printerpark. "Omdat we een trainingsinstituut zijn en geen drukkerij besloten we om de bulk van ons printwerk (SBI printte vorig jaar zeven miljoen pagina's, red) niet meer in eigen huis te doen, maar uit te besteden", vertelt Kok. "Welke functionaliteit bleef er nog wel binnen de organisatie noodzakelijk en welke apparatuur kon aan die vraag voldoen?" Uit een pitch met een aantal leveranciers kwam Konica Minolta als beste naar voren.

Ontzorgen, flexibiliteit en duurzaamheid
Naast de prijs zijn er nog drie aspecten die meespeelden in de uiteindelijke keuze voor Konica Minolta: ontzorgen, flexibiliteit en duurzaamheid. Leon Kok: "Wij zijn een onderwijsinstituut en daar ligt onze core business. Vandaar dat we onderhoud van printers, graag uitbesteden. Konica Minolta neemt ons het beheer helemaal uithanden met OPS Core."
De ICT-afdeling van SBI is in het afgelopen jaar beduidend veranderd. Was het voorheen een afdeling waar een aantal technici werkten, nu zijn het mensen die vooral dienstverlenend bezig zijn. De techniek is uitbesteed, de service wordt intern verzorgd.
Een andere reden om voor Konica Minolta te kiezen is volgens Kok de flexibiliteit van de oplossing. "Nadat we het printgedrag in kaart hadden gebracht gingen we op zoek naar een passende oplossing. Kern hierbij is dat onze medewerkers nauwelijks vaste werkplekken hebben en we dus ook flexibel willen zijn in de printmogelijkheden. Belangrijk hierbij is de opstelling van Account Manager Michel Kok van Konica Minolta, die echt als een partner meedenkt. Dit is ook te merken aan de flexibele opstelling als het gaat om het contract. Als we lopende het proces merken dat we andere behoeftes hebben dan we nu aannemen, zijn er mogelijkheden om  het contract aanpassen."
 
Printen met beleid
Trainingsinstituut SBI heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. "Konica Minolta voert ook een duidelijk beleid op het gebied van duurzaamheid. Dat zie je bijvoorbeeld terug in de toners van systemen, die onder andere door de lage fixeertemperatuur energiezuinig en dus milieuvriendelijk zijn. Om duurzaamheid ook in onze organisatie door te laten dringen als het om printen gaat, is gemakkelijker gezegd dan gedaan", vertelt Kok.
"Toen ik hier kwam, waren er collega's die alle mailtjes afdrukten. Er zijn nu nog mensen die dat doen, maar het begint langzamerhand wel te veranderen. Het is dan natuurlijk wel noodzakelijk om over de tools te beschikken, die het  gebruikers gemakkelijk maakt  om minder vaak te printen. Bijvoorbeeld doordat de machines ook kunnen scannen. Dit is een mooi voorbeeld van hoe de techniek ertoe bijdraagt dat mensen efficiënter gaan werken."
Daarnaast heeft Konica Minolta meegedacht in het terugdringen van papierverbruik door de default instelling voor kopieren en printen op dubbelzijdig te zetten.

Follow Me en beveiligd printen op iedere machine
Beveiligd kunnen printen op verschillende locaties is belangrijk, omdat de trainingen van SBI overal in het land worden gegeven. De docenten willen graag hun materiaal kunnen printen op de plek waar ze het nodig hebben.
Dat kan met de Follow-me oplossing van Konica Minolta vrij eenvoudig.
Met Pcounter, wordt de printopdracht naar de Pcounter Server verstuurd, vervolgens bepaald de gebruiker op welke MFP zijn of haar printopdracht dient te worden uitgeprint. De printopdracht volgt de gebruiker letterlijk. Belangrijk voordeel hierbij is het voorkomen of vermijden van wachrijen op de MFP.
Gebruikers kunnen hun printopdrachten dus op elke gekoppelde MFP printen. Vertrouwelijke documenten kunnen worden vrijgegeven door het invoeren van een PIN code op de MFP.
De printapparatuur maakt hiertoe gebruik van Embedded Client versie van PCounter, die geïntegreerd is in het panel van de multifunctional Op de Pcounter server worden printopdrachten bewaard gedurende een vooraf bepaalde periode (bijvoorbeeld 24 uur), waarna ze worden verwijderd. "Daarmee voorkomen we dat mensen iets uitprinten en de prints vergeten  van de printer te halen", legt Kok uit.

Registratie en doorberekening
"PCounter maakt het ook mogelijk per gebruiker printopdrachten te registreren en met doorberekening naar afdelingen, projecten, of interne gebruikersVan deze mogelijkheid maken we voor de trainers nu nog geen gebruik. Maar voor bezoekers in het hotel doen we dit al wel. We kunnen zien welke mensen hoeveel printen en daarop kunnen we nu al eventueel actie onder nemen. Zo is het printen van lesmateriaal natuurlijk niet nodig als de docent zijn materiaal op tijd doorgeeft aan de externe drukker."
Het systeem zoals Kok voor ogen stond, blijkt ook werkelijk te werken. "Dat komt ook omdat de techniek dit faciliteert. Een voorbeeld is de korte opwarmtijd. Nadat je je pincode hebt ingegeven, start de machine vrijwel direct met afdrukken. Op dit moment gebruiken we nog maar 20% van de mogelijkheden. Maar ik merk dat het binnen de organisatie al wel begint te leven. En dan kunnen we stap voor stap meer veranderingen doorvoeren. Dan is het prettig dat de apparatuur hier op voorbereid is."


Onderneming: SBI training en advies
Werkzaamheden: Trainingen gericht op veranderingen in organisaties en beheren conferentieoord.
Aantal medewerkers: circa 150
Probleemstelling: Heroriëntatie op ICT-omgeving en aflopen contracten printenleveranciers
Oplossing: 6 bizhub C552, 11 bizhub 40P en 3 bizhub 190F

"Met de oplossing van Konica Minolta kunnen we op verschillende locaties beveiligd printen."