"Efficiencyvoordelen voor ons én voor onze klanten"

Onder druk van de toenemende concurrentie in de transportsector zijn veel vervoerders de afgelopen jaren uitgegroeid tot volwaardige logistiek dienstverleners die een breed scala van diensten aanbieden. Zo ook het Brabantse familiebedrijf Nabuurs. "De transportmarkt is geen gemakkelijke markt. We zijn dan ook constant op zoek naar nieuwe manieren om nog efficiënter te kunnen werken", vertelt Financial Controller Richard Renkens. "De oplossingen van Docspro voor het scannen en digitaal verwerken van documenten versnellen niet alleen het administratieve proces, maar zorgen er ook voor dat we onze klanten een unieke service kunnen bieden."

Met meer dan zeshonderd medewerkers en bijna vierhonderd vrachtauto's verzorgt Nabuurs dagelijks honderden transporten. Dat brengt een flinke administratie met zich mee en een almaar uitdijend fysiek archief. Een aantal jaren geleden besloot Nabuurs dan ook om te gaan werken met digitale documenten. In eerste instantie als oplossing voor het toenemend ruimtegebrek, maar vooral ook om vrachtdocumenten en inkomende facturen efficiënter te kunnen verwerken.

Niet alleen scannen

"De inkoopfacturen worden na ontvangst gescand en digitaal opgeslagen. Dat spaart ruimte en tijd", vertelt Richard Renkens. "Fysiek rondsturen van de facturen is niet meer nodig. Medewerkers van de verschillende filialen kunnen nu de centraal opgeslagen digitale facturen bekijken en goedkeuren." Nabuurs wilde echter met het systeem meer doen dan alleen het digitaliseren en opslaan. De volgende stap was het lezen van de gegevens op de facturen. "Dat heeft tot een flinke besparing geleid", aldus Renkens. "De crediteur, het factuurnummer, bedragen en andere factuurgegevens worden automatisch herkend en vervolgens automatisch verwerkt in FIS2000, onze financiële administratie. Dat bespaart veel tijd en voorkomt fouten."

E-mail importeren

"Het mooie van dit systeem is dat we steeds nieuwe mogelijkheden ontdekken waar niet alleen wij, maar ook onze leveranciers voordeel van hebben," vertelt Richard Renkens. "Zo zijn we kortgeleden op een van onze filialen gestart met het importeren van digitale facturen die per e-mail worden ontvangen. Dat vereist natuurlijk afstemming met de leverancier. Hoewel dat geen vereiste is van het systeem, hebben we er bijvoorbeeld voor gekozen om te werken met één document per mailbericht, waarbij de klant dus factuur en bijlagen tot één pdf (of een ander formaat) samenvoegt." Richard Renkens legt uit hoe het werkt: "Per bedrijf hebben we een apart e-mailadres ingericht. De inbox wordt periodiek geleegd en de documenten worden in een batch klaargezet om gelezen en verder verwerkt te worden. Bij ons gebeurt dat elke vier uur. De leverancier is daar uiteraard blij mee, want hij weet zeker dat zijn factuur binnen vier uur na verzending wordt verwerkt. En het scheelt ons veel werk: ophalen van de post, verdelen, barcode stickers, scannen - al die handelingen zijn niet meer nodig. Wat mij betreft mogen ze digitaal factureren verplicht maken. Ik geloof heilig in de toekomst van dit concept."

Klanten sneller en beter informeren

Werken met digitale documenten biedt niet alleen ongekende voordelen voor de financiële administratie, maar ook voor de logistieke documentenstroom. Daarom is Nabuurs vrij snel gestart met het scannen van vrachtdocumenten. De chauffeur levert de door de klant ondertekende vrachtdocumenten in bij een van de filialen. Daar worden de documenten gescand en meteen in het centrale archief geplaatst. ICT manager Ed Verbiezen licht dit toe: "Het was veel werk om die enorme stroom papieren vrachtdocumenten te sorteren per klant en vervolgens door te sturen. Nu worden de gescande documenten onmiddellijk via een webportal voor onze klanten toegankelijk gemaakt. Daar kunnen ze de gescande documenten benaderen alsof het hun eigen archief is. Ook van deze documenten worden de gegevens gelezen, zodat de klant ze desgewenst meteen kan verwerken in hun eigen logistiek systeem. En de flexibiliteit blijft behouden, want is er bijvoorbeeld een opmerking op een vrachtbrief genoteerd, dan wordt dit tijdens het scannen opgepikt. We markeren zo'n document zodat onze opdrachtgever meteen ziet welke zendingen extra aandacht verdienen."

Scannen in de vrachtwagen

Voor een aantal grote opdrachtgevers heeft Nabuurs bovendien in 120 vrachtwagens een scanner in de cabine van de vrachtwagen geplaatst om de verwerking nog verder te versnellen. "De scanner is aangesloten op de boordcomputer," legt Ed Verbiezen uit. "De boordcomputer is voorbereid op het koppelen van randapparatuur, dus dat levert geen enkel probleem op. Na het scannen wordt het document ter controle op het beeldscherm van de computer getoond. Met een druk op de knop wordt de scan vervolgens via de boordcomputer naar het hoofdkantoor verzonden waar het samen met de op de filialen gescande documenten wordt verwerkt. De klant ontvangt dus bijna meteen na het lossen zijn bewijs van levering. Sneller kan het niet."

Commerciële voordelen

Voor Nabuurs levert deze werkwijze commerciële kansen op. Richard Renkens: "Het scheelt onze klanten een hoop rompslomp, want voorheen werden alle vrachtdocumenten per post naar onze opdrachtgevers gestuurd en moesten zij ze zelf controleren. Nu nemen wij ze een belangrijk deel van dit werk uit handen en hebben ze geen omkijken meer naar de archivering van hun vrachtdocumenten. En hoe sneller het bewijs van aflevering beschikbaar is, des te sneller kan de klant de factuur voor de geleverde goederen versturen en des te sneller ontvangt hij zijn geld. Op die manier kunnen wij leveranciers sterker aan ons binden."

Ed Verbiezen (l) en Richard Renkens (r): "We hebben niet lang hoeven nadenken voor we met Docspro in zee gingen. Als het gaat om document management oplossingen kun je eigenlijk niet om Docspro heen. Bovendien werken wij met FIS2000 van UNIT4 Consist en met FIS/Image biedt Docspro een standaardkoppeling met de elektronische archivering. Dat biedt veel meer zekerheid en stabiliteit dan maatwerk. Daarbij was het volgens Richard Renkens heel belangrijk dat er voor FIS2000 een online approval toepassing is die gebruikers in staat stelt om gescande facturen eenvoudig en snel elektronisch te distribueren voor fiattering. Docspro levert bovendien een complete oplossing: scanners, scantoepassingen en archiveringssoftware. En het implementatietraject duurde verrassend kort, niet meer dan twee maanden. Die combinatie van de juiste oplossingen, een degelijke aanpak en de flexibiliteit om op onze wensen in te spelen, spreekt ons enorm aan."




Nabuurs Groep:

• 22 vestigingen in 4 landen
• 600 medewerkers
• 400 vrachtwagens
• Aantal scanplekken:

• Aantal verwerkte documenten per jaar:

• Automatische factuurverwerking & vrachtbriefverwerking

• Importeren digitale facturen

• Digitaal archiveren

• Workflow