Het Nieuwe Effectieve Werken (NEW) kan niet zonder ECM
Het nieuwe werken is een gevleugelde kreet waaronder veel zaken worden geschaard die eerlijk gezegd 15 jaar geleden ook al aan de orde waren. Ook toen waren we met zijn allen druk bezig om te proberen tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Onder die noemer worden nu veel nieuwe mogelijkheden om dat te realiseren toegeschreven aan de opkomst van onder meer Social Media, digitale communicatie, een breed scala aan ‘handheld digital gadgets', een sterk toegenomen mobiliteit van de werknemers etc. Dat is mooi. Belangrijker is echter: hoe pak je dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken nu aan? Waarvan is het succes afhankelijk? Kan dat zonder strakke basis van Enterprise Content Management? Nee dus.

Door: John de Waard

De essentiële vraag luidt dus meer: Waar ligt de basis voor Het Effectieve Nieuwe Werken? Juist: op kantoor, of de locatie die daarvoor op dat specifieke moment moet doorgaan; waar alle content-, document- en informatiestromen naartoe (en vandaan) moeten kunnen worden gekanaliseerd, gecontroleerd en beheerd. Zodanig dat de informatiewerker altijd en overal over ‘zijn' informatie kan beschikken en het bedrijf er toch van verzekerd kan zijn (en blijven) dat de juiste informatie binnenkomt, beschikbaar is, uitgaat en controleerbaar is. En dat alles gebaseerd op de geldende wetten en regels, zowel binnen (corporate business communication rules) als buiten de organisatie (globale, Europese, landelijke, provinciale & lokale wetten en regels). Een adequaat enterprise document- of  contentmanagement systeem is derhalve onontbeerlijk.
Waar zou je zijn als medewerker als je weliswaar via je iPhone, Blackbarry, laptop of welk  mobiel communicatiemiddel ook, wel kunt communiceren en samenwerken met collega's en klanten, maar de informatie waarover je beschikt op of via dat ‘device' niet de meest actuele informatie is? Of niet is wat je nodig hebt? Of niet volledig is? Of niet die laatste versie bevat van dat ene projectdocument? Dat wordt dan toch zeuren, zou je denken, hoe mobiel je ook bent. En inderdaad wordt het lastig werken als je niet over die juiste informatie kunt beschikken. Of - nog erger - niet eens kunt nagaan of weet dat er al een andere versie van een document bestaat.  
Nachtmerrie
De nachtmerrie van managers: medewerkers die als losgeslagen projectielen door de digitale wereld stuiteren, op zoek naar klanten, of al in contact met klanten, terwijl die managers niet precies weten (lees: geen idee hebben) wat er gebeurt of waar die ‘projectielen' op welk moment precies mee bezig zijn. Het Nieuwe Werken lijkt het ei van Columbus, en dat kan het ook zijn, maar dan moet wel aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan. En daarin is eigenlijk wezenlijk nog niet veel veranderd in de afgelopen jaren. De managers moeten grof gezegd het idee loslaten dat medewerkers alleen goed werken als ze in zicht zijn; de medewerkers moeten grof gezegd af van het idee dat ‘thuis- of mobiel werken' synoniem is voor ‘kijk maar óf je het doet en wanneer je het doet'. Maar dat is een heel andere discussie, die weliswaar ook moet worden gevoerd, maar het gaat voornamelijk - voor de uitvoering van een en ander - om de onderliggende informatie-infrastructuur. Een goed informatiefundament, inclusief de afspraken (onder de noemer corporate secured information policy of welke andere mooie term we er voor kunnen bedenken) die nodig zijn om mensen (letterlijk) los te laten komen van de organisatie. En daar hoort dan ook een stel goede en duidelijke afspraken bij tussen het management en de medewerkers. ‘Wij zorgen als organisatie voor alle mogelijkheden, hoe ga jij daar als medeweker mee om?'
In dit voorjaar staat weer een fors aantal evenementen op de kalender. Uiteenlopend van de Grafische Vakbeurs (van 1 t/m 3 februari 2011) in Gorinchem, tot de Overheid & ICT beurs in de Jaarbeurs Utrecht (19 t/m 21 april) en alles wat daartussen zit. Zoals bijvoorbeeld het Heliview congres Document & Workflow Management (24 maart), om vervolgens nog maar te zwijgen van allerlei door leveranciers geïnitieerde bijeenkomsten, zoals het IRIS Link event in Brussel (8 februari) en het EMC Forum in Rotterdam (17 februari) om er slechts twee (in het oog springende) te noemen. Allemaal bijeenkomsten waar u veel wijzer kunt worden over de basis van Het Nieuwe Werken, namelijk (elektronisch) informatiebeheer in al haar facetten, oftewel Enterprise Content Management. Er staat op elk evenement wel een aantal bedrijven dat u op weg kan helpen, de juiste informatiebasis samen te stellen voor uw organisatie. En dat klinkt dan heel commercieel, maar ik heb niet gezegd - en zal nooit zeggen - dat u meteen ook iets moet kopen. Wel dat u eens serieus zou moeten nadenken over en zich zou moeten oriënteren op wat Het Nieuwe Effectieve Werken voor uw organisatie kan betekenen. Zodat u kunt voldoen aan de/uw (bedrijfs)regels, maar ook in staat bent verder te komen met Het Nieuwe Werken. Want elke organisatie kan verder in de digitale wereld. Als je je  er maar bewust van bent, dat geen enkel huis stand houdt zonder fundament; dat geen organisatie het redt zonder informatie. Een nieuw pand is geen probleem, nieuwe mensen is al lastiger, maar nieuwe informatie... U zult dus maatregelen moeten nemen die ertoe leiden dat de juiste informatie op het juiste moment gecontroleerd en beheersbaar beschikbaar komt (en blijft) voor de juiste mensen binnen de organisatie. Ook als die op pad of niet altijd voor u bezig zijn. Ook als informatie op een plek moet worden gepresenteerd die niet de meest voor hand liggende is, zoals een handheld device of iets dergelijks. Een eerste vereiste is dan al dat de informatie digitaal moet zijn. En dat ligt weliswaar heel erg voor de hand, maar is nog lang niet altijd het geval met alle (relevante) informatie. Het Nieuwe Werken, zoals dat tegenwoordig te pas en te onpas als hype (?) wordt gepresenteerd moet echter geen doel op zichzelf zijn. Tenslotte is het ook maar een kreet die is bedacht door de marketing van Microsoft. Maar het is wel een mooi middel om het uiteindelijke doel te helpen bereiken. Het werkelijke doel zou dus moeten zijn Het Nieuwe Effectieve Werken. Effectief omgaan met je tijd, middelen en mensen. En informatie.
Kortom, Het Nieuwe Effectieve Werken ligt om de hoek van de deur. U hoeft zich slechts ervan te vergewissen welke stappen u kunt (en moet) nemen om ook gebruik te kunnen gaan maken van alle moderne middelen die ter beschikking kunnen worden gesteld. Om zodoende optimaal rendement te halen uit uw mensen en uw organisatie. En uw informatie. Documenten en content zijn daarbij misschien toch wel belangrijker dan u dacht als het gaat om Het Nieuwe Werken...
Ga daarom eens naar een van de evenementen dit voorjaar en neem de tijd om u ervan te (laten) overtuigen dat Het Nieuwe Effectieve Werken mét ECM ook uw organisatie (verder) op weg kan helpen. En natuurlijk komt er meer bij kijken, zoals een heel nieuwe manier van managen van mensen en middelen, maar de basis ligt wat mij betreft daar waar die hoort: in een stevig fundament van ECM.