Veel projecten gedoemd te mislukken

Het doel dat men destijds voor ogen had met het invoeren van de ‘tender' was om een soort van eerlijke concurrentie voor alle partijen (binnen Europa) te creëren. Maar de praktijk is, zoals zo vaak, een stuk weerbarstiger: tenders vormen een forse kostenpost (aan beide kanten), en behelzen bovendien vaak omvangrijke trajecten waar de juristen het meest aan verdienen. Terwijl eigenlijk over de kwaliteit van het resultaat geen enkele garantie kan worden gekregen.

Door: John de Waard

Zo dat is er uit. Leon van Oosterom, directeur van ELVEO en met een schat aan ervaring in het opzetten, ontvangen en beantwoorden van tenders in de wereld van documentaire diensten, is geen fan (meer) van tenders. ‘Het doel is allang achterhaald naar mijn idee. Wat je nu ziet in de praktijk is dat de aanbestedende partij uren, dagen, weken werk steekt in het opstellen van een document, waarvan je je dan als ontvanger nog steeds afvraagt of er wel goed over is nagedacht. De ontvanger krijgt dus dat document en moet voldoen aan de meest uiteenlopende en soms echt waanzinnige, niet ter zake doende randvoorwaarden en geeft het tenslotte maar op. Of moet er ook zoveel tijd insteken. Ik schat dat op een tender van een beetje fors project er aan beide kanten minstens 5.000 tot 10.000 euro, en soms een meervoud daarvan, aan menskracht wordt geïnvesteerd in alleen al het opstellen en beantwoorden van de tender. Dat kan toch niet de bedoeling zijn?'
En het resultaat? Van Oosterom: ‘Inderdaad. Het resultaat is dat steeds meer aanbiedende partijen die toch echt wel geschikt zouden zijn om een dergelijke klus te doen, dat soort investeringen niet meer willen of kunnen doen en geen tendertraject ingaan. Zonde. Want dat wil dus zeggen dat, naar mijn idee, lang niet altijd de beste partij de opdracht wordt gegund.'

Economisch

Het meest frustrerende vindt Van Oosterom dan nog dat eigenlijk in verreweg de meeste gevallen de economische randvoorwaarde, zeg maar gewoon de prijs, de doorslag geeft. ‘En dat lijkt dan een prima argument, immers, alle partijen moeten aan dezelfde randvoorwaarden voldoen? Maar ook hier is de praktijk anders. De post ‘meerwerk' is een veel voorkomend verschijnsel in dergelijke gevallen, die de totale kosten behoorlijk kunnen opschroeven. Je hebt gelijk als je zegt dat zo op het oog niets mis is met het feit dat de afnemer kiest voor de laagste prijs. Maar het zal toch duidelijk zijn dat de kwaliteit die wordt geleverd een minstens zo belangrijk, zo niet veel belangrijker, argument is. En dan merk je dat de opstellers van een tender in heel veel gevallen onvoldoende vakinhoudelijke kennis hebben van de materie. Bijvoorbeeld: een document scannen is één ding. Maar waar gaat de gescande documenten voor worden gebruikt? Zit er beeld in het document? Is kleur wel noodzakelijk? Welke resolutie is nodig? Welke opslagcapaciteit is vereist en hoe lang sla je iets op? En waarop dan? Wat is de doorloopsnelheid van de documentstroom in het digitaliseringsproject? En is dat de maximale snelheid die de aanbieder aan kan? Voldoet dat ook aan de snelheid die de gebruikers graag zouden zien? Daarnaast zou je verwachten dat de aanbestedende dienst weet wat hij uitgevoerd wil laten worden, maar in de praktijk blijkt te vaak dat de aanbesteder eigenlijk geen goede inventarisatie heeft gemaakt bijvoorbeeld van zijn te verwerken archieven. Waarna je dus geconfronteerd wordt met opdrachtomschrijvingen als ‘het digitaliseren van 150 meter strekkend archief'. Wat er dan in dat archief zit wordt aan de ‘expertise' van de aanbieder overgelaten. Dat is hetzelfde als een aannemer een opdracht vertstrekken voor het bouwen van een gebouw van 15.000 m3 zonder aan te geven op welk oppervlakte dat gebouwd moet worden, hoeveel verdiepingen, hoeveel kamers, deuren, gangen, ramen etc. en zonder een architect van tevoren een bouwtekening te laten maken. Aan alles zit een verhaal. Ik heb ruim 20 jaar gewerkt voor verschillende dienstverleners in de documentindustrie, tientallen, honderden digitaliseringsprojecten gedaan en begeleid, dus ik zou denken dat ik dan toch wel enig recht van spreken heb. En dan durf ik hardop te beweren dat er veel te weinig wordt nagedacht over juist die technische randvoorwaarden en het kwaliteitsmanagement. Je hoort tegenwoordig zelfs wel van gevallen dat projecten moeten worden begeleid en geëvalueerd door de leverancier zelf! Uit kostenoverwegingen. Nou vraag ik je. Dat is toch net zo iets als Louis van Gaal zelf vragen of hij een goede trainer is? Maar zo werkt het toch niet? Er MOET gewoon een projectleider van de kant van de opdrachtgever zijn, die ook begeleidt, evalueert en voors en tegens voor de klant afweegt. Dan kom je pas tot een goed  eindresultaat, want ik begrijp heus wel dat je moet wikken en wegen in zo'n project.'

Geen fan van tender

Het is duidelijk: Van Oosterom is niet zo'n fan van het fenomeen tender. Althans, hij zou graag willen dat van de kant van de opdrachtgever er wat langer zou worden nagedacht over wat die nu eigenlijk wil. ‘Ik ben nu een aantal jaar bezig om daarin een rol te spelen voor juist die klant die de vakinhoudelijke kennis mist. En dat zijn er veel, geloof me. En dan blijkt dat je toch echt wel geld kunt verdienen voor zo'n klant door in een heel vroeg stadium in het traject mee te denken en aan te geven waar vooral de technische en vakinhoudelijke valkuilen liggen. Ga nou niet zitten knippen en plakken uit andere grote tenderprojecten. Dat kan toch niet? Maar het gebeurt wel, ik heb het genoeg meegemaakt. En dan gaat zo'n pak papier dus weer naar een leverancier die het misschien zelfs wel herkent, en die vervolgens ook gaat knippen en plakken, want ‘het antwoord zal dan ook wel ongeveer hetzelfde zijn'. Dat zijn projecten die zijn gedoemd om te mislukken, dat zal duidelijk zijn. Maar ik ben niet de enige die dit constateert. Al jarenlang wordt er geklaagd over dit verschijnsel. De doelstellingen van ‘tenderen' waren destijds wel goed, maar het is tegenwoordig meer juridisch detailwerk dan dat er serieus naar de (doelstelling van de) opdracht wordt gekeken. En natuurlijk kan ook aan de leverancierkant vaak wel wat meer ‘persoonlijke' aandacht worden gegeven aan het beantwoorden van een tender. Maar het begint toch echt bij degene die hem uitschrijft. Of moet uitschrijven, want het is nu eenmaal de wet voor opdrachten vanaf een bepaald bedrag. De essentiële vraag zou natuurlijk moeten zijn: wat wil je nu eigenlijk voor je organisatie bereiken met de opdracht? En dan is het antwoord toch niet primair: juridisch ingedekt zijn tegen alle mogelijk denkbare aansprakelijkheid? Op juridische prietpraat zit toch niemand te wachten? Als je in zo'n discussie verzeild bent geraakt, is het al te laat. Dan gaat het allang niet meer over het project.'

Geen zekerheid

Tenders pretenderen de aanbesteder een bepaalde zekerheid te geven die er eigenlijk helemaal  niet is. Van Oosterom: ‘Zoals ik al zei: het zijn toch geen rechtszaken? Er is behoefte aan een project waarin de informatievoorziening binnen en buiten de organisatie wordt geoptimaliseerd. Dát zou de eerste insteek moeten zijn. En vaak denken ze ook wel dat dat de insteek is, maar er staan vervolgens zoveel juridische en zinloze randvoorwaarden in, dat je je echt afvraagt waar ze het idee vandaan halen dat ze een succesvol traject ingaan. Wat heeft het bijvoorbeeld nu voor zin om als randvoorwaarde een bepaalde omzetgrootte van de leverancier te eisen? Geeft dat dan aan dat die goed is of zo? Kansloos. Dat is toch geen enkele garantie op de uitkomst van specifiek jóuw project? Geloof me nou, ieder project heeft zijn eigen specifieke kenmerken, dus geef geen generieke randvoorwaarden aan. En al helemaal niet als ze niets zeggen over de kwaliteiten van de uitvoerder van het project.'

Het is een discussie die Van Oosterom na aan het hart ligt. Hij zou graag zien dat bij zowel de opstellers van tenders als degene die ze beantwoorden het besef doordringt dat zonder vakinhoudelijke kennis uiteindelijk geen enkel project tot een goed einde komt. Als het tegenzit komt het betrokken bedrijf wel tot een einde...