De vernieuwde (of is het vernieuwende?) aanpak van het werken in overheidsland biedt legio kansen voor de informatie-industrie. Immers, een rationaliseringsgolf rondom de bedrijfsvoering leidt tot een onomkeerbaar afscheid van de versnipperde manier van werken. Dat wordt nog extra gestimuleerd door uitgebreide bezuinigingsdoelstellingen. Een gesprek met Fred van Setten, partner bij Strategy Partners Nederland, over de meest recente ontwikkelingen bij de overheid.

Door: John de Waard

Eind 2010 is het ‘Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst' door alle CIO's van de rijksoverheid vol enthousiasme aangenomen. Kenmerkend in het programma is dat de bezuinigingsdoelstellingen van het kabinet zijn vertaald naar 16 projecten die allemaal bijdragen tot een meer efficiënte overheid. Reden om eens bij te praten met Fred van Setten van Strategy Partners Nederland. ‘De rode draad is een ontdubbeling van overlappende taken bij ministeries en uitvoerende diensten', begint Van Setten. ‘Op termijn leidt ontdubbeling vervolgens tot grotere flexibiliteit van de rijksoverheid en is het mogelijk om beleidsverantwoordelijkheid te scheiden van uitvoeringsverantwoordelijkheid. Dat is een goede ontwikkeling.´
 
Van Setten gaat verder: ´In gemeenteland is eenzelfde tendens van samenwerkingsverbanden waarneembaar. Bij de andere overheidsgeledingen (provincies en waterschappen) gaat dit allemaal wat trager. Onzekerheden over de provinciale (her)indeling en het al dan niet opgaan van de waterschappen in de provincies, is hier mede debet aan. Beststuurlijk zit men wel om de tafel, maar het effect op de bedrijfsvoering moet zich nog bewijzen.'

Dubbel gevoel

Bovenstaande ontwikkelingen roepen met name vanuit de ECM-wereld een tweeslachtig gevoel op. Van Setten: ‘Aan de ene kant bieden efficiency- en bezuinigingsdoelstellingen nieuwe kansen, maar je merkt ook dat overheden pas op de plaats maken bij dergelijke investeringen juist vanwege die bezuinigingen. De initiatieven om binnen de rijksoverheid te komen tot een gemeenschappelijke invulling van het ‘digitaal werken' is nog steeds een traject van vallen en opstaan. Je ziet dat het probleem van meerdere kanten wordt aangevlogen met als resultaat dat verschillende oplossingen binnen eenzelfde overheid worden geïntroduceerd. Er is niets tegen productpluriformiteit, maar belangrijk is dat de bestuurders in staat zijn om vanuit open standaarden de documentuitwisseling te borgen, en ervoor te zorgen dat systemen steeds meer naar elkaar toe groeien.'
Een goed initiatief met betrekking tot efficiency en centralisatie is het onderzoek naar het verbreed inzetten van het e-Depot. ‘Dit door het Nationaal Archief ontwikkelde systeem ontvangt alle digitale documenten die voor cultuur- en nationaal belangdoeleinden dienen te worden bewaard', weet Van Setten. ‘Het Nationaal Archief en het Ministerie van BZK hebben een business case opgezet om na te gaan of niet de centrale e-Depot dienstverlening kan worden gebruikt ten behoeve van de overhevelingsfase (documenten gaan dan  naar de semi-statische archieven van de ministeries). In financieel opzicht is dit, bij deelname van een aantal ministeries al een positieve case. Dit past ook prima in de bundeling van kennis en capaciteit waar bovengenoemde nota ‘Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst'  het over heeft.

Gemeenten naar ‘zaakgericht werken'

Onder initiatief van o.a. Wouter Keller is het mid-office concept na een aantal leerjaren wel ongeveer gemeengoed geworden. Daarbij heeft de industrie geprobeerd zijn krachten te bundelen en is de hegemonie van de gesloten systemen doorbroken. Van Setten: ‘Gemeenten hebben echter ook ontdekt dat samenwerken meer inhoudt dan gezamenlijk inkopen van mid-office systemen. De kracht van het model wordt juist ontleend aan het hergebruik van architectuur en techniek. Er blijkt veel meer gemeenschappelijk te zijn dan men dacht. Onder bezuinigingsdruk zullen er wellicht gemeenten zijn die op het proces gaan afhaken, maar de meeste gemeenten zullen doorgaan en het ‘zaakgericht werken' verder ter hand nemen.'

Echter, vanuit projectaansturing vereist de realisatie en invoering wel de nodige zorg en aandacht. ´De techniek is er, maar de implementatieprofessionaliteit dient nog een impuls te krijgen. En het succes staat of valt met de gedachte dat men als gemeente niet meer uniek moet willen zijn´, aldus Van Setten. ‘Een interessante ontwikkeling is bovendien dat provincies en waterschappen gaan aansluiten op de gemeentelijke wijze van zaakgericht werken. Hierdoor komt er ruimte voor nieuwe (Nederlandse) spelers met hun specifieke oplossingen.'

Aandachtspunten

Deze ontwikkelingen leidden ertoe dat er directe aandacht in overheidsland is voor:

• ECM-dienstverlening in ‘de cloud'. Gemeenschappelijk applicatiegebruik onder de noemer van ‘cloud computing voor de overheid' maakt het mogelijk om redundante aankoop van software te voorkomen", zo luidt het devies. Aanbieders van zaakgericht werken die hun diensten vanuit een cloud-gedachte kunnen verkopen hebben een voordeel op de concurrenten. Denk daarbij aan e-mail in de cloud, ECM als SaaS-oplossing, of het realiseren van de digitale distributie van documenten via cloud-portalen.
• Uniformiteit in klantcontacten. De overheid wil naar uniformering aan de voorkant van het proces van de klant (burger-) contacten. Veel diensten zullen via een webportaal ontsloten worden met DigiD en e-Herkenning. Denk bijvoorbeeld aan het elektrosnich indienen van beroepsschriften en bijbehorende digitale documenten bij de rechtbanken. De vraag naar producten om snel en degelijk e-formulieren te maken zal fors toenemen.
• Centralisatie en standaardisatie van documentverwerking. Aan zowel de in- als outputkant van documentverwerking zal centralisatie en standaardisatie de norm worden. Oplossingen die een snelle verwerking van inkomende en uitgaande documenten borgen en het resultaat het mid- en backoffice traject insturen, gaan een goede tijd tegemoet.
• Multi-channel in zowel input- als output oplossingen. De overheid zal meer en meer rekening (moeten) gaan houden met het gegeven dat burgers en bedrijven niet alleen via een traditionele manier zijn informatie verstuurt of ontvangt (brieven, mailings). Digitale verzending, het hebben van een persoonlijke overheidspostbus, SMS alerts en toegang via tablets, smartphones en webkanalen. Allemaal zaken waar vanuit de industrie nu t.b.v. de overheid oplossingen voor beschikbaar komen.
• Sociale netwerken integreren. De inzet van software om met de sociale netwerken om te gaan hebben een goede toekomst. De komende jaren zal men vragen om producten die snel informatie uit de sociale netwerken weten te halen. Deze moet ook worden benut voor de externe communicatie. De verwachting is dat dit onderwerp in de ontwikkelkalenders van de lokale ECM spelers snel een plaats gaat krijgen.