Henry Blum, Marketing Manager Managed Print Services, HP Europe, Middle East & Africa (EMEA), legt uit dat, terwijl de financiёle en operationele voordelen van MPS inmiddels aangetoond zijn, het werkelijk realiseren van die voordelen de inzet van effectieve change management methoden in alle lagen van een bedrijf vereist.

Printen als hulpmiddel voor productiviteit binnen de onderneming

Mensen houden nog steeds van printen en blijven zeer gehecht aan hun printers, met name in bedrijven. Ondanks de toegenomen creatie van online content en processen blijft printen een verbazingwekkend veerkrachtig hulpmiddel voor de productiviteit. Printen helpt ons informatie te maken, te delen en bij te werken, wat ons vervolgens weer helpt om belangrijke beslissingen te nemen; Geschreven materiaal is volledig draagbaar en vrijwel onverwoestbaar . ‘Putting it down on paper' draagt positief bij aan het denkproces en helpt bij het reflecteren en plannen van besluitvormingsprocessen. Deze afhankelijkheid is zeker niet beperkt tot de oudere generatie, in feite, zoals branche-analist IDC verklaart: "Generatie Y-respondenten, met een voorkeur voor elektronische informatie, gaven aan informatie op papier aanzienlijk gemakkelijker te begrijpen dan de elektronische informatie". Kijkend naar de toekomst, zal papier zeker relevant blijven voor het bedrijfsleven.

De gehechtheid van mensen aan printen en printers wordt vooral duidelijk wanneer dergelijke diensten worden weggehaald - of in ieder geval wanneer deze perceptie bestaat. Managed print service-strategieёn (MPS) richten zich op het optimaliseren van de corporate print- en digitale omgeving om kosten te besparen, milieu te sparen en efficiёntie op operationeel niveau te bewerkstelligen. Een dergelijk beleid leidt tot een consolidatie van de hardware rond een beperkt aantal standaardapparaten, wat leidt tot lagere onderhoudskosten en ondersteuningskosten; meer kantoorruimte, een efficiënter gebruik van supplies en verbeterde niveaus van beheer en controle.

Van cyrillisch schrift naar vreemde valuta - de geheimen van de MPS "ontwijking"

In veel gevallen worden deze voordelen nauwelijks door eindgebruikers gewaardeerd, wiens perceptie van MPS is beperkt tot het "verlies" van hun geliefde en - in sommige gevallen - prestigeverhogende, persoonlijke printer. Er zijn veel en variёrende smoesjes die door de eindgebruikers gebruikt worden om hun apparaten te ‘beschermen', zoals: ‘Mijn werk vereist het gebruik van Cyrillische lettertypen die niet beschikbaar zijn op andere apparaten,'en: ‘Ik moet toegang hebben tot een reeks van Noord-Afrikaanse valutasymbolen die niet beschikbaar zijn op andere printers'. Ook worden printers regelmatig ‘illegaal' verstopt (kasten, achter rolluiken of gordijnen, etc.).

Deze smoesjes zijn niet puur bedoeld om het bedrijfsgezag te ondermijnen,  maar demonstreren juist de waarde die een printer heeft als ondersteuning op de werkplek en de moeite die werknemers nemen deze belangrijke ondersteuner te beschermen.
De impact van dergelijke praktijken vermindert echter drastisch de effectiviteit van MPS als een bedrijfsstrategie. Negentig procent van alle bedrijven  houden printkosten niet bij, de meeste van hen weten niet eens precies hoeveel apparaten worden gebruikt. Mijn eigen ervaring leert dat netwerkmanagers zich bewust zijn van slechts negentig procent van de apparaten die momenteel actief zijn in hun netwerken. De laatste 10 procent wordt pas zichtbaar tijdens het audit proces voorafgaand aan de implementatie van MPS.

Een effectieve implementatie van MPS gaat voornamelijk over een gestandaardiseerde en geoptimaliseerde printinfrastructuur waarmee bedrijven minder onderhoud, ondersteuning en kosten hoeven te investeren, dit komt allemaal in gevaar door de aanwezigheid van ad hoc, niet-geautoriseerde apparaten en printpraktijken.

Van MPS-‘ontduiking' naar verandermanagement
Het geheim van een succesvolle MPS-implementatie is het erkennen van en een antwoord geven op de gevolgen voor de gebruikers - met andere woorden, de menselijke factor. Printers zijn onderdeel van het werkende leven van veel gebruikers en elke wijziging daarvan moet worden gecommuniceerd als stap in een gecoördineerd veranderingsmanagementprogramma om zo volledige acceptatie en adoptie te garanderen.  

Ondernemingen die een optimalisatie van hun MPS-implementaties nastreven doen er goed aan de volgende tips ter harte nemen.

1.    Betrek het topmanagement
Een cruciaal aspect van een succesvolle MPS-implementatie is het betrekken van het topmanagement. Laten zien dat het topmanagement zelf achter de nieuwe strategie staat is absoluut noodzakelijk. Deze instemming kan variëren van het belichten van 'harde' gegevens als kostenbesparingen en efficiency-slagen als onderdeel van een algemene bedrijfsstrategie tot 'zachte' ondersteuning als senior managers die (veilige) printers delen en zich houden aan het printbeleid.

2.    Plaats MPS in een bredere zakelijke context
Een goed uitgevoerde MPS-implementatie zal zakelijke voordelen als kostenbesparingen, efficiency voordelen en lagere milieu-impact opleveren. Dergelijke voordelen kunnen veel bijdragen tot het creёren van draagvlak, indien ze effectief gecommuniceerd worden. Wat betekenen deze kostenbesparingen, waar worden deze fondsen opnieuw in geїnvesteerd? Wat betekenen deze besparingen voor een normale werkdag en voor dagelijkse werkzaamheden? Wat zal de tijdswinst betekenen voor het personeel?
                       
3.    Houd milieu-impact bij
Een vermindering van milieu-impact is een van de grote voordelen van een effectieve MPS-strategie wanneer men kijkt naar supplies en energieverbruik. Communiceer deze positieve aspecten regelmatig naar de gehele organisatie; voeg ze toe als element van maatschappelijk verantwoord ondernemen.
 
4.    Vergeet de ‘zachte' kant van MPS niet
Door printerconsolidatie kan kantoorruimte worden vrijgemaakt voor ander gebruik; vergaderruimtes, prive-werkruimtes of ‘creatieve zones', gedeelde printers zorgen ook voor interactie en discussies tussen verschillende teams (het waterkoeler-effect- in Nederland het effect van de koffie-corner/het koffieapparaat), net als het zorgt voor fysieke beweging. Deze voordelen kunnen worden gezien als ‘zacht' (of zelfs; luchtig), maar zijn absoluut reёel en zorgen voor een verder draagvlak voor MPS, indien adequaat gecommuniceerd.
5.    Defineer en communiceer richtlijnen en good practice.
Zoals we gezien hebben is printen daadwerkelijk een echte productiviteitstool. Communiceer good practice en richtlijnen, leg uit hoe de printers het best gebruikt kunnen worden (wanneer, hoe te printen,  verwijderen en te recyclen, etc.).
6.    Betrek medewerkers bij de MPS-implementatie
Zoals met alle veranderingsstrategieёn is het bijna onmogelijk teveel te communiceren. Betrek medewerkers op alle niveau's (die verschillende printgewoonten hebben, van klantvertegenwoordigers tot de back office) bij het definiёren van tijdsplanningen en de uitvoering hiervan. Als deze medewerkers vroeg worden ingeschakeld kunnen eindgebruikers vitale feedback geven over gebruikspatronen (zowel legitieme als illegale), print-eisen en de potentiёle efficiёntiewinst van de MPS-strategie om deze nog succesvoller te maken.

7.    Maak richtlijnen met betrekking tot printen onderdeel van de bedrijfsrichtllijnen.
Zoals bij elk ander bedrijfsmiddel is het belangrijk de bedrijfsprintomgeving onderdeel te maken van de organisatierichtlijnen, met betrekking tot good practice, gedrag en milieu-impact. Gezien de gevolgen voor de kosten (printen is goed voor gemiddeld zo'n zes procent van een onderneming), moeten deze richtlijnen worden opgenomen in bedrijfsintroductie-programma's en personeelshandleidingen.

Bovenstaande richtlijnen zijn toepasbaar op de meeste organisaties. Erkenning van de menselijke kant van MPS kan beschreven worden als de ‘zachte' aanpak. De impact die deze heeft op de werkvloer via een echt geoptimaliseerde MPS-implementatie is echter verre van zacht.  

HP beheert de printomgeving in meer dan 1000 organisaties in EMEA, waarbij besparingen worden gegenereerd van tussen de 28 en 48 procent. Het bedrijf is erkend als een leider op het gebied van MPS-bepalingen door branche-analisten Gartner en Quocirca.