DCM Awards: Categorie Case Management
Klant: Zuyd Hogeschool
Leverancier: BCT

Zuyd Hogeschool (Heerlen) is gevestigd in Zuid Limburg met nu zo'n 15.000 studenten, 1800 docenten, elf locaties en pakweg 50 opleidingen. Dat vormt een behoorlijke uitdaging als het gaat om de administratie van bedrijfsprocessen.. Het recente maatschappelijke debat over de kwaliteit van HBO opleidingen onderstreept het belang van grip op de kwaliteit van onderwijs. Zuyd Hogeschool voorzag het belang van centraal en digitaal ondersteunen van kwaliteitsproces via een DM-systeem en heeft het hele accreditatieproces in een case management systeem ondergebracht met als leidraad het CORSA-DM-systeem van BCT. Nu zijn via CORSA/ Accreditatie de accreditatie dossiers van alle opleidingen permanent beschikbaar en vinden daarin ook de jaarlijkse kwaliteits-audits plaats.

Ivo Dassen, junior bestuurssecretaris van de Zuyd Hogeschool: ‘Even voor alle duidelijkheid, kwaliteit van de opleidingen en alle benodigde ondersteuning die erbij komt kijken staat bij ons hoog in het vaandel. Als een hogeschool die vijf jaar op rij in de top drie van beste grote Hogescholen (Keuzegids HBO) mogen we met recht trots zijn op onze kwaliteit. Toch blijven we constant alert en schaven we voortdurend aan de kwaliteit van onze opleidingen. Zuyd Hogeschool maakte al gebruik van BCT's documentmanagement systeem CORSA om per vakgebied documentstromen digitaal te verwerken, op te slaan en te ontsluiten voor de daartoe bevoegde mensen. Sinds kort is ook het accreditatieproces volgens het principe van digitale dossiervorming opgezet. Dassen: ‘We zijn binnen Zuyd Hogeschool al langere tijd druk bezig om diverse administratieve processen te digitaliseren om op die manier informatie plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar te maken. Met steeds weer uitbreidingen op CORSA in zowel toepassingen als functionaliteit die op verschillende plaatsen in de organisatie waren gestart, liep het echter wat uit de hand qua beheer.'

Ellis Heinrichs, functioneel beheerder CORSA binnen Zuyd Hogeschool: ‘De afgelopen periode zijn we daarom flink bezig geweest om die verschillende digitaliseringstrajecten meer op elkaar en op de organisatie af te stemmen en in één platform, CORSA, onder te brengen. Daardoor is nu meer sprake van een heldere gebruikers- en een organisatiestructuur en is het functioneel beheer en de gebruikerstrainingen voor al die toepassingen voor CORSA zo uitstekend te managen. De stap naar de invoering van digitalisering en case management rond de accreditatieprocedures van onze opleidingen is dus de (voorlopig) laatste van een hele reeks.'

Accreditatie: complex proces met stress
Dassen legt uit: ‘Je moet je voorstellen dat elke Hogeschool te maken heeft met accreditaties van zijn opleidingen. Iedere opleiding wordt om de zes jaar getoetst en dat is een steeds weer terugkerend fenomeen. Die accreditatieprocedure wordt uitgevoerd door een ‘keuringsinstantie' zeg maar, en die doet dat uiteindelijk in opdracht van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschap (OCW). Er zitten nog wat partijen tussen, maar dat komt later. Per ‘keuring' van een opleiding kun je je voorstellen dat zo'n keuringsinstantie, in ons geval Netherlands Quality Agency (NQA), een enorme hoeveelheid informatie moet doorlopen om zich een beeld te vormen van de kwaliteit van de opleiding. Er is sprake van toetsingsdocumenten, beleidsdocumenten, kwalificatieoverzichten van docenten, curriculum en competentieoverzichten, alles bij elkaar zijn dat heel veel documenten, deels op papier en deels digitaal beschikbaar. Op het moment dat een opleiding moest worden geaccrediteerd betekende dat, dat bij een visitatie alle documenten verzameld werden, in de praktijk op papier, voor de mensen van NQA om ze door te kunnen nemen. Bij zo'n visitatie wordt alles per opleiding vastgelegd, vinden er interviews plaats en wordt alles gecontroleerd, van beleidsplan tot dagelijkse praktijk. Per opleiding word je eens in de zes jaar getoetst. Voor ons als Hogeschool waren er echter elk jaar wel een stuk of vijf, zes opleidingen die moesten worden geaccrediteerd. Dus elk jaar was er weer die stress en die papierberg, een vrachtwagen per opleiding zo ongeveer.'

Altijd op accreditatieniveau
Met ingang van 1 januari 2011 is er een behoorlijke wetswijziging gekomen in het accreditatieproces. Dassen: ‘Er is een onderscheid gekomen tussen de inhoud en de structuur: het algemene beleid van de Hogeschool wordt apart onder de loep genomen. Dat is uiteraard ook niet opleidingsafhankelijk. De Nederlands Vlaamse Accreditatie Organisatie (NVAO) de partij die de accreditaties coördineert en rapporteert aan het ministerie van OC&W, doet weer wel zelf die algemene instellingsaccreditaties. In tegenstelling dus tot de accreditaties van de opleidingen die aan commerciële partijen als NQA worden uitbesteed. Je ziet, het is behoorlijk complex allemaal, met veel belanghebbenden in het proces. Dat maakte het voor ons ook zo aantrekkelijk om de hele accreditatie anders te gaan organiseren, te digitaliseren en veel meer op basis van case management in te richten.'

‘Wij gaan uit van het principe dat je je accreditatiedocumentatie altijd op orde moet hebben en niet speciaal voor die controle eens in de zes jaar. Dat uitgangspunt heeft ertoe geleid dat we nu jaarlijks aan de hand van een strak schema, de daadwerkelijke inrichting van de case in CORSA, alle opleidingen steeds vragen om bepaalde documenten te leveren aan onze interne auditoren. De opleidingen die dat lopende jaar daadwerkelijk geaccrediteerd moeten gaan worden zijn verder in de case dan die opleidingen die nog een paar jaar de tijd hebben. Het werkt op deze manier echter een stuk plezieriger. Er is steeds overzicht over de kwaliteitsoordelen van de auditoren, status van beleidsdocumenten, overzichten van docentkwalificaties, curriculumopbouw, budgetbegroting, etc. En die inzichten zijn - doordat alles digitaal wordt vastgelegd in het dossier van de ‘cases' - ook voor het management van de school voor altijd direct beschikbaar.'

Case Management
De inrichting van een case ten behoeve van accreditatie van een opleiding start bij het eerste accreditatiedocument, de aanmelding en planning van de procedure. Dassen: ‘Dat is de daadwerkelijke start van het traject. Daar wordt een datering aan gehangen en vervolgens zijn alle processtappen zodanig ingericht dat de daarbij behorende documenten steeds volgens een bepaalde deadline en volgens vastgelegde procedures in het ‘accreditatiedossier' moeten worden opgeslagen. Aan de hand van een jaarlijkse procedure wordt de voortgang via deadlines en mail-attendering bewaakt en alle opleidingen worden daardoor dus vanaf dag 1 uitgebreid voorbereid op de accreditatie. Er zijn twee rollen in het proces, die van de opleiding en die van de (interne) auditor. De eerste moet ervoor zorgen dat periodiek bepaalde documenten af moeten zijn en ingeleverd. De interne auditor leest en controleert of de documenten voldoen aan de eisen die straks ook de externe auditor gaat stellen. De review en communicatie daarover vindt ook plaats in CORSA, dat als basis voor het hele case management systeem dient.'

Geen stress meer...
Ellis Heinrichs: ‘Binnen die CORSA-omgeving zijn autorisaties vastgelegd voor specifieke gebruikers, om alleen die zaken te kunnen uitvoeren en zien die voor hen van toepassing zijn. Op die manier is het hele proces gestructureerd, gedigitaliseerd, deels geautomatiseerd en volledig onder controle. Het resultaat van dit interne auditsysteem is dat er direct altijd en overal duidelijkheid is over de status, ook voor de opleidingen die ook onderling informatie kunnen uitwisselen, het overzicht is actueel, er is voortgangsbewaking, rappellering en alle betrokkenen weten op elk moment waar ze aan toe zijn. Er is geen stress meer...'

De toekomst zal duidelijk zijn vindt Dassen. ‘Ook de landelijke accreditatieorganisaties zullen gebruik willen gaan maken van deze digitale versie van het proces. Eerst gaan we al onze opleidingen verder uitrollen richting het case management systeem. Op dit moment is het ongeveer de helft, en dat is al veel sneller gedaan dan we hadden gedacht. Het werkt goed en ook intern en zelfs extern is men heel enthousiast. En daar ligt toch eigenlijk de basis van het succes. Dan tillen we de kwaliteit vanzelf samen naar het hoogste niveau.'

Printvriendelijke versie: