Komend jaar gaan zo'n 100 medewerkers van de gemeente Haren gebruik maken van Decos D5 als organisatiebreed document managementsysteem (DMS). In twee tot drie jaar tijd wil de gemeente het gebruik verder uitbreiden door het systeem te koppelen aan taakspecifieke applicaties en daarnaast wil zij procesgerelateerde workflows inrichten. Hierdoor wordt het mogelijk om zaakgericht te werken en de dienstverlening aan de burgers verder te optimaliseren.
De Groningse gemeente Haren heeft na aanbesteding gekozen voor Decos D5. Het contract werd begin december ondertekend.
 
Tot nu toe maakte de gemeente Haren geen gebruik van een volledig DMS. Wel is er een postregistratiesysteem. Dit voldoet echter niet meer aan de wensen en ambities van de organisatie. De gemeente heeft vervolgens een aanbesteding uitgeschreven waarbij Decos D5 uiteindelijk de voorkeur kreeg boven andere document managementsystemen.
 
"Tijdens de aanbesteding hebben wij diverse document managementsystemen vergeleken en Decos D5 voldeed aan al onze criteria", stelt Eppo van Koldam, gemeentesecretaris bij de gemeente Haren. "Naast de beoordeling op basis van het pakket van eisen, was voor ons van doorslaggevend belang dat Decos zeer veel ervaring heeft binnen de overheidssector. Decos weet wat er speelt binnen gemeenteland en kan ons op basis van deze praktijkervaring helpen om het zaakgericht werken stap voor stap te realiseren."
 
De gemeente is inmiddels samen met Decos van start gegaan met de eerste fase, waarbij het DMS wordt ingericht en de conversie van gegevens uit het oude systeem naar Decos D5 plaatsvindt. Ook worden de medewerkers met behulp van workshops opgeleid om met Decos D5 te werken. Naar verwachting zal de gemeente halverwege 2010 volledig overstappen op het nieuwe systeem.
 
In de tweede fase gaat de gemeente aan de slag met het koppelen van applicaties en processen aan het DMS om zodoende organisatiebreed zaakgericht te kunnen gaan werken. De gemeente Haren hoopt met deze aanpak de efficiency van interne processen te vergroten en burgers eenvoudiger toegang te bieden tot de diensten.
 
"Wij zijn verheugd dat de gemeente Haren voor ons heeft gekozen", stelt Marcel Stevens, senior account manager bij Decos. "Wij hebben de afgelopen jaren een leidende positie opgebouwd binnen de overheidssector en merken dat het zaakgericht werken bij de meeste gemeenten hoog op de agenda staat. Wij hebben al verschillende Nederlandse gemeenten op dit gebied ondersteund en ik ben ervan overtuigd dat wij er ook samen met de gemeente Haren in zullen slagen om deze ambitie waar te maken."