Bijna de helft van de bedrijven in de food- en beverage industrie kampt met een te documentintensief productieproces. Documentstromen zijn veelal niet gedigitaliseerd en ruim 88 procent van de documenten wordt handmatig afgetekend. Groente- en fruitbedrijven zijn met betrekking tot archivering nog het meest gedigitaliseerd. De zuivelindustrie (met 48 procent) het minst. Dat stelt Ricoh, specialist in oplossingen op het gebied van documentmanagement, naar aanleiding van onderzoek uitgevoerd door Computer Profile in de food- en beverage industrie.

Ontbreken overzichtelijkheid papierstromen

Door de vele processtappen in het primaire productieproces, kan door middel van het stroomlijnen en digitaliseren van documenten veel geld worden bespaard én efficiënter worden gewerkt. Zo verbruikt de vlees- en visverwerkende industrie gemiddeld 820 A4-vellen papier per dag. Gemiddeld verbruikt de food- en beverage industrie per productie-eenheid 250 A4-vellen per dag. Paul Aantjes, Market Development Manager Handel & Industrie bij Ricoh: "Naast de wens van bedrijven om duurzamer te produceren, willen bedrijven ook graag de efficiëntie en overzichtelijkheid vergroten. Doordat er ook tijdens het productieproces gearchiveerd wordt en er meerdere functionarissen binnen het proces verantwoordelijk zijn, zijn papierstromen vaak moeilijk te beheersen. Bijna tien procent van alle documenten wordt dubbel, dus zowel op papier als digitaal gearchiveerd. Dat is niet nodig en is inefficiënt."

Dubbel aftekenen en bewaren

Bij grotere bedrijven in deze sector (meer dan 100 werknemers) wordt 88 procent van de alle documenten in het bedrijfsproces (waaronder kwaliteitsformulieren, orderbonnen, verpakkingsbonnen, facturatie e.d.) afgetekend door de verantwoordelijke functionaris. In sommige productieomgevingen is het mogelijk om digitaal af te tekenen (14 procent). 47 procent van de onderzochte bedrijven heeft geen eenduidige wijze van documenten aftekenen, waardoor dit vaak dubbel, en dus inefficiënt, plaatsvindt. Functionarissen tekenen zowel op papier en device (een mobiel apparaat) af, of op papier en digitaal, of zelfs op papier, digitaal én device. "Dit komt de overzichtelijkheid niet ten goede. Binnen deze sector valt dus nog veel winst op het gebied van efficiëntie en duurzaamheid te behalen", aldus Paul Aantjes.