"Het einddoel van het facilitair bedrijf van Joulz is om zo veel mogelijk documenten en poststukken digitaal te maken, zodat we tot een uiterst efficiënte bedrijfsvoering komen. Alles digitaal, tenzij er een goede reden is om dit niet te doen.", begint Alexander Bos, manager facilitair bedrijf a.i. Service Point ondersteunt Joulz bij deze herinrichting van haar processen.
Binnen het facilitair bedrijf van Joulz valt de dienst Document Management. Hier is veel gaande is om een effectieve digitalisering van de document management processen te realiseren. Service Point ondersteunt Joulz bij de herinrichting van deze processen, door het leveren van advies en implementatie ondersteuning van Martin van Leenen, product manager. "Joulz is een organisatie die serieus aan de slag is gegaan met document management. Joulz wil de complete document huishouding op een professionele manier neerzetten om zodoende perfecte ondersteuning te bieden aan de primaire processen van de organisatie", volgens Martin.
Service Point brengt structuur aan binnen de huidige document management processen, zodat er uiteindelijk effectiever kan worden gewerkt door alle medewerkers van Joulz. Onderstaand greep uit de procesverbeteringen die Service Point uitvoert voor Joulz:

• Centralisatie van de postdienstverlening van 37 locaties naar 1 locatie. Hierdoor neemt de noodzakelijkheid van de fysieke distributie van poststukken af, zodat de postdienstverlening meer en meer digitaal wordt.
• Efficiënt en effectief gebruik van resources wat betreft het aantal auto- en interne postronden.
• Verbeterde inzichten in de gebruikte producten en diensten van TNT Post.
• Het inrichten van ‘MijnPost', een systeem waarmee de uitgaande post aangeboden kan worden bij de vervoerder en het gebruik beter inzichtelijk is. De veroorzaker betaald binnen Joulz, omdat de verzending van de uitgaande post geheel in kaart is gebracht.
• Het optimaliseren van de inrichting van het document management systeem ‘Corsa', inclusief het intern promoten van het gebruik en het uitbreiden van het aantal gebruikers.
• Het zorgdragen voor optimaal decentraal gebruik van ‘Corsa' door het trainen van de nieuwe gebruikers.
• Het opzetten van een archiefstructuur van de archieven van Joulz, inclusief het bepalen van archiefbeleid over de wijze van opslaan, classificatie, beschikbaarheid en traceerbaarheid.