Basware heeft een overeenkomt met het Finse Ministerie van Financiën getekend, waarbij leveranciers in staat worden gesteld facturen voortaan in een digitaal formaat kostenloos naar het ministerie te sturen. Mede dankzij Basware's Supplier Portal kunnen nu zelfs kleine organisaties op e-invoicing overstappen en de voordelen plukken van een optimale cashflow, beter werkkapitaalmanagement en lagere proceskosten.

Naar aanleiding van een wet in 2010 waarbij de regering leveranciers verplicht om rekeningen alleen nog digitaal te sturen, loopt het Ministerie van Financiën op dit moment voorop bij de adoptie van het e-invoicing proces. De Finse staat heeft per jaar met 13 miljoen verkoopfacturen en 1,9 miljoen aankoopfacturen te maken en heeft meer dan 230.000 leveranciers in haar database. Voorheen waren met name kleinere organisaties met een paar rekeningen per jaar niet in staat gebruik te maken van e-invoicing voor het opsturen van hun facturen. Maar met de komst van Basware's Supplier Portal garandeert het Ministerie van Financiën dat alle organisaties gratis gebruik kunnen maken van de e-invoicing diensten.

Het Finse Ministerie van Financiën is trouwens niet de enige overheidsinstantie die tot e-invoicing aanspoort. Ook in Zweden en Denemarken vinden soortgelijke initiatieven plaats. In Mexico is e-invoicing zelfs verplicht wanneer het bedrag hoger dan 2.000 pesos is.

Volgens een recentelijk Billentis-onderzoek zijn de voordelen van e-invoicing evident: Het Ministerie van Financiën in Finland heeft uitgerekend dat een -papieren- factuur tussen de 30 en 50 euro kost voor de ontvangende partij. Door middel van semi-geautomatiseerde factuurverwerking kunnen bedrijven dit bedrag met tien euro reduceren. Wordt het systeem volledig geautomatiseerd, bedragen de kosten voor een factuur slechts een euro. Los daarvan heeft e-invoicing ook tijd- en milieubesparende voordelen. Een recent onderzoek van de Federation of Finnish Financial Services schat in dat, wanneer er wordt overgestapt van een papieren naar een digitale verwerking, er 43% tijd wordt bespaard op inkomende en 50% op uitgaande facturen. Ook kost een digitale factuur maar de helft aan carbon in vergelijking met een papieren rekening. Voor inkomende facturen is het verschil in carbon nog groter: digitaal is deze slechts een vijfde in vergelijking met een papieren factuur.

"Ons doel is om e-invoicing te bevorderen en te laten zien dat het voordelen heeft voor zowel verzenders als ontvangers van rekeningen, zowel milieutechnisch als financieel", zegt Kejo Kettunen, Haed of Payment Transactions bij het Ministerie van Financiën in Finland. "Ministeries zoals het onze spelen een belangrijke rol in het promoten en in gang brengen van e-invoicing zodat ook de kleinere bedrijven er gebruik van kunnen maken."

e-invoicing in Nederland
De Nederlandse overheid heeft als doel heeft gesteld om 80% van alle huidige papieren facturen in 2014 digitaal te ontvangen. Daartoe heeft de overheid Digipoort opgericht die door Logius wordt beheerd.