Cadac Organice, Microsoft Gold ISV Partner, heeft haar oplossing voor engineering documentbeheer op basis van SharePoint geïmplementeerd bij Visser & Smit Hanab. De oplossing biedt Visser & Smit Hanab meer inzicht in projecten door beter overzicht van de documentatie.

Visser & Smit Hanab is een toonaangevend bedrijf op het gebied van boven- en ondergrondse leiding- en kabelinfrastructuur ten behoeve van energie, water en communicatie en de daaraan verbonden installaties. In meer dan 100 jaar is zij meegegroeid met de ontwikkeling van het kabel- en leidingwerk in Nederland, wat de basis is geweest voor haar huidige leidende positie in de markt. Haar werkgebied is regionaal, nationaal en internationaal; zowel op land, nearshore als offshore. Tot haar klanten behoren onder andere nutsbedrijven, industriële ondernemingen en overheidsinstanties.

De behoefte aan document management ontstond al enkele jaren geleden. Arjan Hartman, Hoofd Informatie Management, was vanaf het begin bij het project betrokken. "Document management vereist veel discipline van medewerkers. Toen de eerste behoefte ontstond, was het bedrijf er echter nog niet klaar voor. We hebben eerst moeten werken aan het document management denken. Anderhalf jaar geleden werd de behoefte urgent doordat de projecten van Visser & Smit Hanab steeds groter en complexer zijn. Op dat moment was er ook direct commitment vanuit de business units. Daarmee was de tijd rijp voor de implementatie van een documentbeheersysteem."

De organisatie koos bewust voor een externe project manager, die niet alleen ondersteunt bij het selectie- en implementatietraject, maar ook bij het veranderingsproces. Peter van Geel, extern Project Manager: "We gingen op zoek naar een oplossing die aansloot op de werkzaamheden van de document controllers. Uiteindelijk kozen wij voor de combinatie van SharePoint en Cadac Organice, omdat dit aansluit op onze Microsoft standaard. Bovendien ervaren onze testgebruikers deze software als meest gebruiksvriendelijk. Het overzicht en het inzicht in projecten is flink toegenomen." Arjan Hartman vult aan: "We zijn veel efficiënter geworden in het uitvoeren van werkprocessen. Daarnaast zijn Document Controllers makkelijker in staat documenten te distribueren."