De markt van goederenvervoer is onderhevig aan stevige concurrentie, en misschien geldt dat wel bij uitstek voor het containervervoer. Transport bedrijven staan voor de uitdaging om de klanten een optimale transport service te bieden voor een concurrerende prijs. Efficiënte bedrijfsprocessen zijn cruciaal om in deze markt concurrerend en klantgericht te kunnen ondernemen. Dit is nog eens extra belangrijk in tijden waarin de markt onder druk staat door economische teruggang. Samskip Multimodal Container Logistics is er onder die omstandigheden echter in geslaagd om uit te groeien tot een toonaangevende Europese vervoerder.

Samskip is van origine een IJslands transport bedrijf dat in 1990 is opgericht. Vervolgens is het bedrijf door zowel natuurlijke groei als acquisitie (van onder andere Geest North Sea Lines en Seawheel) uitgegroeid tot een ware multimodale transport specialist. Het hoofdkantoor van Samskip is tegenwoordig gevestigd in Nederland. Uiteraard in Rotterdam, het transporthart van Europa en belangrijkste hub in het transport netwerk van Samskip. Samskip verzorgt met behulp van haar ruime vloot aan 45ft containers het deur-tot-deur vervoer van goederen in heel Europa. Samskip maakt voor het transport gebruik van een diversiteit aan transport modaliteiten: zoals de zeevaart, de binnenvaart, het spoor en de weg. Met haar schepen doet Samskip meer dan 35 verschillende havens aan. Door optimaal gebruik te maken van de achterland verbindingen kan Samskip zo vrijwel heel Europa bedienen. Van Rusland in het noorden, Griekenland in het zuiden, Ierland in het westen en Polen in het oosten van Europa. Samskip zorgt ervoor dat de verschillende transport modaliteiten naadloos op elkaar aansluiten en creëert zo een zeer kosten efficiënte en milieuvriendelijke transport oplossing voor haar klanten.

Efficiënte bedrijfsprocessen van optimaal belang
Op dit moment zorgen zo'n 300 medewerkers in 17 kantoren ervoor dat de transporten soepel en efficiënt verlopen. Samskip heeft een internationaal kantoren netwerk, met vestigingen in Nederland, Groot Brittannië, Ierland, België, Duitsland, Spanje, Noorwegen en Italië. Vanwege de complexiteit van de transportdiensten en de diversiteit aan klanten en klantwensen, zijn efficiënte bedrijfsprocessen en goede automatisering zeer belangrijk. De communicatie over transporten geschied meer en meer via het internetplatform en EDI verbindingen. Er is in het verleden ook veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van eigen software en een netwerk dat alle kantoren in Europa omspant. Hierdoor zijn alle actuele gegevens over transporten, planning en klanten direct beschikbaar in alle vestigingen. Dat biedt het bedrijf volledige controle over het hele transportproces en de flexibiliteit om tot kort voor vertrek last-minute wijzigingen van de klant accuraat te verwerken. Om dit proces verder te versterken, is in 2001 gestart met het scannen van de vrachtdocumenten en het beheer en distributie van deze elektronische documenten in IBM Content Manager.

Traag papierwerk
In het verleden vormde het vele papierwerk dat zo kenmerkend is voor internationale transporten een vertragende factor in het administratieve proces. Voor de meeste klanten is het een voorwaarde dat een factuur vergezeld gaat met een getekende Proof of Delivery (POD). Met transporten naar alle uithoeken van Europa kon het een tijdrovend proces zijn voordat deze afgetekende documenten op de juiste plek arriveerden. Vrachtdocumenten bereikten het hoofdkantoor daardoor wel eens te laat, hetgeen een knelpunt vormde in de administratieve verwerking en facturering.  Er werd dan ook  een oplossing voor dit pro-bleem gezocht, die uiteindelijk werd gevonden in de datacaptureproducten en   expertise van Docspro.

Sneller werken, sneller geld
In Nederland en Engeland worden de ondertekende vrachtdocumenten tegenwoordig meteen gescand en geïndexeerd. Ook worden gescande vrachtdocumenten rechtstreeks geïndexeerd. Op advies van Docspro wordt hierbij gebruik gemaakt van Kofax Virtual Rescan, waarmee de prestaties van de scanner worden geoptimaliseerd en automatisch perfect leesbare documenten worden opgeleverd.

Met Kofax Virtual ReScan (VRS) haalt u maximaal rendement uit uw scanner. Terwijl uw document door de scanner glijdt, zorgt VRS automatisch dat er een recht image wordt gemaakt dat duidelijk en helder is, zonder grijze achtergronden. Letters en lijnen worden aangescherpt en vlekken en vegen worden verwijderd. En dat alles zonder ooit de instellin-gen van uw scanner aan te passen.

Daardoor kan op een groot deel van de formulieren OCR  worden toegepast, waardoor dossiernummer en afleveringsnummer automatisch worden geïndexeerd. Daarna worden documenten gearchiveerd in IBM Content Manager. Diezelfde avond wordt in Rotterdam de centrale database bijgewerkt met de gescande documenten, die worden toegevoegd aan het dossier van het betreffende transport. Deze werkwijze heeft een aantal voordelen, met als belangrijkste dat het administratieve proces sneller en soepeler kan verlopen.

Minder werk door betere service
Daarnaast is de gescande informatie na verwerking ook meteen te raadplegen op alle vestigingen van Samskip. Dus als een medewerker in Milaan of Dublin een klant aan de lijn heeft met vragen over een transport, kan de medewerker meteen de actuele documen-ten online bekijken. Maar voor dergelijke vragen hoeft de klant eigenlijk niet te bellen: via de klantenpagina op de Samskip website kan de klant zelf de gescande documenten downloaden. Kortom meer genmak en snelheid voor zowel de klant als Samskip.


Grotere accuratesse bij accorderen
In 2008 is Samskip begonnen met het scannen van inkoopfacturen, waardoor deze binnen het financiële systeem (FIS2000) eenvoudig te volgen zijn. De documenten zijn voor ie-dereen in elke vestiging direct beschikbaar voor wie ze nodig heeft. Daarnaast is ook het accorderen van de facturen veel eenvoudiger geworden omdat dit digitaal gebeurd en daarbij facturen direct inzichtelijk zijn. Een heel verschil met voorheen, toen de fysieke inkoopfacturen nog moesten worden gesorteerd zodat de juiste persoon ze kon accorderen. Vervolgens ging het document dan terug naar de financiële administratie waar de factuur handmatig in FIS2000 op akkoord werd gezet voor betaling. Door het digitaliseren van documenten is de accuratesse van het accorderen groter geworden, want de juiste persoon heeft de juiste factuur onder ogen. En als dit een keer niet zo is, dan is het gauw verholpen en hoeft er geen factuur per post verstuurd te worden. Naast een verbeterd accorderingsproces, worden ook inkoopfacturen sneller ingevoerd. Deze worden automatisch herkend door Kofax Transformation Modules (KTM), herkenningssoftware die alle gegevens, zoals klantnaam en factuurnummer en -bedrag, automatisch in het financiële systeem zet. Dit scheelt veel werk op de administratie omdat deze gegevens niet meer handmatig worden ingevoerd.

"De leesbaarheid van automatisch herkende data is de afgelopen jaren enorm vooruit ge-gaan. Toen wij net begonnen met dit systeem moesten we nog regelmatig gegevens op het scherm bekijken en handmatig invoeren. Dit komt nu bijna niet meer voor en dat maakt het werk niet alleen prettiger, maar ook heel veel sneller. De documentstromen in het transport worden alleen maar groter, maar we voeren per saldo een stuk minder handmatig in dan enkele jaren geleden. Dit is vooral zichtbaar in de snelheid van werken en de verbeterde service aan de klant."
"De samenwerking met Docspro verloopt altijd heel prettig. Ze hebben kennis van onze organisatie en ook van de documenten waarmee we werken en de gebrekkige kwaliteit waarin die soms worden aangeleverd. Op het moment dat er bij ons vragen, opmerkingen of problemen zijn, geeft Docspro snel een oplossing of antwoord. En dat werkt natuurlijk heel prettig."

Erwin Zwikstra
ICT Manager