Services koppelen aan documenten biedt nieuwe kansen:

Cloud-omgeving maakt bedrijven flexibeler, grip op processen blijft mogelijk en is ook cruciale succesfactor

Het lijkt eigenlijk zo voor de hand liggend: zet je documenten online ergens op een server bij een betrouwbare partij en zorg ervoor dat je zelf grip houdt op de processen die zijn gemoeid met die documenten. Het is echter nog niet zo eenvoudig om die zaken met elkaar te combineren. Cloud-technologie is wel een grote stap voorwaarts om dit te realiseren, maar zoals het recente verleden heeft bewezen: veiligheid voor alles, betrouwbaarheid, integriteit en authenticiteit zijn voor de organisaties en hun klanten cruciaal. Betekent dat, dat vertrouwelijke documenten vanuit een (hoogvolume) bedrijfsomgeving onderbrengen in een cloud-omgeving daarmee een utopie is? ‘In geen geval. Je moet alleen wel je zaakjes op orde hebben', zegt Simon Kornblum met gevoel voor understatement. Kornblum, commercieel manager van  Intradata (lid van de Solipsis groep), ontwikkelaar van IntraOffice, een volledige SaaS-product in een cloud-omgeving waar het bedrijf al met succes voor grote klanten onder meer salaris- en HR-dossiers digitaal onderbrengt, archiveert, beheert en goed beveiligd beschikbaar stelt voor ca. 110.000 eindgebruikers (lees organisaties). Al dan niet met aanvullende dienstverlening.

John de Waard
‘In het geval van de applicatieomgeving voor online digitale dossiers zijn we erin geslaagd het juiste compromis te vinden tussen een volledig interne applicatie met alle complexiteit  van dien en een volledig externe applicatie waarop het zicht vanuit de organisatie niet nodig is. Dat compromis is in feite het principe van een applicatie in de cloud: je wilt als gebruiker niet de toestanden van onderhoud, updates, veiligheid, bereikbaarheid en beheer etc. maar je wilt wel optimaal inzicht in je documenten, altijd en overal en betrouwbaar, zodat geen onbevoegde ogen inzage krijgen in zaken die vertrouwelijk zijn', aldus Kornblum. ‘En alle functionaliteit die je nodig hebt binnen een documentbeheeromgeving heb je standaard in de browser.'
In de traditionele wereld werden belangrijke documenten afgeleverd door TNT, al dan niet aangetekend, maar in ieder geval had iedereen vertrouwen in die organisatie en het kwam normaal gesproken ook altijd goed. De documenten werden op de juiste plaats afgeleverd. In het digitale tijdperk ligt dat even iets anders. Kornblum: ‘In een digitale wereld liggen andere gevaren op de loer. Je wilt de documenten kunnen afschermen voor onbevoegden. Je wilt - en moet - voldoen aan de wet- en regelgeving die geldt voor die specifieke documenten. Bijvoorbeeld als het gaat om personeelsdossiers gelden heel stringente regels met betrekking tot de inzage in, het gebruik van en de bewaartermijnen rond die documenten. Voor financiële dossiers gelden weer aanvullende of andere regels, en zo is er een wirwar soms aan regels en wetten waaraan je moet voldoen. Stel je dossiers binnen die kaders digitaal beschikbaar, dan moet je er dus zeker van kunnen zijn dat de omgeving waarin die dossiers zich bevinden absoluut betrouwbaar is, veilig, integer en toch werkbaar.'

Documentstromen

In het geval van bedrijven met forse documentstromen vanuit een midden- tot hoogvolume omgeving, bijvoorbeeld bij een personeels-, salaris- of polisadministratie van een grote(re) onderneming, betekent de fysieke verwerking van documenten een behoorlijk arbeidsintensief proces. Dat kun je helemaal op de traditionele manier intern houden, maar je kunt het ook uitbesteden, of iets doen wat er tussenin ligt. Kornblum: ‘En dat is het gat waar IntraOffice de oplossing voor is. Op basis van een volledig webgebaseerde omgeving, 100% Software as a Service (SaaS) en helemaal op cloud-technologie gebaseerd heb je een omgeving waarin je als bedrijf je documenten digitaal in dossiers kunt opslaan, kunt archiveren, kunt beheren en ermee kunt werken, en toegang en/of inzicht in de documenten voor de gebruikers reguleren voor zover van toepassing. De volledige workflow- en documentmanagement functionaliteit staat ook in deze oplossing ter beschikking. Stel, je bent een verzekeraar en je wilt op die manier je polisadministratie onderbrengen. Dan wordt de digitale documentstroom, maar het kunnen ook bijbehorende fysieke documenten zijn die worden gescand en toegevoegd aan het digitale dossier, ondergebracht in het zogenaamde Publication Domain van IntraOffice. Met behulp van specifieke softwaremodules kunnen die documenten worden geanalyseerd, er kunnen zogenaamde ‘tekst- en uitleg'-documenten worden toegevoegd voor de gebruiker, je kunt de documenten volledig beheren aan de hand van de lifecycle management module waarmee alles rondom een document met betrekking tot beheer en retentie wordt geregeld, kortom, een volledig beheer staat ter beschikking binnen die Publication Domain omgeving. Die omgeving is benaderbaar via de webbrowser onder strikte condities uiteraard. De gebruikers van die documenten, bijvoorbeeld de eigenaren van de personeelsdossiers of de polishouders, kunnen zelf via die webbrowser interface inzien hoe het met hun dossier is gesteld. Je kunt zelfs nog verder gaan en in specifieke toepassingen een ‘myPolis'- of ‘myVerzekeraar'-omgeving creëren waarmee de eindgebruiker toegang heeft tot een selfserviceomgeving van de verzekeraar of bank of wat dan ook en daardoor bijvoorbeeld gemakkelijk kan communiceren met de eigen helpdesk. De IntraOffice omgeving  wordt volledig als cloud-applicatie beheerd, de gebruiker heeft daar dus geen omkijken naar.'

Betrouwbaarheid 

Om ervoor te zorgen dat binnen de Publication Domain omgeving alles vertrouwd en veilig gebeurt, heeft Intradata het voor een eindgebruiker mogelijk gemaakt om  documenten van een rechtsgeldige elektronische handtekening te voorzien. Kornblum: ‘Bedrijven dienen tegenwoordig steeds meer mogelijkheden te realiseren om documenten digitaal aan te bieden aan hun klanten. Dat scheelt voor beide partijen veel tijd, energie en dus geld. Maar dan moet het wel allemaal gegarandeerd betrouwbaar zijn. Aan de hand van bijvoorbeeld zo'n signing service  kunnen wij ook vanuit IntraOffice die zekerheid bieden. En zo zijn er meer dienstverleningen te bedenken en ook beschikbaar voor de IntraOffice omgeving. Denk maar eens aan een notification service. Je krijgt als klant een sms of een mailtje dat ergens je document klaar staat, je rekening, je gewijzigde polis, want dat mag tegenwoordig ook digitaal worden afgehandeld. Het beschikbaar stellen van een beveiligde betaalomgeving is ook mogelijk en zo ook toegang via specifieke kanalen, bijvoorbeeld de portal van je eigen bank. Kortom, het digitale dossier, hoe vertrouwelijk ook, mag en kan,  in een volledig beveiligde omgeving, helemaal controleerbaar en inzichtelijk beschikbaar gesteld worden. En daar zit een grote toekomst voor organisaties die zich richten op digitale document services. De dienstverlening rondom en in de cloud-omgeving gaat een grote vlucht nemen. Daarvan ben ik overtuigd', aldus Kornblum tot slot. ‘En IntraOffice is voor bedrijven zelf een uiterst adequate en bewezen succesvolle omgeving daarvoor.'

IntraData is onderdeel van de Business Unit "Enterprise Document Management Systems" van de Solipsis groep, die ook Management Informatie Systemen ontwikkeld en Systeem en Netwerk Beheer diensten (inclusief cloud en hosting services) levert.