Business Process Management (BPM) staat bij alle grote organisaties op de agenda als methodiek om de bedrijfsprocessen continu te verbeteren. Deze discipline heeft zich snel een plaats verworven in het bedrijfsleven, niet in de laatste plaats doordat er hoogwaardige software beschikbaar is, die BPM-initiatieven goed ondersteunt. De verwachting is dat BPM zich snel verder ontwikkelt. Dat gebeurt volgens Ricardo Passchier, business development manager bij Software AG, tegen de achtergrond van de volgende vijf trends.

Door: John de Waard
Volgens Passchier zijn er vijf trends te onderscheiden die het noodzakelijk maken de grip op de processen te verhogen en bijdragen in de ontwikkeling van BPM. De eerste is toenemende mobiliteit. ‘De markt is sterk aan veranderingen onderhevig', aldus Passchier. ‘Processen worden steeds mobieler en de medewerkers verwachten ook nieuwe voorzieningen zoals tablet PC's en SmartPhones te kunnen gebruiken voor hun dagelijkse werkzaamheden. Altijd en overal kunnen werken is het credo. Los van de organisatie, maar toch verbonden door technologie als BPM, waarmee processen kunnen worden aangestuurd, cruciale informatie beschikbaar komt en het management grip kan houden op het bedrijf.'

Toenemende mobiliteit vraagt om goede procesaansturing

‘Medewerkers verwachten te kunnen werken met tablet PC's, met SmartPhones en andere mobiele apparaten waarmee ze kunnen communiceren met de organisatie en de buitenwereld. Het maakt ze vrijer, losser van de organisatie en toch kunnen ze deel uitmaken van de ‘gewone' bedrijfsprocessen. De status van informatie en processen is altijd direct duidelijk en actueel. Ook als je niet op kantoor bent, maak je toch deel uit van de organisatie. Dat kan echter alleen als er een goede ‘backbone', een goede ruggengraat is in de vorm van geavanceerde BPM-software die deze processen aanstuurt en waarmee het beheer van processen wordt vereenvoudigd. De slagkracht van een organisatie is er heel duidelijk mee gediend dat managers direct kunnen beslissen op basis van informatie uit processen die ze op hun iPad of wat dan ook kunnen raadplegen. Snelheid van handelen is absoluut een concurrentievoordeel.'

Niet alleen maar Hosanna

Er zitten echter ook wel nadelen aan die toenemende mobiliteit, aldus Passchier. ‘Het fenomeen van ‘bring your own device' herbergt een gevaar in zich: voor een organisatie is het vaak lastig om het beheer goed op orde te krijgen. Daarvoor is het nodig dat er een strak geformuleerde ‘policy' wordt vastgelegd. Wat mag wel en wat mag niet? Waar kun je  binnen de organisatie wel mee werken en waarmee niet? Dat is lastig, maar ook in beheerprocessen kan BPM-software een belangrijke rol vervullen. Voor ICT ligt hier echter nog steeds een grote uitdaging. Overigens, veel mobiele applicaties moeten zakelijk gezien nog uitkristalliseren. Er zijn er wel veel voor privégebruik, maar zakelijk gezien zijn de meeste ‘mobile apps' nog nauwelijks interessant. Die markt is sterk in ontwikkeling en is nog maar net op gang gekomen. Daarin gaat echter wel veel gebeuren de komende jaren. Mobility is niet meer weg te denken en gaat de manier waarop het werk wordt gedaan straks volledig bepalen. De nieuwe generatie werkers zal daarin leidend zijn. Die zijn niet anders gewend dan te werken met een mobiel apparaat.'

Grip op organisatie is noodzakelijk

‘Een volgende trend is de toegenomen nadruk op sociale interactie en communicatie. Er zijn tegenwoordig veel nieuwe middelen en kanalen waarmee en waarlangs mensen met elkaar kunnen communiceren. Die zijn bovendien altijd beschikbaar in allerlei varianten. Dit vraagt om een goede coördinatie. Hiermee is het echter wel mogelijk geworden om de business en ICT meer naar elkaar te laten toegroeien, elkaar beter te leren begrijpen en beter door te hebben waar de toegevoegde waarde van beide partijen ligt. Dat zie je ook terug in de BPM-softwaresuites: samenwerken en communiceren zijn duidelijk beter vertegenwoordigd in de functionaliteit dan enkele jaren geleden. Het resultaat is dat in een proces meerdere ‘stakeholders', van klant tot partner en van materiedeskundigen tot processpecialisten elkaar makkelijker kunnen vinden. Dat verbetert de innovatiekracht van een organisatie aanzienlijk.'

Meten is weten

Een derde trend is de toegenomen meetbaarheid van verloop, gedrag en prestaties in processen. Passchier: ‘De laatste jaren zijn de voorzieningen voor het meten en monitoren van bedrijfsprocessen dusdanig ontwikkeld, dat hier steeds meer de nadruk op komt te liggen. BPM gaat steeds meer over het managen van processen en niet alleen maar over het modelleren ervan. Nieuwe technologieën als Complex Event Processing (CEP), Business Activity Monitoring (BAM) en Automated Process Discovery (APM) maken het mogelijk om het daadwerkelijke procesverloop zichtbaar te maken, te allen tijde inzicht te hebben in de actuele status van het proces, tijdig in te grijpen bij verstoringen en structureel knelpunten te identificeren en te elimineren. Deze procesintelligentie maakt procesverbetering pragmatisch, begrijpelijk, meetbaar en heel concreet. Zo halen organisaties meer rendement uit hun investeringen in BPM.'

Van pakket naar dienstverlening

Nu het denken in processen hand over hand toeneemt zie je ook steeds meer applicaties komen die puur procesgedreven zijn, ziet Passchier tot zijn genoegen. ‘Je ziet zelfs een verschuiving naar dienstverlening, ‘as-a-Service' dus. De leveranciers maken hun software geschikt voor complete, afgebakende processen. Daardoor kan de klant kiezen uit het aanbod aan software voor bijvoorbeeld een ‘purchase to pay'-oplossing (van bestellen tot en met betalen) of van ‘order to cash' (aanvraag tot en met levering). Dat werkt veel efficiënter dan allerlei modules die aan elkaar geknoopt moeten worden en geïntegreerd met de bestaande ERP- of CRM-pakketten. Dat nieuwe aanbod gaat uit van procestemplates, modellen die voor specifieke processen helemaal geschikt zijn gemaakt en die ook nog eens makkelijk(er) aanpasbaar zijn aan de omstandigheden bij een specifieke klant. Een logische vervolgstap is dat leveranciers een proces 'out-of-the-box' gaan verkopen aan ondernemingen, of zelfs hun infrastructuur inclusief procescontent gaan aanbieden op basis van een Platform-as-a-Service-model dat volledig cloud-gebaseerd is. Zo beschikt een organisatie direct over volledige procesketens, zoals het hiervoor genoemde 'purchase-to-pay' of 'order-to-cash', ongeacht de onderliggende functionaliteiten of systemen.'

De zwakste schakel...

De kwaliteit van de data bepaalt de kwaliteit van het totale proces. ‘De sterkte van de keten wordt bepaald door de zwakste schakel', aldus Passchier. ‘Als je de processen op orde hebt en alles hebt ingeregeld, maar de kwaliteit van je data is beneden de maat, schiet je je doel volledig voorbij. Betrouwbare bedrijfsgegevens zijn van groot belang om bedrijfsprocessen goed uit te voeren en de juiste beslissingen te kunnen nemen. De gevolgen van foutieve, incomplete en conflicterende data zijn inefficiënte en slecht aanstuurbare processen, verkeerde bedrijfsbeslissingen, slechte naleving van regels en onbeheersbare risico's. Een focus op data alleen leidt echter niet direct tot procesverbetering, daarom zien we steeds meer procesgedreven datamanagement-initiatieven. Juist wanneer de verbetering van de datakwaliteit en het structureren van het databeheer plaatsvindt in dienst van het verbeteren van bedrijfsprocessen, verbetert het rendement van deze initiatieven zienderogen. Bij het automatiseren van processen en de ontwikkeling van procesgedreven applicaties is Master Data Management (MDM) - methodieken om te komen tot kwalitatief hoogwaardige en betrouwbare bedrijfsgegevens - een fundamenteel onderdeel geworden. Niet voor niets integreren leveranciers van BPM-suites deze technologie in hun software.'

BPM is hard op weg om traditionele structuren en werkwijzen te doorbreken. Met de juiste inzet van BPM-technologie is een organisatie in staat sneller te innoveren doordat processen flexibel en real-time te optimaliseren zijn.