Het Wormerveerse Molenaar Edition is een uitgever van voornamelijk bladmuziek voor harmonie, fanfare, brassband en dergelijke muziekgezelschappen. Toen het bedrijf begon, 77 jaar geleden, was er nauwelijks concurrentie en bestond het werk uit veel handmatige handelingen. Inmiddels is de concurrentie moordend, zijn de handmatige handelingen zo goed als uitgebannen en maakt het bedrijf onder meer gebruik van een geavanceerde website, Printing on Demand-functionaliteit en is de drukkerij verdwenen. Om haar klanten optimaal te kunnen bedienen ligt nu aan de basis de Eddoc Weaver software van Edmond Document Solutions.

Door onze redactie

Toen zijn grootvader destijds het bedrijf opzette had hij niet kunnen vermoeden dat er nu zo'n gestroomlijnde productiestraat van bladmuziek zou staan. Sander Molenaar, de kleinzoon van de oprichter, moet het nu heel anders doen dan zijn grootvader om te kunnen overleven in een wereld van moordende concurrentie, multimediale uitgeverijen en internationale ontwikkelingen. ‘Toen was het allemaal veel handwerk, maar vandaag de dag beschikken we digitaal over 12.000 titels van muziekstukken voor muziekgezelschappen. Elk van die stukken bestaat uit gemiddeld een vijftigtal partituren voor individuele (groepen) instrumenten, en elke partituur bestaat gemiddeld uit 4 of 5 pagina's, maar er zijn er ook van 32 pagina's', begint Sander Molenaar. ‘Dagelijks worden muziekstukken besteld, verreweg het grootste deel gaat via de website. Meer dan de helft van onze business komt uit het buitenland via onze vertegenwoordigers, ik schat zo'n 60% en de rest uit Nederland. Alle orders moeten worden verwerkt tot printjobs en uiteindelijk moet het naar de  klant worden verstuurd. Dát is onze business, daar verdienen wij ons brood mee.'

‘Die 12.000 titels betekenen miljoenen documenten'

Zo'n 77 jaar geleden was er uiteraard nog geen sprake van databases en ICT infrastructuur, maar daar is wel even iets in veranderd. Molenaar: ‘Alleen al het feit dat we nu een database gevuld hebben met die 12.000 titels, met al die partijen en vervolgens alle documenten die erachter hangen. Want de meeste van die documenten - de bladmuziek dus - zijn inmiddels gedigitaliseerd. Alles is gescand (600 dpi, zwart/wit) en is ondergebracht in series van bladmuziek, zoals ‘Movies & Musicals', ‘Marches', ‘Pop & Swing' ‘Real Big Band Sound' enz. Binnen die serie bestaan dan grote hoeveelheden bladmuziek, partituren, die in dat genre aangeboden worden om te reproduceren voor muziekgezelschappen. Alleen de minst opgevraagde stukken zijn nu nog op papier aanwezig en worden op het moment dat iemand het bestelt alsnog gescand en digitaal verwerkt. Wil je snel kunnen uitleveren aan je klanten is het natuurlijk niet meer van deze tijd om te gaan kopiëren of, zoals we eerst deden, drukken. Het zijn veel individuele opdrachten, dus drukken is eigenlijk al helemaal geen optie meer. We hebben het zelfs nog een tijdje geprobeerd met kopiëren van de muziekbladen, maar daar zijn we van afgestapt vanaf het moment dat printing on demand een serieuze optie werd. Dat werd voor ons een nieuwe kans om goedkoper en vooral zonder voorraden te gaan werken. We printen nu nagenoeg alles ‘op aanvraag'.'

Eigen formaat, eigen voorwaarden voor print

Dat is overigens nog niet zo eenvoudig als het lijkt. Het is geen kwestie van ‘een bestandje oppakken' uit de database en printen. Molenaar: ‘Het probleem is dat al die verschillende muziekpartijen ook allemaal hun eigen vorm van output hebben. Een eigen formaat vaak, A4, A3, met of zonder afwerking, in boekjesvorm, als losse bladen, een eigen inslagschema en dus een eigen verwerking bij de printer en zo meer. Efficiënt handelen en verwerken van de opdrachten was - en is - het credo, anders hebben we geen bestaansrecht, ondanks dat we best een goede positie in deze markt hebben. Het móet gewoon kosteneffectief, flexibel, snel en zonder risico van grote hoeveelheden drukwerk op voorraad, anders houden we het niet vol.' En dus moest het allemaal digitaal, flexibel in te richten en zo individueel mogelijk kunnen. De inrichting van een website is daarvan een van de exponenten, maar het verwerkingsproces als geheel moest zo'n jaar of wat geleden flink op de schop. Molenaar: ‘We kwamen op een punt dat we met de printer die we toen hadden meer functionaliteit in de software wilden hebben om ook die printercapaciteit maximaal te kunnen benutten. Eén van de heikele punten in het printproces was bijvoorbeeld dat na elke printjob - en dat was toen nog elke partituur en elke losse partij, want één pdf is één printjob - de printer een soort cleaning actie ging uitvoeren. Dat scheelde achteraf zo'n 30% in de verwerkingscapaciteit, en dat is te veel. We gingen op zoek naar een partner in de markt die ons zou kunnen helpen met onder meer dit probleem. Dat de oplossing in de software zou zitten was ons wel duidelijk, de hardware onderscheidde zich niet zo zeer meer van elkaar. We kwamen uiteindelijk bij Edmond Document Solutions terecht, met de Eddoc Weaver software, die ons de gewenste functionaliteit kon bieden. Nu konden we de totale printjob zelf bepalen en als één pdf naar de printer sturen, en werden we niet gedwongen om steeds nieuwe printjobs aan te maken bij elke nieuwe partituur. Eddoc Weaver kon die job als pdf verwerken en de printer op volle snelheid aansturen. Dit leverde ons al 30% extra capaciteit en snelheid op. De communicatie tussen onze database met alle pdf's, de productiegegevens en de printstraat werd door Eddoc Weaver fantastisch opgelost. Er kwam een extra applicatie tussen de database en de standaard software in, die ervoor zorgt dat alles naadloos in elkaar overgaat. De combinatie met de website, waar de klanten zelf hun orders en aantallen kunnen ingeven verloopt eveneens naadloos. Er is van ons uit nog wel een controleslag om de printer aan te sturen, in verband met de verschillende inslagschema's, zodat we de documenten met bladmuziek snel en goed kunnen uitleveren.'

Cross selling: ook in de muziek

De flexibiliteit van de software stelt Molenaar Edition ook in staat om ‘extra boodschappen' mee te geven. Sander Molenaar: ‘We kunnen nu variabele teksten ophalen uit de database en printen op de uit te leveren bladmuziek. Nu is dat nog in veel gevallen een aanbieding van of mededeling over onze eigen producten en diensten. We hebben ook heel veel van de muziek op cd opgenomen. Dus als een muzikant denkt dat het stuk toch ietwat te moeilijk is, of de dirigent heeft er behoefte aan het volledige stuk uitgevoerd te kunnen horen, dan kan hij dat achteraf bestellen. We printen een aankondiging mee op de bladmuziek, op de voorkant of in de kantlijn en dan weet hij welke cd hij moet bestellen. In de toekomst kan ik me ook voorstellen dat andere partijen in die mogelijkheid geïnteresseerd zouden zijn. Eigenlijk is het gewoon een mooie toegevoegde methode voor cross selling: andere aanvullende producten ook aanbieden aan je klanten. Zonder deze software zou dat nooit zijn gelukt.'

Al met al is Molenaar Edition erin geslaagd van een traditionele muziekuitgeverij een moderne onderneming te maken, met alle mogelijkheden van Eddoc Weaver als modern output management platform om haar klanten te bedienen. Van een onderneming met zo'n 35 mensen op het hoogtepunt, is er nu een gestroomlijnde organisatie met negen mensen die al het werk aankunnen. ‘In de toekomst willen we verder innoveren en de daadwerkelijke printproductie van de bladmuziek ook elders op locatie kunnen doen', aldus Sander Molenaar, alvast vooruitkijkend. ‘Dat zou ook weer een enorme kostenbesparing en efficiencyslag betekenen. Er gaat veel geld gemoeid met het verzenden, vooral naar het buitenland, want je wilt wel een bepaalde dienstverlening om zeker te weten dat die documenten aankomen. Binnenkort gaan we deze zaak eens goed tegen het licht houden. Dan weten of er muziek zit ...'