Onlangs bezocht een vertegenwoordiging van Syntrus Achmea Pensioenbeheer met enkele taarten de voltallige Karmac directie op de Document Campus in Lelystad. Jan Fokker, projectleider bij Syntrus Achmea vertelt waarom hij en zijn collega Business Analyst Lonnie Dijkstra met gebak naar Lelystad afreisden: "Ter gelegenheid van de afronding van ons samenwerkingsproject en om onze waardering te tonen voor de wijze waarop Karmac de opdracht heeft uitgevoerd. Daar zijn we bijzonder tevreden over."

Syntrus Achmea Pensioenbeheer verzorgt voor tientallen pensioenfondsen de uitvoering van de pensioenen. Een aantal fondsen koos anderhalf jaar geleden voor een andere uitvoeringsorganisatie, reden waarom er een verhuisoperatie van miljoenen dossiers moest worden opgezet. De enorme administratieve logistieke operatie werd in zeven projecten gesplitst. Jan Fokker en Lonnie Dijkstra, bij Achmea gedetacheerd door ICT-firma Logica, kregen de opdracht om het projectonderdeel ‘overdracht van archieven' - papier en digitaal - te organiseren. "Dat betrof centraal en decentraal of lokaal opgeslagen documenten, waaronder de rolfilms", aldus Jan Fokker. "Op die films stonden van vijf pensioenverzekeraars dossiers die geordend moesten worden."

Dit project startte in mei 2009 en wordt officieel in april 2010 afgerond. Het bestond voor Karmac uit de digitalisering en ordening/indexering van miljoenen documenten die op 4000 rolfilms van 60 meter per film stonden. "Een enorm karwei", vertelt Jan Fokker. "Het ging om in totaal 240 km aan films met documenten die in pdf formaat werden gedigitaliseerd en handmatig door medewerkers van data entry werden geïndexeerd."
Lonnie Dijkstra: "Je praat dus over 30 miljoen beeldjes en 1 miljoen verschillende dossiers."
Jan Fokker: "De overdracht van dossiers en data dienden op professionele wijze en binnen een bepaalde termijn plaats te vinden. Dat is wat ons betreft bij Karmac ook gebeurd."