Carlton Hotel Collection ziet in ISP-Invoice de beste oplossing voor meer efficiency in de verwerking van haar inkomende facturen.
De Carlton Hotel Collection werd in 1985 opgericht als onderdeel van het Engelse Hotel Management International. Momenteel heeft de hotelgroep tien viersterren hotels met meer dan 1000 hotelkamers in eigendom. Hiervan bevinden zich zeven hotels in Nederland, één in Engeland, één in Schotland en één in België. De Carlton Hotel Collection streeft ernaar haar sterke positie in de hotelbranche te verstevigen door voortdurend te investeren in de kwaliteit en innovatie van huidige en toekomstige hotels.
Tijdwinst en kostenbesparing
Carlton heeft enige tijd geleden het project gestart om haar inkomende facturen automatisch te gaan verwerken in het financieel pakket Sun Financials. De zeven hotels in Nederland en het hotel in België zullen overgaan op deze tijd en kostenbesparende werkwijze. Paul Wiltjer, Systems Manager, Carlton Hotel Collection: "In de huidige werkwijze worden de facturen handmatig verwerkt, waarbij de facturen per hotel lokaal binnenkomen en het goedkeuringstraject binnen het hotel ingaan. Vervolgens worden de facturen naar het Support Office verstuurd waar ze wederom een heel traject volgen. Digitaal gaat dit allemaal veel sneller. Dus tijdsbesparing en meer inzicht en daardoor kostenbesparing."
Keuzetraject
Om een goed doordachte keuze te maken heeft Carlton met een zestal partijen contact gehad. Wiltjer: "Ik heb met de verschillende partijen gesproken om de mogelijkheden duidelijk in kaart te brengen. Vervolgens zijn er twee partijen gekozen om het keuzetraject verder in te gaan. Samen met de directie en de financial controller heb ik ISProjects en een andere aanbieder uitgenodigd om een presentatie en demonstratie te verzorgen. Daarna heb ik ook nog een referentie van ISProjects bezocht. Naast de overeenkomst van Nederlandse en Belgische bedrijven in de organisatie bleek deze klant van ISProjects ook, net als wij, een prettige informele werkwijze te hebben. Het viel me overigens op dat zij met grote 26" beeldschermen werken. Daar had ik nog niet bij stil gestaan. Wij gaan dat nu niet direct doen, maar wel goed om in het achterhoofd te houden."
Een goed gevoel
De keuze is bepaald door een tweetal punten: Het eerste, meest belangrijke punt, is dat wij het gevoel hebben dat er door ISProjects echt wordt geluisterd. We gaan een partnerschip aan in plaats een leverancier-klant relatie. Ten tweede heeft kostenoverweging uiteraard ook meegespeeld. Verder heeft ISProjects reeds contact met de leverancier van ons financieel pakket Sun Financials, Infor, omdat zij al de interface voor Infor Baan ERPln hebben gebouwd. Zij gaan nu bespreken of het interessant is om deze oplossing aan alle Sun Financials gebruikers aan te bieden."
Snelle implementatie
"Eind december 2009 is het contract getekend. Inmiddels is het functioneel ontwerp goedgekeurd en de hardware geïnstalleerd. Medio februari is de interface afgebouwd en binnenkort starten we met testen. We verwachten 1 april "live" te gaan met het eerste hotel. Zij gaan drie maanden draaien. Na een positieve evaluatie volgt de uitrol naar de andere hotels." besluit Wiltjer.