Symantec heeft de bevindingen gepubliceerd van het Information Management Health Check Survey 2010 (hyperlink naar online persmap), waarin wordt aangetoond dat de meerderheid van de bedrijven hun eigen adviezen met betrekking tot gegevensbeheer niet opvolgt. Hoewel 87% van de respondenten aangeeft het belang van formele procedures voor gegevensretentie in te zien, maakt slechts 46% ook daadwerkelijk gebruik van zo’n procedure. Het onderzoek toont bovendien aan dat te veel ondernemingen hun gegevens oneindig lang opslaan en geen procedures hebben voor het verwijderen van onbelangrijke gegevens of dossiers, en daardoor te maken krijgen met een ongebreidelde groei van de hoeveelheid opgeslagen documenten, onhoudbare back-uptijden, een verhoogd risico op rechtszaken en dure en inefficiënte ontsluitingsprocessen.

“Oneindig lang gegevens bewaren leidt tot oneindig veel verspilling. Ondernemingen zien het belang van goede procedures voor gegevensbeheer wel in, maar volgen nog te vaak de oude gewoonte van alles altijd bewaren”, vertelt Brian Dye, vice-president productmanagement van de Information Management Group van Symantec. “De hoeveelheid gegevens groeit exponentieel, dus alles bewaren kost heel veel opslagruimte en stelt te grote eisen aan de beschikbare IT-resources. Bedrijven zijn daardoor veel meer tijd en geld kwijt aan de negatieve gevolgen van slecht gegevensbeheer en ondermaatse gegevensontsluiting, dan aan de maatregelen die ze op dit gebied zouden kunnen nemen.”

De belangrijkste onderzoeksbevindingen op een rij:

-   Doelen en praktijk van gegevensbeheer in ondernemingen sluiten niet op elkaar aan. De meeste ondernemingen (87%) geloven dat ze met een goede strategie voor gegevensbeheer        
    overbodige gegevens zouden kunnen verwijderen. Minder dan de helft (46%) maakt echter daadwerkelijk gebruik van formele procedures voor gegevensretentie.

-   Ondernemingen bewaren veel te veel gegevens. Vijfenzeventig procent van de in back-ups opgeslagen gegevens bestaat uit back-upsets die oneindig worden bewaard, of die in verband
    met een zogenaamde legal hold om juridische redenen moeten worden bewaard. Respondenten geven bovendien aan dat 25% van de gegevens waarvan zij back-ups maken, niet meer
    nodig is en waarschijnlijk niet bewaard zou moeten worden.
-   Ondernemingen maken verkeerd gebruik van middelen voor back-up, herstel en archivering. Zeventig procent van de ondernemingen gebruikt back-upsoftware voor hun legal holds en
    25% bewaart de gehele back-upset oneindig lang. Respondenten geven aan dat 45% van de back-ups voortkomt uit legal holds. Bovendien geven ondernemingen aan dat gemiddeld 40%
    van de gegevens in legal holds niet specifiek relevant is voor de betreffende rechtszaak. Als archivering en back-up samen worden gebruikt, houden ondernemingen rechtstreeks toegang
    tot de belangrijkste gegevens en hoeven ze minder te bewaren. 

-   Bijna de helft van de ondernemingen in het onderzoek gebruikt back-up- en herstelsoftware ook voor archiveringsdoeleinden, terwijl deze software hier niet voor bedoeld is. En terwijl 51%
    van de ondernemingen werknemers verbiedt hun eigen archieven op hun eigen computer en gedeelde schijven op te slaan, geeft 65% toe dat hun werknemers dit toch geregeld doen.

-   IT’ers en juridische medewerkers noemen andere hoofdoorzaken voor het ontbreken van procedures voor gegevensretentie. Van de IT-beheerders ziet 41% het nut van een
    procedure niet in, terwijl 30% aangeeft dat hier niemand als verantwoordelijke voor is aangewezen en 29% de kosten als het belangrijkste probleem ziet. Daarentegen ziet van de
    respondenten uit de juridische hoek 58% de kosten als belangrijkste factor, geeft 48% aan dat de expertise voor het opzetten van een procedure ontbreekt en zegt 40% dat hier geen
    verantwoordelijke voor is aangewezen.

De gevolgen van dit onjuiste gegevensbeheer zijn ernstig en verstrekkend.

-   De kosten van opslag rijzen de pan uit. Er wordt inmiddels zoveel bewaard, dat het controleren van gegevens 1500 keer zo duur is als het opslaan ervan. Dit onderstreept het belang van
    een goed verwijderingsbeleid en efficiënte zoekmogelijkheden voor ondernemingen.

-   De back-uptijden worden steeds langer, terwijl hersteltijden belemmerend werken.

-   Als gevolg van de enorme hoeveelheden gegevens die staan opgeslagen op moeilijk bereikbare back-uptapes wordt eDiscovery bovendien een slepende, inefficiënte en kostbare klus.

Aanbevelingen

Ondernemingen moeten hun gegevens weer onder controle zien te krijgen. De voordelen van een proactieve aanpak wegen dubbel en dwars op tegen de kosten van wachten op de ideale oplossing.

-   Een back-up is niet hetzelfde als een archief. Maak dus geen back-ups voor archiefdoeleinden en legal holds. Elke onderneming moet back-ups een paar weken (30-60 dagen) bewaren
    en de gegevens vervolgens automatisch verwijderen of archiveren.

-   Door back-ups alleen te gebruiken voor de korte termijn en voor noodherstel, kunnen bedrijven sneller back-ups maken en herstellen en kunnen oudere back-upsets binnen een paar
    maanden in plaats van jaren worden verwijderd. Dit betekent dat enorme hoeveelheden gegevens gerust verwijderd kunnen worden of voor de lange termijn kunnen worden gearchiveerd.

-   Binnen applicaties en in een back-upomgeving moet altijd deduplicatie worden toegepast. Bedrijven die gegevens zo dicht mogelijk bij de bron dedupliceren, kunnen hiermee veel netwerk-,
    server- en opslagruimte vrijmaken. Als deduplicatie wordt gecombineerd met kortere retentieperiodes, hebben ze bovendien dankzij replicatie geen banden meer nodig voor noodherstel,
    wat hun SLA ten goede komt.

-   Daarnaast moeten ondernemingen ook procedures voor gegevensretentie ontwikkelen en automatisch toezien op de naleving ervan (wat mag wel en niet worden verwijderd en wanneer).
    Automatische gegevensverwijdering op basis van beleid levert minder risico’s op dan ad-hoc handmatige verwijdering. De 46% van de respondenten die procedures heeft voor
    gegevensretentie, moet direct stappen ondernemen om deze procedures uit te voeren. Uit papieren beleid dat niet wordt nageleefd, kan zo een rechtszaak voortvloeien.

-   Met een uitgebreid archiefsysteem en een maximaal efficiënte ontsluiting van gegevens kunnen bedrijven gegevens sneller en nauwkeuriger vinden dan in een back-upomgeving, waardoor
    ze minder tijd en geld kwijt zijn aan het beoordelen van het risico op rechtszaken, het uitvoeren van interne onderzoeken en het meewerken aan compliancezaken.

Dit onderzoek is in juni 2010 uitgevoerd. De bevindingen zijn gebaseerd op de antwoorden van 1680 leidinggevenden van IT- en juridische afdelingen in 26 landen.