NS Poort, het organisatieonderdeel van NS dat zich bezighoudt met ontwikkeling, beheer en exploitatie in stationsgebieden, heeft VDD IQware, ontwikkelaar en leverancier van het ECM-systeem Hyarchis.Net, ingeschakeld voor een grootschalig scanproject. Doel van het scanproject is het archief van NS Poort met 60 procent terug te dringen. Aanleiding is de herhuisvesting van de organisatie. Een deel van het archief wordt opgeruimd, een deel weggegooid en het grootste deel wordt door VDD IQware gedigitaliseerd. De digitalisering van de dossiers vormt meteen de eerste stap voor de ingebruikname van een nieuw te implementeren documentmanagement systeem (DMS) bij NS Poort.

"Het scanproject behelst tienduizenden documenten, zoals contracten, vergunningen en brieven, die allemaal zijn ingescand en voorzien van meta-data, zodat ze straks in het systeem kunnen worden gevonden", licht Serge Leclercq, commercieel directeur van VDD IQware toe. "Voor het eerste deel van het scanproject bracht NS Poort ons 140 dozen aan archief die we in acht weken tijd volledig hebben gedigitaliseerd. Het toevoegen van de meta-data vormt een cruciale stap bij de digitalisering. Alle dossiers worden voorzien van een voorblad met informatie over de inhoud en een streepjescode. Met behulp van deze data geven we gebruikers de zekerheid dat ze de oude documenten op alle gewenste documentkenmerken terug kunnen vinden."

Amal Talbi, business consultant bij NS Poort: "Het is een enorme klus om een archief qua fysieke omvang met meer dan de helft terug te brengen. VDD IQware helpt ons hier uitstekend bij. Door korte lijnen en een praktische aanpak weten ze dat bovendien in korte tijd te realiseren. Totdat ons nieuwe DMS is geïmplementeerd krijgen we toegang tot al onze digitale documenten via Hyarchis.Net op de server bij VDD IQware. We krijgen geen enkel papieren document meer terug."