Damen Marine Services heeft de software voor Inkomende Facturenautorisatie (IFA) van AccountView gekozen voor de elektronische verwerking van de facturenstroom. Dankzij het gebruik van IFA is Damen Marine Services nu de helft minder tijd kwijt aan het autoriseren van de facturen.

"We wilden graag meer grip krijgen op de inkomende facturen, waar die zich binnen de organisatie bevinden en hoe het staat met de autorisatie. Er bestaan standaardpakketten voor de automatische invoer van facturen, maar die zijn bedrijfseconomisch niet verantwoord voor een kleine organisatie zoals de onze. Als AccountView-gebruiker hebben we naar IFA gekeken en dat bleek voor ons een prima oplossing," zegt Cees Romeijn, Financial Controller van Damen Marine Services. "We zijn nog maar de helft van de tijd kwijt voor de verwerking van de inkoopfacturen. Met dit systeem kunnen ook de collega's in het buitenland de facturen op ieder moment van de dag raadplegen en goedkeuren. De investering in IFA hebben wij binnen een halfjaar terugverdiend. Bovendien is het erg plezierig dat de constante fysieke verplaatsing van de inkoopfacturen, van het ene bureau naar het andere bureau, is komen te vervallen."

De implementatie van IFA kostte niet meer dan een dag. Daarna is er een week schaduwgedraaid, waarna het systeem meteen in productie werd genomen. Romeijn is ook zeer tevreden over de service van AccountView. "Bij een implementatie moeten meestal in de praktijk wat aanpassingen worden gemaakt. Dit werd meteen door AccountView opgepakt en opgelost."

Met IFA worden facturen direct na ontvangst ingescand. De software haalt vervolgens automatisch kengegevens zoals crediteur, totaalbedrag en factuurdatum uit de factuur om het document te registreren. Vervolgens gaat de factuur een vooraf vastgestelde workflow in voor een vlotte fiattering door de juiste mensen, in de juiste volgorde. Na goedkeuring wordt de factuur verder automatisch verwerkt in de financiële en eventueel de projectadministratie. Op ieder moment is inzichtelijk welke kosten door wie zijn gemaakt, zelfs al zijn de desbetreffende facturen nog niet afgehandeld, waarmee de organisatie meer financiële grip krijgt.