Host Access Solutions geeft samen met gebruikers van document management systemen op dinsdag 22 november in Wijnkoperij De Prinsen in Zenderen een lezing over de mythes rond document management. Te duur, alleen voor grote concerns en lastig te integreren met andere applicaties? Account managers, ICT-specialisten en office managers die nieuwsgierig zijn naar de mogelijkheden die document management biedt, zijn van harte uitgenodigd voor deze gratis lezing.   

In tijden waarin veel bedrijven onder financiële druk staan, neemt de roep om efficiency en productiviteit toe. Eén van de oplossingen daarvoor is de invoering van een document management systeem (DMS). Het vastleggen, raadplegen en archiveren van elektronische documenten - als word-, excel, CAD bestanden, maar ook gescande formulieren, facturen, contracten, foto's en afbeeldingen - vraagt via een DMS slechts een enkele handeling.

Wanneer een DMS op de juiste wijze geïmplementeerd wordt, kan dit een organisatie veel voordeel opleveren. Een DMS zorgt er namelijk niet alleen voor dat documenten snel terug te vinden zijn, vanaf één centrale plek, maar ook dat processen beter beheersbaar zijn. Een DMS biedt managers in no-time relevante bedrijfsinformatie, biedt efficiencyvoordelen, levert ruimtebesparing op en is klantgerichter en veiliger. En dat vertaalt zich eenvoudig in financieel voordeel.

Veel organisaties hikken aan tegen de veronderstelde hoge implementatiekosten van een DMS. Ervan uitgaande dat de systemen ontworpen zijn voor grote concerns, prijzig zijn en de implementatie niet alleen veel geld maar ook een aanzienlijke investering vraagt in het opleiden van medewerkers. Deze en andere mythes rond document management systemen staan centraal tijdens de lezing op 22 november.

Er wordt ingezoomd op de vooroordelen van een DMS, geeft een toelichting op de mogelijke oplossingen en laat zien hoe een DMS voor zowel het MKB als ZZP'ers een interessante oplossing kan zijn. De lezing is daarmee uitermate geschikt voor account managers, ICT/specialisten en office managers. Uiteraard is er tijdens de bijeenkomst volop de ruimte voor het stellen van vragen en het voorleggen van praktijkvoorbeelden.

De mythes die tijdens de lezing de revue passeren zijn onder andere ‘Document management systemen zijn ontworpen voor grote bedrijven', ‘Document management is duur', ‘Bedrijven moeten kiezen tussen een Cloud-gebaseerde of een "thuis", on-premise, document management implementatie', ‘Het implementeren van een document management systeem vergt een aanzienlijke investering in nieuwe opleiding van gebruikers' en ‘Document management systemen zijn moeilijk te integreren met bestaande applicaties'.