Het scannen van documenten in een organisatie is tegenwoordig geen ‘rocket science' meer. Althans, dat hoeft het niet meer te zijn. De praktijk is echter vaak net even anders. Document Dialog, specialist in klantcommunicatie en bruggenbouwer tussen eindgebruikers en de ICT-organisatie, organiseert op 4 oktober een nieuwe bijeenkomst in de serie ‘Kennis & Koffie'-sessies, deze keer onder de titel: ‘Haal meer uit uw scanproces'. In het sterk vernieuwde en helemaal op Het Nieuwe Werken ingerichte Postillion Hotel in Bunnik wisselen experts van gedachten met de deelnemers over hoe je ervoor kunt zorgen dat het scannen van documenten geen bottleneck meer in de organisatie hoeft te zijn, waardoor bedrijfsprocessen soepeler verlopen en de (klant)communicatie effectiever en efficiënter wordt.
 
Het lijkt geen al te groot probleem: een setje documenten scannen en ervoor zorgen dat de informatie die daaruit voortkomt op tijd en volledig bij de betreffende medewerkers in de organisatie komt. De praktijk is echter nogal eens wat weerbarstiger: het duurt soms nog lang (tot dagen!) voordat de informatie daadwerkelijk digitaal bij de medewerker is; er blijkt nog best veel handmatig werk voor te komen die het proces vertragen en fouten in de hand werken; er wordt op verschillende plaatsen in de organisatie gescand, maar er is eigenlijk geen afstemming en geen overzicht. Kortom, het leek allemaal zo eenvoudig toen het werd geïntroduceerd, maar het goed en adequaat inregelen van dergelijke scanprocessen is lastig. Het is echter wel van cruciaal belang voor een organisatie dat juist dat invoerproces voor documenten soepel verloopt. Daar wordt namelijk een belangrijk deel van de voortgangssnelheid van het proces al bepaald. En daarmee uiteindelijk dus ook de tevredenheid binnen (en buiten) een organisatie.
 
Sessies 'Kennis & Koffie' succesvol
De eerste ‘Kennis & Koffie'- sessie met de Elektronische Handtekening centraal was onlangs een groot succes. In een informele setting kregen de deelnemers onder meer de ins en outs van Elektronische Handtekeningen, certificaten, Public & Private Key Infrastructures en de nieuwste marktontwikkelingen voorgeschoteld. Uit de evaluaties bleek dat deze opzet - korte presentaties in een kleine groep, maar wel dieper op de materie ingaand - zeer werd gewaardeerd. Het onderwerp Elektronische Handtekening leeft dermate dat Document Dialog overweegt er een vervolg aan te geven in een later stadium. Zo beviel ook de locatie, het vernieuwde Postillion Hotel in Bunnik, bijzonder goed. Die combinatie van nuttig en aangenaam wordt ook in deze sessie nagestreefd.
 
Document Dialog is specialist als het gaat om klantcommunicatie en is als erkend ‘bruggenbouwer´ tussen de ICT en de eindgebruikers in staat precies die pijnpunten naar boven te brengen waardoor een organisatie ondanks de digitaliseringslag achterblijft in de verwachtingen. Het ene scanproces is het andere niet en de ene set documenten is ook de andere niet. En toch is het heel goed mogelijk om met verschillende documentsoorten, van gestructureerd tot ongestructureerd en alles wat daartussen zit, om te gaan als organisatie. Randvoorwaarde is dan wel om het proces rond die verwerking van inkomende documentstromen goed in te richten en gebruik te maken van de juiste en beschikbare hulpmiddelen.
 
Tijdens de (voor eindgebruikers) gratis ‘Kennis & Koffie'-sessie ´Haal meer uit uw scanproces´ wordt duidelijk hoe je zo'n scantraject moet oppakken. Hoe richt je het proces in, welke valkuilen zijn er, waar liggen de belangrijkste knelpunten, hoe ga je om met de digitaal gemaakte informatie? Welke tools zijn er beschikbaar? Eén van die hulpmiddelen waar Document Dialog als specialist voor heeft gekozen in het geval van input management (dus de invoer van documenten in de organisatie) is het nieuwe softwareplatform DOCUMENTS7 van ReadSoft. Daarmee wordt na het scannen de inhoud van de documenten ontsloten en wordt een snelle en adequate oplossing geboden voor het verwerken van papieren documentenstromen. De verschillende onderdelen in de ReadSoft-software zijn tot één schaalbaar en geïntegreerd platform gesmeed. Daarmee kunnen organisaties nog beter tijd- en plaatsonafhankelijk werken aan de ontsluiting van hun documentstromen.
 
Het is belangrijk, zowel voor de eigen organisatie als voor de ‘buitenwereld', dat inkomende documentstromen snel en effectief worden afgehandeld. Dat facturen bijvoorbeeld snel elektronisch beschikbaar kunnen worden gesteld aan de medewerkers op de financiële afdeling; dat orders of offertes snel en via de juiste processtappen digitaal kunnen doorlopen naar de mensen die daar mee bezig zijn. En dat al de informatie als die eenmaal digitaal is gemaakt, ook volgens de bedrijfsregels wordt opgeslagen en beschikbaar gesteld, zodat processen later ook nog te reconstrueren zijn, mocht dat nodig zijn. Redenen genoeg om even langs te gaan op 4 oktober!
 
Aanmelden: http://www.documentdialog.com/evenementen/kennis_en_koffie/scanproces_optimalisatie of mail naar karine.copier@documentdialog.com