Procesoptimalisatie reden voor implementatie van document- en informatiestrategie, medewerkerstevredenheid speelt geen rol

Informatie- en documentstrategieën staan hoog op de agenda binnen organisaties. Dat blijkt uit een onderzoek dat door CIO Magazine in opdracht van Ricoh Nederland is uitgevoerdonder Nederlandse IT-verantwoordelijken. De belangrijkste motivatie om informatiestromen te optimaliseren zijn het verbeteren van bedrijfsprocessen en een betere toegankelijkheid van gegevens. Het verhogen van medewerkerstevredenheid scoort opmerkelijk laag als motivatie. Deze en andere conclusies worden door Ricoh gepresenteerd in de publicatie "Omdat informatie rijkdom is".

Informatiekapitaal is een belangrijke factor voor economische groei. Het is een kerntaak geworden voor veel bedrijven om ook in de toekomst competitief te blijven, een informatie- en documentstrategie is derhalve van groot belang. Maar liefst 55 procent van de 145 respondenten geeft aan dat binnen hun bedrijf of instelling reeds een dergelijke informatie- en documentstrategie is geformuleerd. Slechts 8 procent vindt dat niet nodig. Dat het onderwerp de gemoederen bezig houdt, blijkt uit het feit dat 37 procent aangeeft weliswaar nog geen vastomlijnde visie op dit gebied te hebben ontwikkeld, maar wel van plan is om dit op korte termijn te gaan doen.

De belangrijkste motivatie voor het formuleren van een document- en informatiestrategie is procesverbetering. Maar liefst 54% van alle initiatieven had dit, veelal in combinatie met andere doelstellingen, als uitgangspunt. Voor 36% van de ondervraagden is een verhoogde toegankelijkheid van gegevens en bestanden belangrijk, terwijl ook kwaliteit van de informatie en de beveiliging en het beheer ervan (beide 32%) als argument genoemd worden. Medewerkerstevredenheid wordt door slechts 2% van de respondenten als motivatie aangegeven. Opvallend, daar een gedegen informatie- en documentvoorziening een belangrijk onderdeel vormt van de uitrol van het tijd, plaats en device-onafhankelijke ‘nieuwe werken'. Het is in dit kader namelijk cruciaal dat diverse vormen van informatie in het juiste bestandsformaat beschikbaar worden gemaakt, om op diverse soorten apparaten waar en wanneer men dit wenst te worden geraadpleegd.

Paul Nanninga, Director Strategic Accounts & Managed Document Services bij Ricoh Nederland licht toe: "De economische waarde van bedrijven wordt niet langer alleen bepaald door de tastbare bezittingen van een bedrijf, maar steeds vaker door de aanwezige kennis. Het gaat derhalve niet langer over kosten van informatie, maar over hoe informatie kan bijdragen aan het ondersteunen van de medewerkers en het creëren van een competitief voordeel. Informatie wordt echter nooit kapitaal zonder een gedegen informatielogistiek. Een gedegen ontsluiting daarvan wordt derhalve een harde eis."

Nanninga:  "Van alle bedrijven geeft 52 procent aan dat het niet goed op orde hebben van de informatiehuishouding tot een significante vertraging van zakelijke processen leidt. Hier kan Ricoh helpen door de trusted advisor te zijn van de CIO, en samen een end-to-end optimalisatiestrategie te ontwikkelen en te implementeren. Een dergelijke managed document strategie kan de zakelijke kosten omlaag brengen en een grote invloed hebben op de medewerking en effectiviteit van het personeel. Tevens zorgen we ervoor dat voldaan wordt aan de wet- en regelgeving met betrekking tot documenten."