Vergaande mate van efficiëntie voor alle gebruikers en een ROI van 10 maanden zorgen dat CRH zeer tevreden is over ISP-Invoice
 
CRH Structural Concrete is gevestigd in Nederland en heeft twee locaties: Lelystad en Veenoord. Op 1 januari 2011 zijn Alvon Bouwsystemen B.V. en Heembeton B.V gefuseerd. Alvon en Heembeton blijven de handelsmerken. CHR produceert prefab betonelementen voor de woningbouw, appartementenbouw en utiliteitsbouw voor klanten in Nederland. Er werken op dit moment 300 mensen bij het bedrijf. CRH Structural Concrete maakt deel uit van de CRH Groep, gevestigd in Dublin Ierland. CRH is met haar bedrijven aanwezig in 31 landen en er werken ruim 90.000 mensen.

Digitalisering inkomende factuurverwerking vanwege fusie Alvon en Heembeton

"De fusie van de twee bedrijven was voor ons de belangrijkste drijfveer om over te stappen op een digitaal inkoopfacturen proces. Medio 2010 wisten we dat we in 2011 inkoopfacturen voor goedkeuring naar een andere vestiging moesten sturen. We wilden dit niet fysiek doen. Redenen voor ons waren: Medewerkers en postverzorging nodig op locatie voor routering en verzending; geen beheersbaarheid op waar facturen zich bevinden (zoekraken/vertraagd proces) dus geen grip; besparing kunnen realiseren van 1 FTE; Het kunnen inrichten van een veel efficiënter systeem met bijvoorbeeld het autorisatie schema. Maar ook het verschuiven van werkzaamheden door de crediteuren administratie helemaal naar voor in het proces", vertelt Hans Klingenberg, Hoofd Administratie Alvon-Heembeton.

Selectietraject

Klingenberg vervolgt: "We hebben een keuze gemaakt uit vier leveranciers en door middel van gerichte vragen en offertes een vergelijk gemaakt. Belangrijkste punten voor ons waren: standaard koppeling met Axapta 3.0 en geen ondersteuning nodig van onze eigen Axapta partner. Daarnaast hebben wij gelet en vergeleken op onder andere de volgende punten: Validatie van rekeningschema, ordermatching en de "Return on Investment". Na het verzamelen informatie aan de hand van onze criteria hebben we demo's gezien. Uiteindelijk zijn er twee partijen overgebleven waarbij de keuze is gevallen op ISP. De doorslag voor ons is geweest dat Calduran, een ander CRH bedrijf, al met ISP werkte en hun ervaringen waren positief."

Implementatie

Na het uitgebreide selectietraject kon snel gestart worden met de implementatie. "Op eind juli 2010 hebben wij de offerte van ISP getekend. Medio september was de eerste afspraak met ISP voor het opstellen van het functioneel ontwerp. In het offertestadium was er al veel gesproken over onze wensen en inrichting, dit was erg nuttig voor op opstellen van de toekomstige inrichting (Functioneel Ontwerp). De interne projectgroep heeft door onderzoek en vastlegging het autorisatieschema bepaald. Op 18 oktober 2010 was de Kick-off testfase - opleiding en begeleiding. Daarna begon voor ons intern het testen van de opgeleverde testdatabase in vergelijk met het functioneel ontwerp. Tevens hebben we in deze fase documenten en presentaties opgesteld om onze gebruikers te trainen. Op 18 november 2010 heeft ISP de productiedatabase voor ons klaargezet. En enkele dagen later zijn we live gegaan, 70 dagen na 1e afspraak functioneel overleg! Door een goede training en uitgebreide informatie hebben onze gebruikers zonder veel tegenwerking ISP-Invoice geaccepteerd," aldus Klingenberg.

Conclusie en toekomst met ISProjects

"Wij zijn erg tevreden over de gekozen oplossing. De implementatie is achteraf gezien erg goed en snel verlopen. De besparing van 1 FTE (terugverdientijd 10 maanden) was boven onze verwachting. Momenteel verwerken wij ongeveer 18.000 facturen per jaar. Om nog meer efficiency te realiseren gaan wij onze leveranciers opvoeden en willen wij steeds meer facturen digitaal gaan ontvangen. Tot slot zien wij ook veel toegevoegde waarde in de Purchase module. Die staat nu nog op het verlanglijstje!" besluit Klingenberg.