Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) heeft een archief met 3,7 miljoen patiëntendossiers, die grotendeels zijn opgeslagen in een externe locatie. Hiervan zijn 300.000 patiëntendossiers opgeslagen in het Centraal Medisch Archief. Door de implementatie van een nieuw ziekenhuisinformatiesysteem heeft het LUMC gekozen om de centraal opgeslagen patiëntendossiers steeds op aanvraag te digitaliseren.

Stephen Helder, hoofd Medische Administratie bij het LUMC: "Service Point heeft verschillende mogelijkheden aangedragen hoe het LUMC zijn medisch archief kon digitaliseren. Wij waren erg blij met de oplossing om dit op onze eigen locatie te doen, vanwege de vertrouwelijkheid van de patiëntendossiers en de hoge opvraagfrequentie door onze artsen."

Op basis van het aantal patiëntendossiers en de gewenste doorlooptijd van het LUMC heeft Service Point de nodige hardware geleverd. Service Point heeft tevens extra kwaliteitscontroles uitgevoerd om de accuraatheid van de gedigitaliseerde patiëntendossiers te waarborgen.

"Wij hadden één aanspreekpunt bij Service Point, dat er steeds voor waakte dat deadlines en afspraken gehaald werden", geeft Ruud Verkijk, senior inkoper bij het LUMC, aan. "Wij zijn dan ook zeer tevreden met het verloop van het proces. Onder andere door de flexibele inzetbaarheid van de ervaren medewerkers van Service Point was er ook tijdens piekperiodes voldoende capaciteit. Hierdoor ondervonden de reguliere werkzaamheden van de poliklinieken weinig tot geen hinder.

Service Point heeft in opdracht van het LUMC de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

• Fulfilment: De patiëntendossiers zijn vanuit het archief voor scanning gereed gemaakt en voorzien van een uiterste datum voor digitalisering. Alle overbodige (bind-) materialen zijn verwijderd.
• Scanning: Via een barcodelezer zijn de patiëntendossiers geregistreerd in de scansoftware. De patiëntendossiers zijn vervolgens in zwart/wit en in bijzondere gevallen in kleur op hoogvolume scanners gescand.
• Aflevering: De patiëntendossiers zijn na het scannen zowel fysiek als digitaal aan de artsen voor controle aangeboden.