‘Museum van de Geest’ bedient zich van modernste thuiswerkmiddelen

Musea hebben het in deze bijzondere tijd zwaar. Het is lastig om bezoekers te trekken en als ze mogen komen, mogen er niet te veel tegelijk naar binnen, dus veel verschuift naar online. Het Dolhuys - Museum van de Geest had nog een bijkomend nadeel: er werd stevig verbouwd in de vestiging in Haarlem en het personeel werd in eerste instantie ‘veroordeeld’ tot werken in een (te) kleine ruimte. Totdat de coronacrisis kwam: toen kwam het thuiswerken (verplicht) in beeld. Gelukkig waren ze al voorzien van de juiste tools: Office365 met toepassingen als Teams en SharePoint.

PCI stond het bijzondere museum bij en zorgde ervoor dat de software werd geïnstalleerd en de mensen thuis raakten in het werken ermee. Dat bevalt zo goed dat ook na de coronacrisis (meer) gebruik gaat worden van deze toepassingen.

Introductie
Het Dolhuys - Museum van de Geest is gevestigd in het voormalige Pest-, Dol-, en Leprooshuis van de stad Haarlem. Het pand heeft 700 jaar lang onderdak geboden aan ‘melaatsen, gekken, onaangepasten, alcoholici, hoeren met syfilis, dementerende ouderen, zwervers, mensen in crisis’. In de loop van de geschiedenis heeft het complex verschillende namen gehad, maar de geschiedenis ervan is enerzijds een voorbeeld van het ideaal van naastenliefde en de zorg voor zwakkeren die hulp nodig hebben. Anderzijds staat het voor het opsluiten en isoleren van mensen die er niet bij horen en die de sociale orde verstoren.

Het is een bijzonder museum met intrigerende exposities, in Het Dolhuys in Haarlem, maar ook in de Hermitage in Amsterdam en met nog een indrukwekkende verzameling historische objecten die is opgeslagen in Heiloo (Noord-Holland). Het gaat echter niet alleen om (het bedenken en inrichten van) exposities en activiteiten; bij een museum moet ‘gewoon’ worden gewerkt en de zaak bedrijfsmatig op orde worden gehouden.

Jessica Belles, adjunct directeur: ‘Er werd bij ons sinds 2019 gebruik gemaakt van Office365 en Lenovo laptops. Achteraf kun je zeggen dat we goed waren voorbereid op de coronacrisis. Het kwam in ieder geval wel goed van pas dat we al zover waren. Iedereen was inmiddels wat gewend aan het werken met deze programma’s, alleen het échte thuiswerken gebeurde eigenlijk nog nauwelijks. Er heerste toch nog een beetje de cultuur van ‘naar kantoor gaan’. Daar kwam abrupt verandering in toen iedereen werd verzocht om zoveel mogelijk thuis te werken.’

Basisniveau gebruikers gelijktrekken
Volgens Jessica is het cruciaal wanneer je begint te werken met programma’s als Office365 en Teams dat alle gebruikers in ieder geval op hetzelfde basisniveau zitten. ‘In onze wereld is het nog niet zo gewoon dat mensen online met elkaar samenwerken. Office365 is best wel een uitgebreid programma, met daarbij Teams en SharePoint, waar je informatie met elkaar kunt delen, samen aan een document kunt werken, planningen kunt maken en delen enz. Tot voor kort werd het feitelijk alleen gebruikt voor beeldbellen en overleg. Door de coronacrisis is met name Teams voor ons heel belangrijk geworden om elkaar op de hoogte te houden. Maar dat ging niet vanzelf. De vrijwilligers, of in ieder geval een deel ervan, wilden we zoveel mogelijk op gelijk niveau zien te krijgen met de vaste krachten. Zodat wanneer we dingen afspreken en werken in Office365 en Teams iedereen kan volgen wat er gebeurt en hoe hij of zij daarmee moet omgaan. Binnen Teams hebben we vooralsnog één project: de verbouwing. Daar moet voorlopig nog veel in gebeuren, want de officiële opening van ons museum in Haarlem staat in het najaar gepland. Doordat we bij de trainingen van PCI iedereen hebben kunnen opschakelen naar het minimaal gewenste niveau, kunnen de mensen nu effectiever gebruik maken van de opties die er zijn in Office365 en Teams. We maken inmiddels ook gebruik van SharePoint. Voor ons betekent dit soort toepassingen een belangrijke opstap naar meer digitaal met elkaar werken en plaats- en tijdonafhankelijk werken. Niet iedereen hoeft altijd bij elkaar te zitten om het werk gedaan te krijgen.’

Hoe is het Museum van de Geest ertoe gekomen om te kiezen voor Office365, inclusief Teams? Jessica: ‘Wij waren al langer klant bij PCI (toen nog Dantuma), want bij ons is de IT zeker geen ondergeschoven kindje. We waren altijd al goed voorzien. Via PCI zijn we in al die tijd voortdurend op de hoogte gehouden van relevante ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. Daarover hadden we regelmatig contact met de accountmanager. Op het moment dat we besloten dat we echt stappen moesten maken naar meer digitaal werken, hebben we een uitgebreide wensenlijst opgesteld. Die hebben we de markt ingestuurd naar een aantal aanbieders en PCI kwam daar gewoon als beste uit naar voren. Het was dus niet zo dat we op voorhand al hadden gekozen voor PCI; het voorstel dat er kwam moest echt aansluiten op alles wat wij graag zouden zien. We kunnen het geld ook maar één keer uitgeven.’

Office365 en Teams blijvend als basis gebruiken
Het voordeel van de werkcultuur bij een instelling als het Museum van de Geest is dat er een wat informelere werksfeer heerst. Informeler dan bij veel bedrijven. Jessica: ‘Dat komt doordat we naast de vaste krachten veel met vrijwilligers werken. Maar vergis je niet, vrijwillig is niet hetzelfde als vrijblijvend: we maken afspraken over wat te doen, wie het doet en hoe dat te doen en dan verwachten we wel commitment van die vrijwilligers dat het ook daadwerkelijk gebeurt zoals afgesproken. Met de introductie van Office365 en Teams zijn we nu wel beter in staat om te volgen of dat ook zo is. Iedereen met de juiste autorisaties kan het nu volgen en eventueel bijspringen of aansturen. Dat is wel een belangrijk voordeel van deze manier van werken. Daarnaast scheelt het uiteraard tijd en geld. Je hoeft dus niet op elk moment naar kantoor om iets te kunnen doen, er wordt niet of nauwelijks meer geprint, want alles staat online en kan worden gedeeld; er is meer overzicht over de status van afspraken en het gevraagde werk. Dus wat mij betreft, en ik verwacht dat zeker, zullen we ook na deze coronacrisis Office365 en Teams als basis voor ons werk blijven gebruiken. Dus dat betekent wat vaker vanaf een andere plek dan kantoor.’

De geest is uit de fles: in samenwerking met PCI heeft het Museum van de Geest een belangrijke stap voorwaarts gezet om met meer digitale middelen de museumactiviteiten te ondersteunen en aan te sturen.