12 manieren om financiële processen verder te automatiseren

Automatiseren is niets nieuws. Waarschijnlijk is al meer dan de helft van de financiële processen in uw organisatie geautomatiseerd. Misschien behoort uw organisatie zelfs al tot de bedrijven die wel 90 procent van de processen geautomatiseerd heeft.

Klinkt goed. Maar hoe zit het met de andere 10 tot 50 procent van het proces? Hoe kunt u een tweede automatiseringsslag slaan? In deze blog geven we 12 manieren om uw financiële processen nog verder te automatiseren met RPA.

1. Onboarding leveranciers
Veel organisaties hebben het factureringsproces met leveranciers geautomatiseerd via een portal. Opvallend is dat het onboarding proces van nieuwe leveranciers meestal nog niet geautomatiseerd is, maar handmatig gebeurt. Een softwarerobot kan hulp bieden: de robot kan een rapport samenstellen met bijvoorbeeld gegevens over kredietscores en belastinggegevens.

2. Switchen tussen portals
Organisaties werken vaak met leveranciers via portals. Deze portals hebben meestal geen goede samenwerking met andere systemen. Het gevolg? Eindeloos in- en uitloggen en gegevens knippen en plakken. Ook hier kan een software robot uitkomst bieden. De robot maakt verbinding met alle portals van de organisatie en verzamelt en boekt automatisch de juiste informatie op het juiste moment. U kunt hiervoor eenvoudig een workflow voor instellen.

3. Prijsvergelijkingen leveranciers
Als u een product bij verschillende leveranciers aankoopt, afhankelijk van de actuele prijs, kan een robot helpen. De robot volgt automatisch de prijswijzigingen en komt vanzelf met de beste prijs. Zo’n software robot kan zelfs de digitale catalogusprijzen opsporen.

4. Market intelligence leveranciers
Het regelmatig controleren van leveranciers is een handmatige taak die veel tijd kost. Het is typisch zo’n klus die altijd te lang blijft liggen. Een software robot kan deze taak makkelijk uitvoeren en automatisch een rapport genereren.

5. Contractvoorwaarden leveranciers
Voor sommige facturen moeten contractgegevens worden gevalideerd om ervoor te zorgen dat de contractvoorwaarden worden nageleefd. Enkele organisaties zijn al zo ver dat ze dit proces geautomatiseerd hebben, maar veel organisaties regelen dit handmatig. Weer een typische klus voor een software robot.

6. Vergelijking leveranciersprijzen
Als u een offerte opstelt voor een klant is het vergelijken van leveranciersprijzen vaak een tijdrovend karwei. Een software robot verzamelt eenvoudig alle gegevens in recordtijd en levert het kant-en-klaar bij u aan.

7. Automatische prijscontrole verkooporders
In verkooporders zijn vaak bepalingen opgenomen waarin bijvoorbeeld staat voor hoeveel dagen de prijs vastgehouden kan worden. Een robot kan automatisch een prijscontrole uitvoeren en de huidige prijs vergelijken met de klantorder.

8. Afleveringsbonnen checken met inkooporders
Afleveringsbonnen moeten vergeleken worden met inkooporders voordat een zending de deur uit gaat. Een robot kan die controle uitvoeren. U kunt het zo regelen dat de software robot een melding geeft als er iets niet klopt. Zo hoeft u zelf alleen nog in actie te komen bij inconsistenties.

9. Onboarding klanten en onderhoud gegevens
Net zoals bij de leveranciers, moeten ook nieuwe klanten worden ingevoerd in het systeem. Daarnaast moeten de klantgegevens regelmatig gecontroleerd worden. Een softwarerobot kan u hierbij helpen.

10. Ondersteuning bij de financiële afsluiting
Het financiële afsluitings- en rapportageproces bestaat uit taken en processen waar veel verschillende systemen, afdelingen en medewerkers bij betrokken zijn. Dit is een lastig onderdeel om te automatiseren, ook omdat er vaak bronnen zoals Microsoft Excel-bestanden bij betrokken zijn. Met RPA als onderdeel in dit proces, gaat dit vele malen sneller en efficiënter!

11. Data-extractie voor accounting afsluiting
Bedrijven, afdelingen en divisies registreren transacties. Al deze transacties moeten geconsolideerd en goedgekeurd worden. Een robot kan deze transacties verzamelen, goedkeuren en afstemmen in het achterliggende *ERP of financieel systeem.

12. Gegevensbeheer
Aggregatie en analyse van financiële en operationele performance is een bedrijfskritische taak. Er komt veel handmatig werk bij kijken. Een robot kan dit werk van u overnemen. De software robot verzamelt de data en kan deze ook omzetten naar waardevolle inzichten voor uw business.