In 6 stappen efficiënter werken en processen optimaliseren

(Blog) In de eerste blog zijn de eerste stappen identificeren en analyseren van het Docspro Busseind Acceleration Model (DBAM) doorlopen. Hierin zijn er processen geïdentificeerd die geschikt zijn voor robotisering en zijn de huidige processen grondig geanalyseerd. In deze blogreeks worden de stappen aan de hand van een praktijkvoorbeeld nader toegelicht. Deze keer gaan we stap 3 verbeteren en 4 presenteren van het DBAM behandelen.

De stappen worden ondersteund aan de hand van een praktijkvoorbeeld bij een Nederlandse retailer, waar de manager van de crediteurenadministratie als opdracht heeft meegekregen om de werkdruk van medewerkers op zijn afdeling significant te verminderen, het rendement te verhogen en anderzijds de snelheid van de verwerking met 10% te verhogen.

Stap 3: verbeteren

De uitkomsten van de analyse uit stap 2 toont hoe en waar u het proces verder optimaliseert en verbetert.

Welke processen worden er verbeterd?

Zoals u in de eerste blog heeft kunnen lezen zijn de huidige processen bij de crediteurenadministratie van de Nederlandse retailer door de business consultants grondig in kaart gebracht. Naar aanleiding van deze bevindingen kunt u bepalen hoe de processen optimaal verbeterd kunnen worden.

De 16 in kaart gebrachte processen worden niet tegelijkertijd geoptimaliseerd. In overleg met de opdrachtgever wordt er een keuze gemaakt en zijn er vijf processen geselecteerd. Dit zijn processen waarbij de verbeteringen tot het grootste resultaat leiden. Doordat de knelpunten, in stap 2 analyseren, zijn vastgesteld is de business consultant in staat om in een korte periode het verbeterpotentieel inzichtelijk maken. Met een combinatie van kennis van procesoptimalisatie (Lean) en de oplossingen die Docspro levert is het potentieel in kaart gebracht.

Op basis daarvan heeft de business consultant het nieuwe, verbeterde proces met de inzet van Robotic Process Automation (RPA) beschreven. Naast de inzet van virtuele medewerkers (RPA) is ook het proces efficiënter ingericht. Aangezien virtuele medewerkers op een andere manier kunnen werken dan de medewerkers op de afdeling. Het resultaat van het verbeterpotentieel was een business case voor de manager van de afdeling, welke in stap 4 presenteren gepresenteerd wordt. In stap 3 verbeteren worden de verbeteringen dus nog niet daadwerkelijk doorgevoerd, dit gebeurt in stap 5 transformeren.

Stap 4: presenteren

Na het in kaart brengen van het verbeterpotentieel krijgt u een presentatie met een gericht advies en mogelijkheden. Daarin worden uw doelstelling en strategie doorvertaald naar een concrete oplossing voor uw organisatie, afdeling of team om processen te optimaliseren.

Het management overtuigen van de kansen

Nadat het verbeterpotentieel inzichtelijk is gemaakt krijgt het managementteam een presentatie. Tijdens deze presentatie neemt de business consultant het managementteam mee in de uitgevoerde activiteiten en de opgestelde business case. De huidige situatie is besproken en er is aangegeven waar de knelpunten in het proces zich bevonden. Vervolgens is de nieuwe situatie besproken waarbij virtuele medewerkers worden ingezet om de werkzaamheden uit te voeren. Hier zijn ook de risico’s besproken welke bij de inzet van virtuele medewerkers komen kijken. Denk hier bijvoorbeeld aan medewerkers die zich zorgen maken om hun baan en niet willen meewerken aan de verandering. Ook het verhoogde rendement is gepresenteerd en er is aangegeven hoe deze bijdragen aan de te realiseren doelstelling van de afdeling.

De gevraagde investering voor de retailer bedroeg €80.000,00 en realiseert een verlaagde werkdruk bij de medewerkers met een besparing van maar liefst 5 FTE (!). Daarnaast werken de virtuele medewerkers 24 uur per dag, zijn ze 10 tot 100 keer sneller en maken ze geen fouten. De presentatie werd afgesloten met een samenvatting van de business case waar uiteengezet is wat er benodigd is om het gewenste resultaat te bereiken. Dit zijn onder andere de benodigde software, implementatiewerkzaamheden, opleidingen en het verandermanagement dat moet worden toegepast.