In dit artikel blikt Ed Steenhoek van Informed Group terug op de jaarlijkse conferentie van AIIM, de Association for Intelligent Information Management, die van 25 tot en met 27 april gehouden werd in New Orleans – The Big Easy.
Ed schrijft:
Om meteen maar met de deur in huis te vallen, de titel is niet een uiting van een pijnlijke of teleurstellende conferentie. In tegendeel. Het was een conferentie waar AI, Artificial Intelligence, in nagenoeg elke presentatie aan bod kwam. En ondanks alle controverse heeft OpenAI met ChatGPT wel wat los gemaakt.
Wie of wat is AIIM?
Misschien ken je AIIM niet en daarom een kleine introductie. AIIM is een vereniging van informatieprofessionals die volgend jaar 80 jaar bestaat. De doelstelling is het ondersteunen van haar leden op het gebied van kennis, kunde en visie met betrekking tot informatie. Onderdeel hiervan is ook de formele accreditatie als Certified Information Professional (CIP). De vereniging kent een beperkt aantal vaste medewerkers en leunt op expertise die wordt ingebracht via haar Board of Directors, haar Leadership Council en haar leden via speciale projecten zoals bijvoorbeeld de CIP Task Force voor het actualiseren van het CIP-examen.
Sinds 2023 is Tori Miller Liu de een nieuwe CEO. Een belangrijke stap die zij genomen heeft, is het tegen het licht houden van doelstellingen en werkwijze. In de Leadership Council van AIIM heb ik samen met de andere leden en de Board of Directors daarover van gedachten gewisseld. In de loop van 2023 zullen de resultaten daarvan merkbaar worden.
De AIIM Conferentie
De jaarlijks AIIM-conferentie geeft inzicht in de ontwikkelingen in het vakgebied, de ervaringen van leden in het werken als information professional en nuttige vaardigheden. AIIM volgt een vast formaat waarbij naast key-notes en presentaties van de sponsoren, er voldoende ruimte is voor experts uit het veld om hun verhaal te doen. De deelnemers kwamen uit 28 verschillende landen. De sponsoren zijn bekende namen zoals Microsoft, OpenText, IBM, Iron Mountain, AvePpoint en KnowledgeLake. Opvallend bij zowel de sponsoren als de onderwerpen van de sprekers, was het hoge Microsoft-gehalte. Of het nu ging om Information Governance, Information Security of Records Management, de kans was groot dat het qua techniek terug te voeren was op Microsoft. Toch waren er voldoende sessies waar de Information Professional op functioneel gebied wat kon leren. Zo was er een sessie over documenteren en over storytelling. Belangrijk onderdeel van de AIIM Conferentie is ook de interactie tussen de deelnemers. Sommige kennis-sessie zijn in de vorm van ronde-tafel gesprekken. Ook in de wandelgangen, de lunch en de receptie heerst er een zeer open sfeer en is iedereen geïnteresseerd in waar jij je zoal mee bezig houdt. Voor mij zijn deze gesprekken goud waard. Natuurlijk is de beleving van ons vakgebied in Nederland of Europa net even wat anders dan in de VS. Het zijn nuances. Geen fundamentele verschillen.
Sinds de COVID-19 pandemie ziet de wereld er anders uit. Dit jaar was het de tweede keer dat we weer fysiek bij elkaar waren. En dat is maar goed ook, want de beleving van de AIIM Conferentie werkt niet achter een beeldscherm. Het is ook terug te zien in het aantal deelnemers. Die is weer gegroeid.
De Nederlandse bijdrage
Sprekers waren er uit alle windstreken, dus ook uit Nederland. Er waren een co-presentaties van Shell over Information Maturity en Information Governance. Samen met IBM vertelde de Belastingdienst over de uitdagingen in het beheren van records die dagelijks met miljoenen toenemen. Dat komt mede omdat zij niet alleen de belastingen en toeslagen verwerken die we als burger wel kennen. Ook het binnen 5 minuten kunnen overschrijven van een kenteken en alle douaneformulieren die we als handelsnatie produceren, dragen daaraan bij. En uiteraard was er mijn eigen presentatie met de titel “Creating Excellent Customer Experiences with Rapid Development Under Governance”.
Het bleek voor velen een interessant onderwerp met voldoende eyeopeners en daarmee was mijn bijdrage binnen het thema Professional Skills geslaagd.
Opvallend
Natuurlijk was het leuk dat Shell aanwezig was met 20 personen vanuit hun wereldwijde organisatie. Opvallend waren wat andere zaken.
AIIM heeft weer een nieuwe versie van hun State of the Industry uitgebracht. Uiteraard vrij beschikbaar via AIIM of Informed Group. Een bijzonder feitje uit het rapport is dat nu ook onderzoek gedaan is buiten de eigen leden voor bijvoorbeeld het gebruik van informatie en data. Wat bleek? De information professional heeft het bij voorkeur over informatie. De buitenwacht noemt dezelfde ‘content’ juist data. Belangrijk dus om te kijken wie je gesprekspartner is zodat je de woordkeuze kan aanpassen.
Een andere conclusie uit het rapport was dat de focus voor het doen van Informatie Management dit jaar uit kwam op Customer Service. Het versloeg daarmee Costs & Productivity.
John Mancini, een zeer bekende naam binnen en buiten de AIIM-community, kwam nog met een andere wetenswaardigheid. Over het afgelopen jaar is binnen de VS 4x zo vaak naar Content Management en Records Management gezocht dan naar Information Governance. Die drie vallen vervolgens helemaal weg wanneer het zoeken naar voormalig president Trump wordt meegenomen (factor 25 tot 75 vaker). Sinds de publiekelijke beschikbaarheid van ChatGPT wordt daar sinds 5 maanden vervolgens 8x zo vaak naar gezocht. Een wetenschappelijk verantwoorde conclusie is wellicht niet mogelijk maar het is overduidelijk dat AI wat teweeg heeft gebracht.
Zoals gezegd was de rode draad in de conferentie toch wel AI. De gesprekken gingen zowel over de mogelijkheden als de gevaren ervan.
De AI dilemma’s
We staan aan het begin van een nieuwe revolutie die de wereld van Information Management hard raakt. En daarover zijn veel vragen en er is veel onzekerheid. De een is overtuigd dat de taak van Records Manager straks helemaal overgenomen is door AI. De ander durft dat niet aan. En laten we eerlijk zijn, het automatisch vernietigen van informatie aan het einde van haar levensduur, zonder menselijke tussenkomst, vinden we heel erg spannend en doen we liever niet. Maar als het volume informatie maar blijft toenemen, kunnen we dan nog wel anders?
Iets dergelijks speelt bij classificatie. Kan dat helemaal met AI? Of wat te denken van Capture? Een normale implementatie van een OCR project impliceert het hebben van een grote hoeveelheid voorbeelddocumenten om de OCR motor te leren herkennen welke informatie waar op het document staat. In Noorwegen dacht men dus dat het aanbieden van de nationale archieven om de Large Language Models van GPT te laten leren, nuttig zou zijn. Nou nee. Bedankt voor het aanbod, maar dat punt is AI al gepasseerd. We zijn aangekomen bij het moment dat er gewoon ‘garbage’ in kan gaan en er komt geen ‘garbage’ uit. AI snapt het allemaal zelf. Dit is dus een revolutie in de wereld van Capture. En besef wel dat hierbij zeker een nuance te maken is tussen wat AI kan en welke subset ChatGPT daarvan laat zien.
Dat wil niet zeggen dat er geen vragen zijn. Veel zelfs. Wat te denken van toegangsbeveiliging? Stel je mag niet bij bepaalde informatie en je stelt een vraag aan ‘Bing AI’. Krijg je dan een verknipt antwoord? Iets wat feitelijk onjuist is, want je mag blijkbaar niet alles weten. Zoiets van: je kind leert net rekenen, maar mag nog niet verder dan van 0 tot 9. Het optellen van 5 en 7 valt daarbuiten en dan is het antwoord 9? Want hoger mocht niet. Of wordt het antwoord: “Dat weet ik wel, maar daar ben jij nog te jong voor”. Iets wat we als mens ook toepassen in bijvoorbeeld de voorlichting aan onze kinderen.
Het moeten plaatsen van zo’n ‘Bing AI’ antwoord in een bepaalde context speelt met normaal zoeken natuurlijk ook. Dan krijg je ook niet alle resultaten en kun je daardoor als mens ook op het verkeerde been gezet worden. Dat zijn we echter gewend. Van AI verwachten we nu nog de waarheid…
En verder?
Was er dan niks dat alleen over Information Management ging? Natuurlijk wel… een beetje… Uiteraard waren er sessie over Information Governance, Records Management of migratie van merk A/B/C naar Microsoft. Maar dan alleen vanuit de gebruikersorganisaties. Alsof het afgesproken was, hielden de sponsoren zich keurig aan het consequent aanprijzen van hun AI-mogelijkheden. En dat is niet raar. Als leverancier moet je tenslotte een vraag creëren. Als er geen aanbod is van goede vleesvervangers wordt het erg lastig een verstokte carnivoor te overtuigen om af en toe vlees te laten voor wat het is.
De ‘Ed’-Talk
In de wandelgangen van Informed Group is mijn presentatie de ‘Ed’-Talk gaan heten. Een verhaal over het benutten van de technologieën die onderdeel zijn van hyperautomation waaronder ook Low-Code en content services. Een verhaal dat duidelijk maakt dat het realiseren van enterprise apps met een goede gebruikerservaring niet vanzelf komt. Zeker niet als er ongecontroleerd gebruik gemaakt wordt van de Citizen Developer. Met een aantal spraakmakende headlines uit de VS over fouten in Excel die schade van vele miljoenen tot gevolg hadden wordt geïllustreerd dat de Citizen Developer in potentie een tweede generatie Shadow-IT kan genereren. De marketing van enkele Low-Code/No-Code leveranciers ten spijt. Na afloop kwam iemand van de Federal Reserve naar me toe en gaf toe dat dit toch wel een enorme eyeopener was. Zij wilden juist die stap maken van Excel naar Low-Code maar hadden zich nooit gerealiseerd welke risico's er in Excel zaten en er dus wat extra governance nodig is. Mede gebaseerd op de foto’s die werden gemaakt van onze hyperautomation praatplaat is er ook duidelijk behoefte aan een goede discussie over hoe je tot een modern informatie management platform komt.
Ik ben ervan overtuigd dat die behoefte ook in Nederland bestaat. De eerste presentaties zijn al gepland.
De auteur Ed Steenhoek heeft 25 jaar ervaring in de branche en het is zijn passie om kenniswerkers te voorzien van een accurate en tijdige aggregatie van de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen. Naast manager van Informed & Connected, wat klanten een intelligente visie en strategie op het gebied van informatiebeheer biedt, leidt hij het Strategy Team bij Informed Group. Hij is bij AIIM lid van haar Leadership Council en de CIP Task Force voor het actualiseren van het examen Certified Information Professional.
