De nieuwe digitale werkplek

De voortdurende wereldwijde pandemie heeft het welzijn van werknemers onder een vergrootglas gelegd. Veel bedrijven hebben het werken op afstand moeten omarmen als ‘business as unusual’. Bedrijven hebben snel nieuwe digitale werkplekken moeten creëren waar werknemers op afstand zowel de juiste hulpmiddelen hebben om te communiceren en samen te werken, als zich gesteund voelen om de productiviteit op peil te houden.

Een nieuw rapport van Verizon Business, "Recreating Work as a Blend of Virtual and Physical Experiences", onderzoekt het effect van de recente toename van het werken op afstand. Daarbij bespreekt het de belangrijkste gebieden waarop bedrijfsleiders zich zouden moeten concentreren als ze hun organisatie aanpassen aan nieuwe manieren van. Het rapport, uitgevoerd in samenwerking met Harvard Business Review Analytic Services, is gebaseerd op de feedback van 1.080 wereldwijde bedrijfsleiders en werd uitgevoerd in mei 2020.

Succesvolle ervaringen voor het toekomstige werken

86 procent van de ondervraagde bedrijven ziet de digitale werkplek in de toekomst naast de fysieke werkplek bestaan, waarbij 78 procent verwacht dat de hoeveelheid werken op afstand zal toenemen. Deze toename betekent niet dat iedereen in de toekomst thuis zal werken. Organisaties zullen kiezen welke soorten werk en welke mensen fysiek aanwezig moeten zijn en waar het bedrijf met virtueel werk efficiënter en productiever kan werken.

Dit nieuwe inzicht is het resultaat van succesvolle ervaringen die zijn opgedaan in de beginperiode van de pandemie. 61 procent van de bedrijfsleiders meldt dat de kwaliteit van het werk op afstand gelijk is aan die van het werk op de fysieke werkplek. De voordelen van werken op afstand kwamen ook naar voren: 52 procent ondervond een verbeterde samenwerking; 57 procent zag een boost in de bedrijfsflexibiliteit en bijna de helft merkte een toename van de productiviteit op (44 procent).

Veel bedrijven profiteerden van het gebruik van samenwerkingstechnologie om hun productiviteit op peil te houden. Videoconferentie staat bovenaan de lijst (98 procent). Ook andere tools zoals het delen van bestanden (97 procent), instant messaging/chat (95 procent), andere samenwerkingsmethoden (bijvoorbeeld Slack of Teams - 88 procent) en cloud-gebaseerde samenwerking (85 procent) worden ook veel genoemd. Daarnaast was het gebruik van online interactieve training om medewerkers betrokken te houden bij hun eigen persoonlijke ontwikkeling van groot belang (85 procent).

Technologie gebruiken om een verschil te maken

Het rapport benadrukt ook dat bedrijven die een digitale werkplekstrategie hebben, steeds meer rendement uit hun investeringen halen dan bedrijven die dat niet doen. Zo zag 52 procent de productiviteit toenemen tegenover slechts 40 procent van de bedrijven zonder een dergelijke strategie. Om deze resultaten te bereiken, moeten bedrijven verder gaan dan enkel een beleid instellen voor thuiswerken om het nut en de doelstellingen van het programma, de aanpak van de organisatie en de manier waarop succes wordt gemeten, te definiëren. Het gebruik van technologie is een belangrijke onderscheidende factor in deze strategie.

De mogelijkheden van 5G-technologie werden gezien als meer dan alleen maar operationele basisverbeteringen om meer ingrijpende veranderingen te bewerkstelligen. Een vijfde (20 procent) van de respondenten zei dat ze met 5G werk kunnen doen dat ze nog nooit eerder hebben kunnen doen. 28 procent is van mening dat het nieuwe business-modellen mogelijk zal maken en meer waarde toevoegt aan hun zakelijke voorstellen. 41 procent van de ondervraagden verwacht dat 5G binnen twee jaar een realiteit wordt voor hun eigen organisatie. En dat dit de deur opent naar toepassingen die gebruikmaken van video van hogere kwaliteit en met lagere latency en augmented of virtual reality (AR/VR).

Het is niet verrassend dat beveiliging werd aangemerkt als een potentiële barrière die de digitale vooruitgang kan vertragen (35 procent). Echter, 86 procent van de respondenten gaf aan dat het belangrijk is om de beveiliging van gegevens aan te pakken om in de toekomst het meeste rendement uit hun digitale investeringen te halen.

Drie belangrijke aandachtsgebieden voor succesvol digitaal werk

Het rapport richt zich op drie belangrijke aandachtsgebieden voor het maximaliseren van digitale werkstrategieën in de toekomst:

  • Slimmer werken: COVID-19 heeft een wijdverbreid gebruik van video- en webconferenties afgedwongen. Slimme organisaties verhogen de efficiëntie door deze te integreren met samenwerkingstools zoals het delen van documenten, white boarding en notities zodat werknemers op afstand in real-time kunnen samenwerken. Maar ook door minder tijd te besteden aan vergaderingen en discussies om te zetten in opdrachten.
  • Prioriteit geven aan eenvoud en integratie: Om te zorgen voor een samenhangende, productieve digitale werkomgeving, moeten de tools eenvoudig te gebruiken zijn en naadloos integreren met andere productiviteits- en samenwerkingstools op de werkplek. Dit biedt werknemers een enkele, app-achtige ervaring voor alle tools die ze dagelijks gebruiken.
  • Veiligheid hoog in het vaandel houden: Mogelijke beveiligingslekken bestaan op pc's, apparaten, thuisnetwerken en apps van werknemers. Dit is een groeiend probleem nu steeds meer mensen op afstand werken. Beveiliging op enterprise-niveau stelt bedrijven in staat om fraude te identificeren en te voorkomen. Maar het zorgt er ook voor dat privégesprekken en -bijeenkomsten privé blijven. Bedrijven moeten ook overwegen om trainingen in beveiligingsbewustzijn voor eindgebruikers te implementeren, een beleid voor acceptabel gebruik dat de blootstelling van gebruikers aan bedreigingen beperkt, en een nieuw beveiligingsbeleid voor werken op afstand, zoals twee-factor-authenticatie.