Digitaal werken betekent ook digitaal vergaderen en communiceren

Na de verhuizing naar een nieuw onderkomen in Hengelo wilde GBTwente in de nieuwe werkomgeving alles ingericht hebben op digitaal werken. René Weusthuis, staffunctionaris I&A bij GBTwente: ‘Daaronder hoort bijvoorbeeld ook het digitaal vergaderen. Elke vergaderruimte is in overleg met en op advies van PCI Nederland (Hecla) nu voorzien van de juiste audiovisuele hulpmiddelen en in de kantooromgevingen zijn schermen voor infokanalen voor intern gebruik geplaatst.’ En toen kwam corona...

GBTwente is een zogenaamde Gemeenschappelijke Regeling (GR) die voor acht Twentse gemeenten en twee Achterhoekse gemeenten de WOZ-waarde vaststelt en alle gemeentelijke belastingen heft en int. Elk voorjaar gaan daarvoor zo’n 200.000 aanslagen de deur uit, printwerk dat is uitbesteed aan een bedrijf in Groningen. Daarnaast wordt zo’n 40 procent van de aanslagen via mijnoverheid.nl verwerkt. René: ‘Wij willen hier op ons eigen kantoor met de mensen die we hebben, zo’n 100 fte, bezighouden met de kern van onze taak: het op de juiste wijze verwerken en controleren van de gemeentelijke belastingen voor onze opdrachtgevers. Andere organisaties zijn beter in het faciliteren van bijvoorbeeld de output, zoals die 200.000 aanslagen. Daar hoeven wij ons dan niet mee bezig te houden. We leveren aan en zij verwerken. Ieder zijn specialiteit.’

Digitaal werken
Het ultieme doel voor GBTwente was zoveel mogelijk digitaal (en dus papierloos) werken. René: ‘Daarvoor hadden we bedacht dat - naast het uitbesteden van het printwerk - ook de vergaderfaciliteiten en de onderlinge communicatie zoveel mogelijk digitaal gefaciliteerd moesten worden. PCI Nederland (Hecla) heeft ons geadviseerd en geholpen met de AV-inrichting van het nieuwe kantoor, vergaderruimtes voorzien van moderne schermen, de centrale ruimte voorzien van een groot projectiescherm en alles met de juiste softwaretools om de doelstellingen te verwezenlijken. Daarbij hebben ze ons proactief advies gegeven en meegedacht over wat de beste oplossingen zouden zijn. Soms was dat anders dan wat we zelf hadden bedacht. Dat werkte heel prettig: zij hebben laten blijken over veel deskundigheid te beschikken en daar hebben wij nu van kunnen profiteren.’

Geen papieren hand-outs nodig
Digitaal werken betekende voor GBTwente onder meer dat de vergaderruimtes moesten worden voorzien van de middelen om bijvoorbeeld het printen van hand-outs voor elke vergadering te voorkomen. René: ‘Alle vergaderruimtes zijn daarom voorzien van een groot scherm waarop laptops kunnen worden aangesloten. Dan kan iedereen meekijken op het scherm en misschien wat aantekeningen maken voor zichzelf, maar er hoeven geen stapels papier te worden geprint voor alle deelnemers. Zo hebben we een behoorlijk aantal van die ruimtes en als je al die printjes bij elkaar optelt, loopt het nog aardig op. Deze schermen voorzien dus echt in een middel om digitaal vergaderen en digitaal werken optimaal te faciliteren.’

Projectiescherm in centrale ruimte
Voor de centrale cursusruimte in het ruim opgezette nieuwe kantoor in Hengelo geldt eigenlijk hetzelfde. ‘Daar is een groot projectiescherm geplaatst met de juiste software en geluid (Clickshare met Bose). Voor alle deelnemers is daarmee letterlijk en figuurlijk een helder beeld te krijgen van hetgeen wordt gedoceerd’, aldus René. Zo ook voor de interne communicatie. ‘Binnen het kantoor hebben we op diverse plaatsen schermen hangen voor infokanalen. Die worden gevoed via narrow casting met informatie die ofwel noodzakelijk dan wel interessant is voor de medewerkers, ofwel gewoon aardig om te weten. Zo blijft iedereen heel snel en eenvoudig op de hoogte van wat er speelt binnen (en buiten) de organisatie.’

Bewezen technologie en - partner
Voor GBTwente was het belangrijk dat ze konden terugvallen op een instrumentarium en een partner die zich al hadden bewezen. Er mocht bij de aangedragen oplossingen bijvoorbeeld geen sprake meer zijn van kinderziektes die er nog uit moesten en de partner moest wel (bewezen) deskundig zijn en ervaring in vergelijkbare projecten hebben. René: ‘Tijdens het selectieproces hadden we een aantal partijen uitgenodigd om onze situatie te komen bekijken en hier vervolgens een plan voor te maken. Het eigen initiatief van PCI Nederland (Hecla) leidde deels tot verrassende oplossingen. Zij brachten ideeën aan die wij niet van tevoren hadden bedacht, maar die wel een duidelijke meerwaarde voor onze organisatie betekenden. Zoals bijvoorbeeld het advies om in de kantine twee tv’s in plaats van één groot scherm te plaatsen. Die twee tv’s maken ons een stuk flexibeler in gebruik tegen lagere kosten. Voeg daarbij dat de prijs van het hele project ons aangenaam verraste en het pleit was snel beslecht.’

En toen kwam corona…
Al die voorzieningen maakten dat de medewerkers van GBTwente behoorlijk goed waren voorbereid op ‘het digitale kantoor en digitaal werken.’ Toen de lockdown kwam en ook GBTwente zoveel mogelijk vanuit huis moest gaan werken, was de organisatie in ieder geval goed ingespeeld op de nieuwe situatie. René: ‘Zoiets is natuurlijk nooit te voorspellen. Maar ik ben wel blij dat we, doordat we al grote stappen op weg naar digitaal werken hadden gezet, snel konden inspelen op de nieuwe situatie. Natuurlijk kwamen er nog wel wat aanpassingen bij, maar dat geldt voor alle organisaties. Of straks de medewerkers weer terug op kantoor komen, of dat ze ervoor kiezen om meer thuis te werken, iedereen blijft voorzien van de juiste middelen en de juiste (interne) informatie. We zijn overigens nog steeds bezig met ontwikkelingen die (meer) digitaal werken mogelijk maken, zoals het optimaliseren en faciliteren van het gebruik van mijnoverheid.nl. De uitdaging zit in het afschermen van de gevoelige informatie, maar ook daar vinden we passende oplossingen voor. Daar ben ik van overtuigd. Net zozeer als ik overtuigd ben dat we met PCI Nederland (Hecla) een betrouwbare en deskundige partner in huis hebben gehaald die ons op de goede weg heeft gezet en ons daar ook kan houden.’