Drie manieren om inkomende facturen te verwerken – welke is het best?

Piotr Jagiello is consulting director bij Comarch en helpt ons met een inkijkje in verschillende technieken om inkomende facturen te verweken. Daarmee zouden we moeten kunnen bepalen welke de beste manier is.

Hoe staat het met de markt voor documentuitwisseling?

Denk eens aan al het papierwerk waarmee nog altijd veel bedrijven worstelen. Bedenk meteen eens hoeveel; problemen dat papierwerk met zich meebrengt. Wanneer je honderden, misschien wel duizend ongestructureerde facturen per dag uitstuurt en/of ontvangt gaan er zaken m is. geen twijfel over. Een sommige van die missers kosten veel geld, tijd en energie om te herstellen – ook geen twijfel over. Tenslotte hoeft maar één persoon van de afdeling financiën op vakantie te gaan en een factuur (of een paar facturen) te vergeten en er is een obstakel: ‘Houston we have a problem!’

Papieren facturen gaan makkelijk verloren. Of ze zijn verbeten op het moment dat ze bij de juiste persoon terecht komen en de toeleverancier wordt boos als hij wordt geconfronteerd met meer werk in plaats van geld.

Er zijn bedrijven die dit proberen op te lossen, echter het blijkt maar al te vaak dat het een nog grotere misser wordt. Ook zijn er bedrijven die de controle helemaal kwijt raken en het bedrag van één factuur twee keer overmaken. Of helemaal niets overmaken. Anderen proberen met een platform voor documentuitwisseling het probleem op te lossen, ze zetten daarbij verschillende grenswaarden in voor facturen om vervolgens de draad helemaal kwijt te zijn met alle problemen van dien, inclusief fraude.

Gelukkig zijn er tegenwoordig manieren om al deze problemen en uitdagingen aan te pakken. Maar je kunt ook alvast beginnen met wat verbeteringen aan te brengen in je factuurproces en binnen je netwerk van toeleveranciers. Tegelijkertijd bouw je zo een sterkere relatie op met die partners. Natuurlijk is de ene technologie-oplossing beter dan de andere. De vraag die we nu proberen te beantwoorden is: welke van de opties is de beste?

Optical Character Recognition (OCR)

De eerste en waarschijnlijk meest populaire manier/technologie is die van OCR: informatie van documenten extraheren door middel van een software engine die de karakters herkent en omzet naar computercode. OCR kan relatief eenvoudig informatie van papier, pdf- en andere factuurformaten afhalen en die data vergelijken met en controleren aan de hand van de beschikbare masterdata in de systemen. OCR kan ook (deels) het proces automatiseren en daarmee versnellen en met minder fouten. Het is niet verwonderlijk dat deze methode zo populair is. Toch heeft OCR haar beperkingen. Bijvoorbeeld: je weet nooit voor 100% zeker dat de data goed is herkend en daarmee ook goed is verwerkt. Als er twijfels zijn moet die (veelal handmatig) worden gecontroleerd: vergelijk de digitale versie met die op het aangeleverde document staat. Zonder controle sluipen er fouten in. En als er fouten in zetten moeten die door iemand worden gecontroleerd en hersteld, ofwel in de OCR fase (opnieuw uitlezen en de verschillen controleren) ofwel, nog erger, handmatig op het moment dat de afdeling Financien al bezig is.

Je moet je realiseren dat OCR misschien op de langere termijn wel duurder is dan sommige van de oplossingen die we nog nader zullen uitwerken. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de problemen die ontstaan bij documenten in een andere taal, specifiek bij de talen die van rechts naar links gaan (in plaats van zoals bij ons van links naar rechts). Die worden in veel gevallen niet door OCR ondersteund.

Dus samenvattend lijkt het alsof OCR datgene heeft wat nodig is om het probleem op te lossen, maar het is net niet helemaal optimaal.

We kijken nog even verder…

E-Invoicing (elektronisch factureren)

Deze optie spreekt voor zich. Deze methode maakt gebruik van een datamanagement systeem of portaal voor de uitwisseling van elektronische facturen in het vastgestelde formaat. Geen papier = geen grote problemen meer. De meeste data-uitwisselingsprocessen zijn geautomatiseerd, de data is veilig opgeslagen en je kunt er bij wanneer je wilt. Je bent er bovendien van verzekerd dat de ontvanger altijd zijn elektronische factuur krijgt.

Het is u vast al opgevallen dat in veel landen (in ieder geval al in Europa) regelgeving van kracht is geworden waaraan elektronisch factureren – in ieder geval met de overheid - moet voldoen. Veel bedrijven maken al gebruik van deze methode en ondersteunen elektronisch factureren, wetende dat een digitaal kanaal het leven een stuk makkelijk er maakt. Het ligt daarom in de lijn der verwachting dat deze manier van factureren ook binnen het ‘gewone’ bedrijfsleven op gang gaat komen.

Vanwege deze ‘elektronische factureer’-revolutie werken overheden heel hard aan het ontwikkelen en introduceren van hun elektronische factuur-portalen en documentstandaarden. Dat betekent overigens niet dat er geen alternatieven zouden zijn. Leveranciers zoals Comarch hebben systemen ontwikkeld die automatisch facturen kunnen valideren, verwerken wen omzetten naar elk willekeurig ander formaat zolang het maar aan de geldende wet- en regelgeving voldoet. Dus daarmee kunt u uw inkomende en uitgaande factuurprocessen ook stroomlijnen.

Het is belangrijk om aan te geven dat met elektronisch factureren het bijna niets kost om uw partners mee te nemen in dat proces. Terwijl het wel uw relatie met doe ketenpartners sterk kan verbeteren.

Als er al een probleem is met elektronisch factureren dan zou ik zeggen dat dat te maken heeft met de acceptatie van één standaard documentformaat per land. Waarom? Omdat sommige misschien niet overeenkomen met die van uw ketenpartners. Elektronisch factureren werkt dus alleen als alle partners met hetzelfde formaat en volgens dezelfde regels werken.  Dus de vraag is opnieuw: is er nog een betere manier? Je zou denken van wel.

Electronic Data Interchange (EDI)

De derde en laatste methode voor het herkennen en uitwisselen van factuurdata die we hier behandelen is die van Electronic Data Interchange (EDI) met gebruikmaking van een EDI systeem. Met EDI krijgt u de hoogste kwaliteit data. Met andere woorden, u kunt ervan verzekerd zijn dat de documenten die u stuurt of ontvangt volledig in lijn zijn met de randvoorwaarden van uw zakenpartners. Ook wordt EDI verondersteld de goedkoopste optie te zijn (op de lange termijn) als we deze drie opties uit het artikel met elkaar vergelijken.

Om EDI goed te laten werken moeten zakenpartners één eenduidig communicatiekanaal kiezen (zoals bijvoorbeeld sFTP, AS2) en ook een eenduidig documentformaat (bijv. XML, flatfile, IDoc). Typisch, een van de partners kiest het formaat dat de ander aangeeft of beiden kiezen een industriestandaard formaat. Wat EDI nog extra mooi maakt is dat het ook bijlagen in een gestructureerd formaat (Excel, .csv, of flatfile) kan verwerken en valideren.

Het kan even duren om partners mee te krijgen en de opstart lijkt misschien wat prijzig, maar zoals we al meldden, op de langere termijn is EDI de goedkoopste. Dus je kunt gerust denken aan een EDI systeem als een rendabele investering voor de toekomst. En als u geen lokale implementatietrajecten wilt, is er altijd nog de webversie als optie.

Al met al krijgt u met EDI de voordelen van een modern elektronisch factureerplatform en nog veel aanvullende voordelen. Een EDI systeem is dus de beste optie voor grotere bedrijven of bedrijven met grotere hoeveelheden facturen.

En de winnaar is….

EDI. Moet haast wel. Als je de robuustheid, betrouwbaarheid, veiligheid en innovatieve aspecten in ogenschouw neemt kun je naar ons idee geen betere keuze maken. Natuurlijk maakt dat OCR of elektronisch factureren niet tot minderwaardige oplossingen. Het hangt uiteindelijk helemaal af van de behoefte, het budget en de randvoorwaarden van de organisatie af.

Het moet echter worden gezegd dat zelfs het beste systeem geen wonderen kan verrichten wanneer de processen en data bi u en/of uw ketenpartners niet op orde zijn. Daarom is het verstandig om, voordat u start, eerst een gestructureerde vorm van communicatie met uw partners optuigt; stel regels vast die u helpen om de werkprocessen en documentstromen te stroomlijnen. En verzeker u ervan dat het goede regels zijn – het succes van uw onderneming hangt er immers van af.

Piotr Jagiello
consulting director
Comarch