e-Factureren levert grote voordelen, maar loopt geen storm

Veel organisaties zitten volop in de digitale transitie. De coronamaatregelen zullen daar ongetwijfeld nog wat meer druk op zetten, want wie bijvoorbeeld wil thuiswerken, moet wel kunnen beschikken over de juiste middelen en informatie. Factuurverwerking aan de hand van e-facturen is in dat licht bezien eveneens een cruciaal onderdeel in een meer digitale bedrijfsvoering en zou dus een belangrijke bijdrage kunnen leveren in meer digitaal, betere kwaliteit, hogere effectiviteit en grotere efficiency.

Maar het fenomeen e-factureren is nog niet zo ingeburgerd als Nick van den Berg (e-invoicing consultant bij Comarch) graag zou zien. ‘Ik begrijp niet waarom met name grote(re) organisaties daar niet sneller stappen in zetten.’

 

Never waste a good crisis… Maar in Nederland zijn ondernemingen niet altijd direct de voorlopers als het gaat om snel anticiperen op ontwikkelingen. ‘Wij zijn zeker niet de laatste die nieuwe ontwikkelingen adopteren, maar om nu te zeggen dat we de eerste zijn…’

Nick van den Berg is dagelijks bezig met het adviseren van (met name grotere) organisaties om stappen te zetten naar een effectievere en efficiëntere manier om het hele factuurverwerkingsproces, zowel inkomend als uitgaand, te optimaliseren. ‘Je zou denken dat met de wetgeving in Nederland er wel wat sneller stappen richting e-facturering gezet zouden kunnen worden. Maar dat is dus niet het geval. Het is eigenlijk heel tegenstrijdig. Die grote organisaties, ook de grote overheden, stellen wel dat toeleveranciers via e-facturen hun leveringen moeten declareren, maar andersom gebeurt dan ineens niet of veel minder. Diezelfde organisaties sturen naar hun zakenpartners nog nauwelijks e-facturen. Dat is toch gek? Waarom vraag je dat wel van je toeleveranciers, maar doe je het vervolgens zelf niet?’

Nog veel papier en pdf

Onderzoek (onder meer van het CBS) wijst uit dat het leeuwendeel van facturen via papier of via de mail met een pdf als factuur wordt gedaan. Van den Berg: ‘Papier is natuurlijk helemaal dramatisch. Dat is niet alleen lastig in de verwerking, maar levert ook nog eens een grote(re) kans op fouten in de verwerking want die moet je gewoon als medewerker handmatig invoeren. Of je gaat ze eerst digitaliseren en vervolgens via allerlei herkenningstechnieken (semi-)geautomatiseerd verwerken. Dat scheelt in ieder geval al heel wat tijd en kosten. Maar het is zoveel eenvoudiger om een e-factuur te hanteren. Althans, het is niet eenvoudig om het systeem in te richten en operationeel te maken, maar eenmaal opgezet scheelt het veel tijd, moeite, fouten en dus geld.’

Waarom zoveel papier?
Van den Berg begrijpt niet waarom er nog zoveel papier of ‘digitaal papier’ (een pdf) wordt gebruikt. ‘Zijn we nu zo conservatief in Nederland? Ligt het aan het behoudende karakter de mensen die in dit marktsegment en met deze toepassingen werken? In veel van de gevallen wanneer je vraagt naar de reden van die terughoudendheid hoor je argumenten die wijzen op twijfels over veiligheid en betrouwbaarheid. Dat is onterecht. Met e-facturering is het factuurproces en de hele afhandeling ervan een stuk veiliger zelfs. Het gaat met VPN, met login ID’s en is dus niet ‘zomaar’ te gebruiken/misbruiken door onbevoegden. Er zijn wel gevallen in de markt bekend waar met de meer traditionele manier van facturen sturen (een pdf per mail) waarbij grote bedrijven voor miljoenen euro’s zijn benadeeld. Simpelweg omdat ze geen goede controle hadden op de inkomende factuur, waar die vandaan kwam, waarvoor die was bedoeld en wie het had geregeld en/of goedgekeurd. Dan kan het zomaar zijn dat zo’n factuur wordt betaald onder het mom van ‘zal wel goed zijn’. Dat is met e-facturering beter en veel veiliger af te schermen. Aan de e-factuur zitten automatisch alle cruciale gegevens gekoppeld over de leverancier en de levering, inclusief een validatieproces. Er is bovendien meer inzicht in het verloop van het proces. Er kan daarmee meer managementinformatie worden gegenereerd uit de afhandeling van het proces en daarmee dus efficiënter worden aangestuurd. Processen kunnen, en moeten ook, beter op elkaar worden afgestemd.’

Verschillende methoden
Er zijn meerdere manieren om met e-factureren bezig te gaan. Van den Berg; ‘Het kan met het genereren van een e-factuur vanuit een boekhoudpakket. De meeste pakketten kunnen dat standaard. Er wordt alleen nauwelijks gebruik van gemaakt. Daarnaast kun je gebruik maken van een gespecialiseerde serviceprovider die je een dienstverlening aanbiedt. Dan betaal je in de regel voor die diensten per verwerkte factuur. En ten slotte zijn er nog de portalen waar e-facturen tussen partners kunnen worden afgehandeld, zoals SimplerInvoicingen het Digipoort van de Rijksoverheid.

Snellere afhandeling, dus sneller betaald
Het grote voordeel van e-facturering is volgens Van den Berg – naast de efficiency voordelen – dat leveranciers sneller betaald kunnen krijgen. ‘Als onderneming heb je daardoor beter inzicht in bijvoorbeeld alle geldstromen en je liquiditeit. Dat is belangrijk voor een onderneming: het draait immers om betrouwbaarheid, veiligheid en continuïteit. Hoe beter je factuurproces is ingeregeld, hoe groter de kans op succes voor de onderneming. Het is echt een cruciaal onderdeel van een onderneming en premier Mark Rutte zei het laatst bij een van de Tweede Kamer debatten ook al: het zou mooi zijn als er meer per e-factuur wordt gedaan, dat gaat sneller, biedt meer controle en heeft dus voordelen voor alle partijen. Dat leidde direct tot meer aandacht voor het fenomeen e-factuur. Maar of dat blijvend gaat zijn… Het zou echter mooi zijn als diezelfde overheid als grootverbruiker bijvoorbeeld dit traject eens een flinke push zou geven. Dat geldt overigens ook voor die grote ondernemingen als Unilever, Procter & Gamble, Ahold etc. Daar zitten natuurlijk de grootste mogelijkheden en voordelen, maar als zij dan ook hún klanten gaan voorzien van e-facturen, komen we misschien nog ergens. Het grootste deel van het MKB heeft vooralsnog echter geen idee waar het over gaat en dat is eigenlijk wel een grote gemiste kans.’

Om duidelijk(er) te maken waar de kansen liggen om met e-facturen te gaan werken heeft Comarch een whitepaper gemaakt. Ook organiseert Van den Berg met Comarch binnenkort een webinar waar alles nog eens helder uit de doeken wordt gedaan aan de hand van een klantcase met Agfa Gevaert. Dat webinar vindt plaats op 14 mei om 15:00.
Registreren
 

Beluister de podcast