Een contract is de start van iets nieuws

Je ontkomt er als organisatie haast niet aan: digitale transformatie. Over het algemeen werpt het z’n vruchten af en menig bedrijf ziet de voordelen al terug op de balans. Echter, het blijft lastig om het proces vanaf het begin goed te laten lopen. Juist het begin is cruciaal want het zet de toon en geeft de richting aan van wat je wilt bereiken. Uit ervaring zie ik vier belangrijke criteria om te toetsen of het doel behaald is: staat de klant centraal, is het digitaal en zonder papier, is het geautomatiseerd van end-to-end, en is het beschikbaar op verschillende platformen.
 

Luidt het volmondig “ja” bij alle criteria, dan is de volgende stap het bepalen van de bedrijfsdivisies die als eerste worden getransformeerd. Uit DocuSign onderzoek blijkt dat het proces rondom het sluiten van contracten bij veel bedrijven toe is aan vernieuwing. Denk daarbij aan de verwerking van offertes, contracten en officiële brieven.

Forrester onderzoek toont dat bijna de helft van de bedrijven deze belangrijke activiteiten nog steeds handmatig doen. Dit betreft onder andere het printen, tekenen en weer scannen van documenten. Stiekem zijn deze activiteiten ontzettend tijdrovend en hebben ze daardoor direct invloed op de dagelijkse gang van zaken. Zo blijkt uit DocuSign onderzoek onder 605 bedrijfsleiders van bedrijven met een minimum van 250 werknemers. Van de ondervraagden geeft 46% aan ooit een vertraging op te hebben gelopen met de start van een project vanwege de manuele processen, 42% vertraging heeft gehad met het erkennen van inkomsten en 39% last heeft gehad van onnodige print- en postkosten. Gezien de cruciale rol van contracten voor het behouden, maar ook groeien, van een bedrijf, is het daarom de uitgewezen bedrijfsdivisie om te innoveren.

Schappen gevuld en leningen verstrekt
Een bedrijf waar innovatie centraal staat is Unilever. Met producten in zo’n 190 landen is procurement een complexe zaak voor de Nederlands-Britse multinational. Het verouderde contractproces bestaande uit het gebruik van verschillende Office-producten, mailen, printen, scannen en faxen, paste niet meer goed bij hun visie. Het bedrijf verdiepte zich daarom in de voordelen in het automatiseren en digitaliseren van het contractproces. Met de implementatie van een Contract Lifecycle Management (CLM) systeem heeft Unilever inmiddels al meer dan 9.000 contracten efficiënter kunnen verwerken. Met CLM zijn bedrijven instaat het gehele proces van een contract – van het opstellen tot het tekenen en accorderen – systematisch en digitaal uit te voeren met maar één systeem. Bij Unilever gaat het proces daarom nu maar liefst twee keer zo snel dan voorheen. Bovendien zijn meer dan 4.000 van deze contracten automatisch gegenereerd door middel van minimale, maar belangrijke informatie van de aanvrager. Het systeem kan dit dan verwerken in documenten in het Engels, Spaans, Portugees of Indonesisch.

Een CLM-systeem is niet alleen fijn voor een bedrijf, maar ook voor zijn klanten, zo toont OakNorth. Het is momenteel een van de snelst groeiende fintech bedrijven dat onder andere leningen biedt aan MKB-bedrijven. Het bedrijf is dan ook erg afhankelijk van de snelle en betrouwbare afhandeling van contracten. Door middel van een CLM-oplossing met eSignature dat geïntegreerd is met het bestaande CRM-systeem, verloopt het proces vele malen sneller. Hierdoor kunnen klanten sneller hun lening afsluiten, wat de klanttevredenheid ook ten goede komt. Daarnaast maakt het digitale proces het bedrijf efficiënter en geeft het beter inzicht in de velen contracten, die via een database toegankelijk zijn.

Een waardevolle investering
Uit het Forrester onderzoek blijkt dat de ROI van een digitale oplossing voor contractverwerking zo’n 117% is. Dit betekent dat een investering van €150.000 in het moderniseren van deze processen kan leiden tot een voordeel van €325.000 over een periode van drie jaar.

Digitale transformatie vereist een grootschalige aanpak om ervoor te zorgen dat nieuwe processen goed op elkaar aansluiten. Dit betekent niet dat het proces per definitie moeilijk hoeft te zijn. Door te investeren in technologische oplossingen die die vier criteria omarmen (de klant staat centraal, het is digitaal en zonder papier, het is geautomatiseerd van end-to-end, en het is beschikbaar op verschillende platformen) kunnen bedrijven de uitdagingen aan en digitale transformatie tot een succes maken.

Door Kirsten Wolberg, Chief Technology & Operations Officer, DocuSign