Een gezonde digitale transitie bij ministerie van VWS

Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft al in 2006 het volledig digitaliseren van de documenthuishouding in gang gezet. Gedurende de eerste jaren stond voorbereiden, plannen maken en besluitvorming op het programma. Daarna zijn de eerste daadwerkelijke stappen gezet waarbij is uitgegaan dat digitalisering van de documenthuishouding, via de daaraan gekoppelde processen, onderdeel is van het primair proces. Allereerst is alleen met het proces ‘Beantwoorden kamervragen’ ervaring met digitaal procesmatig werken opgedaan. Half 2011 is dit proces succesvol in productie genomen.

Het interviewteam en hun mascotte

Het interviewteam en hun mascotte

(door Benedict Bohm en Shirley Bodegraven)

De volledige digitalisering is vervolgens in 2012 door een aantal politieke besluiten en de daaruit voortvloeiende tijdelijke verhuizing van VWS in een stroomversnelling gekomen. De doelstelling hierbij was uiteindelijk volledig digitaal (papierloos) te gaan werken. ‘Deze doelstelling sloot naadloos aan bij het kabinetsbesluit met betrekking tot een 100% digitale overheid dat in 2015 gerealiseerd moest zijn’, benadrukt Arnold van Rijn, die het gehele traject als programmamanager/projectleider heeft begeleid. ‘Het primaire doel was de stroom documenten, ontstaan en gebruikt binnen beleidsprocessen, ‘papierloos’ te maken’, vult Arnold aan.

Dit artikel gaat in op de gevolgde stappen, uitdagingen en resultaten van de Digitale Transitie die VWS heeft doorgemaakt. Hieruit zal vooral blijken dat digitale transitie een traject is van een lange adem, dat met de groeiende technische mogelijkheden nieuwe kansen en uitdagingen biedt op technisch, projectmatig en organisatorisch vlak.

Programma digitalisering VWS 2012 -2015

Met de start van het programma Digitalisering VWS werd in de periode van maart 2012 – april 2013 een grote stap gezet in de digitale transitie binnen VWS. Dit betrof zowel systeemtechnische als organisatorische veranderingen. Na 2015 is deze digitale transitie verder doorgezet met aanvullende configuraties en de doorontwikkeling van de digitale ondersteuning in de applicatie Marjolein.

Het programma digitalisering VWS 2012 – 2013 bestond uit 4 deelprojecten:

  1. Project opgeruimd verhuizen
  2. Project papierarm blijven
  3. Project digitalisering
  4. Project transitie (werkzaamheden) DIV-medewerkers

De verhuizing naar het nieuwe kantoor van VWS bracht een verdere versnelling in digitaal werken met zich mee. Om een tussentijdse tijdelijke verhuizing mogelijk te maken en het Nieuwe Werken na de verbouwing te ondersteunen was het noodzakelijk zo papierarm mogelijk te verhuizen. Deze efficiency slag heeft onvermijdelijk ook organisatorische gevolgen gehad voor DIV-medewerkers. Voor hen is een transitietraject in gang gezet met als doelstelling deze medewerkers van werk-naar-werk te begeleiden; eventueel bij andere organisaties. Een beperkt aantal medewerkers is omgeschoold naar Digi-DIV’ers.

De projecten ‘Opgeruimd verhuizen’ en ‘Papierarm blijven’ hadden als doel de organisatie te ondersteunen bij het wegwerken van de grote hoeveelheden papieren archieven en voor te bereiden op de fase waarin VWS vooral papierarm moet gaan werken.

Naast de verandering naar digitaal werken vond ook op het gebied van projectmatig werken de eerste transitie plaats naar het werken volgens de SCRUM aanpak. Hierbij is gekozen voor een sprintritme van 4 weken waarbij Arnold van Rijn als programmamanager samen met vertegenwoordigers van de deelnemende organisatie onderdelen en proceseigenaren de product-owner rol heeft ingevuld.

Digitalisering betekent een andere manier van werken voor zowel de medewerkers binnen het primaire proces als die van ondersteunende afdelingen. Om deze ingrijpende verandering goed te begeleiden is ondersteuning van een verander-/implementatiemanager ingeroepen. De nadruk hierbij is gelegd op bewustwording van wat de verandering betekent, het creëren van betrokkenheid én het samen met de doelgroepen (kwartiermakers en eindgebruikers) vormgeven van het communicatie traject. Het welslagen van deze activiteiten werd door de stuurgroep terecht beschouwd als een ‘kritische succes factor’.

Net zoals bij een aantal andere departementen is binnen het Ministerie VWS ‘IBM FileNet’ als applicatie voor het digitale werken ingericht. De applicatie heeft de naam Marjolein gekregen. De naam Marjolein is bewust gekozen om afstand te nemen van namen als ‘DigiDit’ of ‘DigiDat’, aldus Rowina Marhe destijds medewerker van de afdeling service desk applicaties. Zij benadrukt dat de naam weergeeft dat het een applicatie is die ontwikkeld is dóór en vóór medewerkers.

Marjolein bevat de volgende kernfuncties:

  • Dossiergericht werken: De mogelijkheid om dossiers aan te maken binnen een voor de organisatie vastgestelde structuur gekoppeld aan de wettelijke bewaar- en vernietigtermijnen. Binnen de dossiers kunnen document en/of zaken worden opgeslagen
  • Zaakgericht werken: De mogelijkheid om volgens een generiek procesmodel stukken af te handelen binnen de stappen registreren, behandelen, Paraferen (geheel digitaal en Verzenden (handmatige ondertekening en verzending)

Het invoeren van een nieuwe applicatie vergde naast de inzet van ontwikkelaars ook ruime inzet vanuit de organisatie. ‘In eerste instantie gebeurde dit om de inrichting goed aan te laten sluiten op de wensen en eisen van de organisatie, maar niet in de laatste plaats deden we dit ook om het gebruik en de inbedding van Marjolein perfect te laten aansluiten op onze dagelijkse processen’ legt Arnold uit. Hij vervolgt ‘Er is daarom ook veel aandacht besteed aan de begeleiding van de organisatie bij deze transitie naar digitaal werken. Als eerste is het Secretariaat opgeleid, vervolgens de rest van de organisatie. De grootste verandering voor medewerkers was dat een groot deel van werkzaamheden nu zelf uitgevoerd moest worden. Zelf printen en doorsturen voor goedkeuring i.p.v. gefaciliteerd door het Secretariaat, was even wennen. Met behulp van trainingen voor alle medewerkers en het gebruiken van ‘floorwalkers’ voor directe ondersteuning na de ingebruikname is veel aandacht besteed aan een vlekkeloze inbedding binnen de organisatie’.

Na de tijdelijke verhuizing in 2013 is doorontwikkeld aan de functionaliteit binnen Marjolein, maar is ook de ondersteuning aan de organisatie verder vormgegeven. Denk hierbij aan de begeleiding van directies bij het uitvoeren van hun processen binnen Marjolein en aan het verder vormgeven van een Service desk en het borgen van de betrokkenheid door het aanstellen van Marjolein coördinatoren per directie. Het vanuit Functioneel beheer verzorgen van de opleiding van nieuwe medewerkers in het gebruik van Marjolein is een vaste dienstverlening geworden, dit mede om het papierarm werken te blijven stimuleren.

Naast digitaal werken met een generieke procesgang ontstond de behoefte om meer processen, naast ‘beantwoorden Kamervragen’ gestructureerd te ondersteunen. In 2013 is daarom ook gestart met een bredere ondersteuning van de processen. Op dit moment worden al 18 processen gestructureerd ondersteund met specifieke gegevens, sjablonen en parafenroutes. Bijvoorbeeld het wetgevingsproces en de processen rond de begrotingsbesprekingen in de tweede kamer in het voor- en najaar.

Ondertussen heeft Marjolein haar waarde voor VWS dubbel en dwars bewezen. Ook de minister is onder de indruk van de snelheid waarmee bijvoorbeeld binnen de begrotingsprocessen binnen de gestelde termijn 100-600 Kamervragen door de ‘ambtelijke’ processen worden geleid. Niets raakt zoek, alles is in alle versies vindbaar.

Alles wat besluitvorming nodig heeft moet nu via Marjolein. Vanaf niveau MT (afdelingshoofd en hoger) wordt digitaal geaccordeerd (ook mobiel is mogelijk). Bewindspersonen ondertekenen om formele redenen nog handmatig, waarna documenten snel gescand en opgeslagen worden binnen het digitale dossier.

Programma Modernisering ECM-platform VWS 2015 -2018

Een uitdaging waar alle organisatie mee te maken hebben is de levensduur van de ondersteunende applicaties die worden ingezet bij het digitale werken. Software wordt vernieuwd met nieuwe mogelijkheden als voordeel, maar als nadeel loop je aan tegen de noodzaak bestaande applicaties aan te passen’ legt Arnold uit. ‘Binnen VWS kwam deze noodzaak ook naar voren. Dit heeft geleid tot de start van een nieuw programma om de continuïteit van de ondersteunende applicaties te borgen’ vult hij aan. Aangezien de onderliggende software voor Marjolein ook wordt ingezet bij de ondersteuning van de subsidieprocessen is gekozen voor een gezamenlijk traject met als doel functies als dossiervorming, zoeken en procesondersteuning generiek aan te bieden.

Dit betekende wel dat naast het beleidsdepartement ook de proceseigenaar van het subsidieproces betrokken raakte. Dit is vormgegeven in een Product owner overleg bestaande uit meerdere personen. Het ontbreken van één product owner had namelijk als gevolg dat besluitvorming binnen het agile werken soms vertraging opleverde.

Een ander aandachtspunt dat bij meerdere departementen speelt is de vermeende noodzaak van het hebben van een eigen applicatie voor het digitale werken. Processen binnen de kerndepartementen zijn echter voor een groot deel gelijk. Hierbij kan gedacht worden aan het proces rondom Kamervragen, Burgerbrieven en Wetgeving. Tijdens de start van het programma is de overweging meegenomen een oplossing van een ander kerndepartement over te nemen versus het zelf moderniseren van Marjolein. In wezen is dit vraagstuk voornamelijk een organisatorisch vraagstuk, technisch zou één van de oplossingen ingezet kunnen worden. Op het gebied van werkwijze en de mate van procesondersteuning is de uitdaging echter groter. Dit laatste heeft dan ook de doorslag gegeven in het besluit de eigen applicatie Marjolein te moderniseren.

Het gezamenlijke programma Modernisering ECM platform-VWS had als doelstelling dat het technisch inrichten van de nieuwe generieke basis:

  • minimaal de kwaliteit en continuïteit van de huidige informatievoorziening garandeerde;
  • het beheer upgrade bestendig, organisatie- en procesonafhankelijk was;
  • noodzakelijke wensen en verbeteringen ingepast konden worden;
  • het platform zo veel mogelijk voorbereid is op toekomstige ontwikkelingen.

Het programma heeft in 2018 een moderne generieke browser-gebaseerde basis opgeleverd die geschikt is om verder door te ontwikkelen tot een nieuwe versie van Marjolein.

De uitdaging van het programma richting de organisatie was dat het resultaat nog niet uitgerold kon worden binnen de organisatie. Alleen een generieke basis is geen tastbaar resultaat voor eindgebruikers. Met behulp van demo sessies is daarom geprobeerd om de betrokkenheid te behouden voor de volgende fase waarin de Marjolein specifieke oplossing wordt gerealiseerd.

Project Upgrade Marjolein 2018 - 2020

In 2018 zijn parallel een project en programma gestart om de generieke basis door te ontwikkelen voor Marjolein en het Subsidieplatform.

Rowina Marhe, inmiddels product-owner voor Marjolein, beschrijft dat hiervoor de volgende doelstellingen zijn gedefinieerd:

  • een (interface) upgrade van Marjolein gebaseerd op de generieke ECM applicatie van VWS;
  • uitvoeren van de uit deze upgrade voortvloeiende migratie van de gegevens van Marjolein;
  • het instrueren en ondersteunen van gebruikers in het gebruik van het geüpgradede Marjolein;
  • het instrueren en ondersteunen van de beheerders van het geüpgradede Marjolein.

Ook in dit project is net als tijdens het eerste programma weer veel aandacht ingeruimd voor de gebruikerskant van het digitale werken. Ondanks dat veel functionaliteit gelijk is zitten er wel degelijk aanpassingen in de ‘look and feel’ van de oplossing. Ook zijn een aantal noodzakelijke wensen en verbeteringen meegenomen. Rowina Marhe, als product-owner, verantwoordelijk voor de borging van de gebruikersbelangen, legt uit dat voor de uitvoering van het project dit keer is gekozen voor de inzet van één product-owner die de organisatie vertegenwoordigt in het maken van inhoudelijke keuzes en prioritering. In principe is de borging van de huidige kwaliteit hierbij het uitgangspunt. Gelijke functionaliteit kan er in de nieuwe interface echter anders uitzien, wat een verbetering of verslechtering kan zijn. Deze afweging wordt binnen de Gebruikersraad gemaakt.

Ook dit project volgt weer een ‘agile-aanpak’, maar nu met sprints van 2 weken. Niet iedere sprint leidt hierbij tot een tussentijdse release naar productie. De vertegenwoordigers van de gebruikers zijn echter wel telkens betrokken bij ieder tussentijds resultaat. Tijdens inloop- en demosessies toetsen gebruikers de veranderingen. De nieuwe software levert zodoende goed onderbouwde verbeteringen op. Momenteel wordt geïnventariseerd bij welke veranderingen extra aandacht bij de implementatie nodig is. Door regelmatige afstemming met de Gebruikersraad ontstaat zo een helder beeld van de impact die de veranderingen op de organisatie zullen hebben.

Parallel aan het project wordt vanuit VWS ondertussen gewerkt aan een ‘roadmap’ en toekomstvisie rondom ECM gericht op samenwerking met andere kerndepartementen. Op termijn is hierbij het streven van VWS naar de mogelijkheden van één gezamenlijke oplossing te kijken.