Elektronische factuurverwerking betekent zorg minder voor de zorgverleners zelf

Met de ingebruikname van PaletteInvoice voor het elektronisch verwerken van inkomende facturen heeft Werkt voor Ouderen een belangrijke (volgende) stap gezet naar een effectieve en efficiënte digitale administratie. Nu gaat het nog ‘slechts’ om de digitalisering en elektronische verwerking van de 8000 jaarlijks inkomende facturen, maar voor de toekomst ziet Erik den Boer, Hoofd Financiële en Economische Zaken, zeker perspectief in verdere digitalisering. ‘We gaan stap voor stap verder. Met het invoeren van PaletteInvoice, samen met partner Simac Document Solutions, hebben we echter opnieuw grote vooruitgang geboekt.’

Door onze redactie

Werkt voor Ouderen is een veelzijdige organisatie die voorziet in allerlei voorzieningen en activiteiten die het leven voor de oudere en zorgbehoevende mens aangenamer maakt. Dat kan uiteenlopen van thuiszorg, dagopvang, revalidatie, opname in een verpleeghuis of zorgcentrum tot en met hospicevoorzieningen en ontspanning met bibliotheek, internetcafé en de dagelijkse behoeften als winkeltjes, supermarkt en restaurant. Kortom, een veelzijdige organisatie die met 1200 medewerkers (goed voor ongeveer 600 fte) en daarnaast nog 700 vrijwilligers dagelijks probeert om het de mensen die in de diverse aangesloten centra verblijven naar de zin te maken en te ontzorgen. Daarmee zijn veel handelingen en dienstverleningen gemoeid, niet alleen door de mensen van Werkt voor Ouderen, maar ook door derden aan de stichting. Jaarlijks zijn die diensten en leveringen aan de organisatie goed voor zo’n 8000 facturen. En tot voor kort werden die voor het overgrote deel op papier inkomende facturen keurig allemaal via de daartoe bevoegde personen door de organisatie geloodst, om uiteindelijk in het financieel systeem, BOMAS, te worden ingevoerd en verwerkt. Erik den Boer: ‘Daar ging een behoorlijke doorlooptijd mee gemoeid, plus dat papier nu eenmaal niet zo’n handig medium meer is om dit soort processen mee te doorlopen. Het is te arbeidsintensief, te foutgevoelig en ze raken ook wel eens zoek. Er zijn tegenwoordig goede digitale alternatieven voor die ‘paper handling’, dus daar moesten we naar op zoek.’

Uitgebreide voorselectie
André Hintzen is als zelfstandig externe adviseur betrokken bij meerdere (ICT-)projecten binnen Werkt voor Ouderen en hij hielp mee het kaf van het koren te scheiden. Hintzen: ‘Allereerst hebben we een analyse gemaakt van het proces, met alle processtappen daarin en betrokkenen erbij, zoals dat verliep. Dan merk je dat processtappen wel duidelijk zijn voor de medewerkers, maar dat veel daarvan niet formeel is vastgelegd. Dat hebben we eerst gedaan, zodat we wat eenvoudiger duidelijk konden maken aan eventuele aanbieders hoe en wat we wilden. Desk research bracht ons een lijst van circa 30 aanbieders die in staat zouden moeten zijn om ons probleem van de efficiënte verwerking 8000 papieren facturen op te lossen. Daarvan hebben we een voorselectie gemaakt van 6 en die hebben we uitgenodigd om eens wat meer over hun oplossing los te laten. Om een lang verhaal kort te maken: na een ‘Proof of Concept’ van de laatst overgebleven 3 partijen kwam Simac Document Solutions met PaletteInvoice als beste uit de bus.’

PaletteInvoice is nog niet zo heel bekend, zeker niet in de zorgwereld. ‘Maar daar gaat verandering in komen, daarvan ben ik overtuigd’, zegt Ronny Boogaard, Project- en ICT coördinator en tevens gebruiker. ‘Wat we zochten was vooral een pragmatische oplossing voor het ‘papierprobleem’. Daarnaast moest het product worden geïntegreerd met BOMAS, een in de sector Verpleging, Verzorging & Thuiszorg (VVT), vertrouwd automatiseringssysteem. Ten slotte moest het voor de gebruikers eenvoudig in gebruik zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden. Als zoiets nieuws als dit lastig of moeilijk is voor de mensen die ermee moeten werken, kan het qua automatisering nog zo mooi zijn, maar dan werkt het niet. Dan gaan mensen alternatieven zoeken en sla je de plank volledig mis. PaletteInvoice voldeed aan al die wensen en Simac Document Solutions zorgde voor de koppeling met BOMAS. Daarbij zijn de korte lijnen met Simac Document Solutions erg prettig werkbaar gebleken.’

Scannen en herkennen
Inmiddels worden alle inkomende facturen na een eerste fysieke check op de afdeling financiën nu centraal gescand op de hoofdvestiging van Werkt voor Ouderen in Vlissingen. Den Boer: ‘Als de dagelijks binnenkomende facturen zijn gescand, worden ze door PaletteInvoice herkend en alle relevante gegevens van het bedrijf en de factuur worden door de software keurig gematcht. Het bestand komt vervolgens als boeking met de juiste specificaties in PaletteInvoice. Op basis van de leverancier wordt een workflow opgestart voor accordering door budgethouders en wordt een codering voorgesteld. De goedgekeurde facturen worden uiteindelijk geëxporteerd naar BOMAS, voor betaalbaarstelling. Via PaletteInvoice kunnen de budgethouders eventueel de digitaal gemaakte factuur nog terugvinden als ze iets willen controleren. Op deze manier hebben we volledig grip op het hele proces. Bovendien hebben we een digitaal archief voor deze inkomende factuurstroom op de koop toe. Het scheelt ons tijd, geld en moeite en de kwaliteit van het proces is verbeterd.’

Betere beheersbaarheid
Er zijn bij Werkt voor Ouderen nog meer wensen voor de toekomst nu ze eenmaal hebben geroken aan de voordelen van digitalisering. Boogaard: ‘Het zou mooi zijn als je straks alles met elkaar kunt verbinden en bijvoorbeeld andere poststromen, bestaande afspraken en/of contracten, afleverbonnen etc. digitaal kunt laten aansluiten op dit proces. Naar een dergelijk vervolg gaan we zeker kijken.’
Den Boer: ‘We hebben nu al gemerkt dat met deze oplossing de beheersbaarheid van het factuurproces sterk is verbeterd. En daardoor hebben we ook meer grip op de liquiditeit. Nu we sneller, dagelijks, weten welke facturen nog in behandeling zijn en welke nog betaald moeten worden, kun je geldstromen en budgetten beter op elkaar afstemmen en aan liquiditeitsplanning doen. Voor ons zijn dat belangrijkere voordelen dan bijvoorbeeld de tijdwinst doordat het papier niet meer rond hoeft te gaan. Dat is wel een groot voordeel, maar grip op je processen is veel belangrijker.’

Er zijn dus door de digitalisering van inkomende facturen met PaletteInvoice veel bijkomende voordelen aan het licht gekomen. Voordelen die ertoe zullen leiden dat ook bij Werkt voor Ouderen hogere efficiency en effectiviteit bereikt kan worden. Voordelen die weer ten goede komen aan de mensen die onder de vleugels van de organisatie (willen) worden verzorgd. En daar gaat het ten slotte allemaal om…