Goede afweging vormt basis voor succesvolle ‘cloudgang’

Tijdens de Executive Summit van Gartner in Barcelona deze zomer kwam het onderwerp niet eens meer ter sprake: werken in de cloud. Dat doen we toch allang? Dat is dus niet het geval. ‘Echter, wie alle voor- en eventuele nadelen eens goed op een rij zet, kan niet anders concluderen dan dat de balans uitslaat in het voordeel van een ‘cloudgang’’, aldus Remco Zuijdervliet.

Remco Zuijdervliet is Business Consultant bij Docspro, dé specialist die bedrijven en instellingen in Nederland en België ondersteunt met kennis, advies, begeleiding en software-oplossingen om informatie gedreven processen te optimaliseren. Hij ziet dat weliswaar veel bedrijven en organisaties de overgang naar de cloud hebben gemaakt, maar dat er nog altijd net zo veel zijn die de stap naar de cloud nog niet hebben gezet en nog twijfelen.

Alles op een rij zetten

‘In veel gevallen blijkt, wanneer ik met die organisaties in gesprek ga, dat ze een niet volledige voorstelling van zaken maken. Let wel, ik zeg niet op voorhand dat iedereen zonder uitzondering de overgang naar de cloud moet maken. Er zijn zeker omstandigheden te bedenken dat het (te) weinig voordeel geeft. Maar wanneer je alleen al kijkt naar de huidige hectiek rondom security en wet- en regelgeving omtrent bescherming van gevoelige gegevens, dan wordt het tegenwoordig steeds moeilijker om binnen je eigen organisatie dezelfde veiligheid, kwaliteit en continuïteit te garanderen. Daarbij, het gaat niet alleen om security. Continuïteit en bedrijfszekerheid spelen een zeker zo grote rol.’

Kennis en deskundigheid

‘Het is voor veel organisaties – zelfs voor grote organisaties – nagenoeg onmogelijk om de ontwikkelingen op het gebied van gegevensbescherming en beveiliging van informatie bij te houden’, aldus Remco. ‘De media staan bol van de fraudegevallen, van missers, van datalekken, hacks, phishing, kortom, van een falende informatiebeveiliging. Bij cloud providers is dit soort onderwerpen ‘core business’: ze doen niets anders dan de ontwikkelingen volgen en daarop anticiperen. Over die kennis en deskundigheid kun je zelf vaak niet beschikken. En waarom zou je ook als daar ervaren partijen in de markt voor zijn die wél over die kennis en deskundigheid beschikken? Die bovendien in staat zijn die kennis te vertalen naar effectieve bedrijfsprocessen en -toepassingen voor jouw organisatie?’

Onder de druk van corona

‘In de voorbije twee jaar is wel duidelijk geworden we behoorlijk afhankelijk zijn van de beschikbaarheid goede en betrouwbare informatie. Dat is zelfs cruciaal is voor een succesvolle onderneming’, aldus Remco. ‘Door corona kamen veel mensen thuis te werken, maar die konden vervolgens niet altijd bij de informatie die ze nodig hadden. Dat gold zowel voor overheden als voor commerciële bedrijven: zonder de veilige beschikbaarheid van je relevante bedrijfsdata en bedrijfsprocessen ben je ‘out of business’. Onder de druk van corona waarbij alles en iedereen zoveel mogelijk thuis moest gaan werken moest alle relevante informatie dus beschikbaar zijn. Bij veel organisaties werd echter direct duidelijk dat het ‘op afstand werken’ nog niet helemaal goed geregeld was. Met on premise (lokaal) draaiende applicaties en opgeslagen informatie valt dat ook niet zo mee…’

Uitbesteden of zelf doen?

Remco: ‘Het is een aloude discussie: ga je iets zelf doen of besteed je het uit? Bij uitbesteden heerst al snel de opvatting dat het duurder is, maar dat hangt er maar van af. Investeren in kennis en deskundigheid om het zelf te kunnen doen is ook niet gratis. Bij de overgang naar een goed werkende cloud omgeving gelden veel operationele voordelen: betere veiligheid, back-ups zijn (beter) geregeld, plaats- en tijdonafhankelijk werken is mogelijk, cloud biedt je schaalbaarheid en flexibiliteit in omvang en ga zo maar even door. Als je al die kosten en baten op een rij zet en afzet tegen de kosten die je zelf zou moeten maken om hetzelfde resultaat te bereiken, zie je al snel de voordelen van de ‘cloudgang’. Dat wil niet zeggen dat zo’n overgang naar de cloud alleen een kwestie is van geld en eenvoudig en snel geregeld is. Je moet wel voor jezelf eerst goed bedenken wat je wilt, hoe je het wilt en – zeker net zo belangrijk - met wie je het wilt.’

Ervaren partijen bieden voordelen

Remco weet waarover hij het heeft: ‘Bij Docspro werken we met ervaren partijen. We maken zelf onderdeel uit van een organisatie met veel ervaring en deskundigheid over de stap naar de cloud en wat erbij komt kijken. Hoe spreek je bijvoorbeeld af wie welke verantwoordelijkheden heeft? Wat komt er in de Service Level Agreement (SLA) te staan? Wat zijn de verwachtingen over en weer? Wat is het onderhoud door de provider, wat door de leverancier en wat moet je zelf regelen?’

‘Cloudtechnologie is niet nieuw, maar het is ook weer niet zo eenvoudig als een software update van je DMS bijvoorbeeld… Alhoewel, over software updates gesproken, ook daarmee haal je veel voordeel bij een overgang naar de cloud. Je hoeft zelf niet meer bezig te zijn met die updates en daaraan gekoppelde acties. De provider zorgt voor actuele en adequate software waarvan jij als gebruiker profiteert.’

Eigen IT meer tijd voor begeleiding

Zelfs wanneer een organisatie beschikt over zijn eigen IT-afdeling heeft een overgang naar de cloud nog altijd substantiële voordelen. Remco: ‘Naast het voortdurend op peil houden van de kennis van je medewerkers, wat veel tijd en geld kost, heb je de capaciteit van je IT-mensen ook elders in de organisatie nodig. Bijvoorbeeld om medewerkers bij te staan bij problemen, om ze beter te leren werken met specifieke applicaties, kortom, om je eigen organisatie beter te begeleiden bij het verder uitrollen van de digitale transitie voor je eigen organisatie.’

Juiste vragen stellen

Remco: ‘Het is mijn taak als Business Consultant bij Docspro om de juiste vragen te stellen bij wat de klant wil bereiken. Zoals ik al aangaf: cloud is niet nieuw en het idee bestaat dat er wel genoeg kennis in huis is. Echter, er komt veel bij kijken. Tenminste, als je het goed wilt doen en de continuïteit van je onderneming niet in gevaar wilt brengen. Essentiële vragen over de opslag en het beheer van je data bijvoorbeeld: staat de data bij een provider in Europa of komt het ergens op servers in bijvoorbeeld de Verenigde Staten waar andere wetgeving geldt?’

Deskundigheid en goede mensen

‘Ook de vraag wie welke verantwoordelijkheden heeft is essentieel voor een succesvolle toepassing van cloudtechnologie. Het is namelijk niet zo dat jouw cloud provider ineens voor jouw bedrijfsvoering verantwoordelijk is. Dat geldt ook niet voor je aangifte bij de Belastingdienst: die vult je aangifteformulier wel alvast in, maar het is aan jou om dat proces te volgen en te controleren. Je bent en blijft dus zelf verantwoordelijk voor het eindresultaat. Binnen de dienstverlening van een cloud provider geldt een beetje hetzelfde principe. Je kunt echter heel goed afspraken met elkaar maken die de verwachtingen en verantwoordelijkheden over en weer duidelijk beschrijven.’

Afwegen en strategie bepalen

‘Het is dus een kwestie van alles goed tegen elkaar afwegen en een passende strategie bepalen voor een effectieve overgang naar de cloud. Daar kunnen we je bij Docspro alles over vertellen en bij begeleiden. Docspro levert je daarbij oplossingen die passen bij jouw organisatie en die een passend onderdeel uitmaken van jouw bedrijfsvoering. Dus ook als het gaat om integratie met al bestaande applicaties. Bovendien kunnen we je begeleiden bij een effectieve overgang naar de cloud. Wij beschikken over de juiste mensen met de juiste kennis en ervaring. Zodat jij soepel, veilig, betrouwbaar en vertrouwd de volgende stap in de digitale transitie kunt zetten.’