Grip houden op digitalisering en groei van informatie

Wigersma & Sikkema produceert meet- en regelapparatuur voor de gasindustrie. Het bedrijf is gevestigd in Doesburg. Voor het adequaat en effectief beheren van relevante en bedrijfskritische informatie heeft het bedrijf gekozen voor M-Files. Michel de Clercq: ‘Vindbaarheid en beschikbaarheid van informatie is voor ons cruciaal. Het is van levensbelang dat we grip blijven houden. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst, want de digitalisering gaat alleen maar verder.’

De onderneming ontwikkelt, produceert en verkoopt een reeks van kwaliteitsproducten voor het meten, regelen, en inspecteren van  systemen voor distributie van (aard)gas. De productie en het management bevinden zich in Doesburg waarbij de onderneming opereert op de internationale markt voor de distributie van (aard)gas. De relatie met de afnemers berust op betrouwbaarheid, verantwoordelijkheidsgevoel, hoge kwaliteit en innovatie. De instelling van het personeel wordt gekenmerkt door klantgerichtheid en eigen verantwoordelijkheid. Een volledig geïntegreerd kwaliteitsborgings- en milieusysteem volgens ISO 9001 en ISO 14001 moet die eisen borgen. De werknemers onderschrijven deze principes van harte en zorgen ervoor dat Wigersma & Sikkema een innovatieve partner is. Die innovativiteit geldt overigens niet alleen voor het eigen vakgebied.

Inderdaad, de naam klinkt zo Fries als je maar kunt bedenken. Dat is ook niet zo gek. Bijna 100 jaar geleden, in 1921, startte de onderneming in Leeuwarden. Maar al in 1978 verhuisde het naar Doesburg. Daar was het toch meer voor de hand liggend om gevestigd te zijn, gezien de producten en diensten die het levert. Nadat het in 1992 was overgenomen door het Deense Kamstrup, is het bedrijf in 2014 weer zelfstandig verdergegaan. Michel de Clercq, manager softwareontwikkeling en ICT is samen met drie collega’s verantwoordelijk voor IT beheer: ‘We zijn marktleider voor al onze producten in Nederland. Met ons PLEXOR inspectiesysteem hebben we zelfs wereldwijd een unieke positie.. De technologische voorsprong die we hebben opgebouwd maakt ons uniek.’

Digitalisering informatiestromen
Informatie speelt een belangrijke en groeiende rol binnen Wigersma & Sikkema. De Clercq: ‘Toenemende digitalisering met tegelijk groeiende hoeveelheden informatie stelt elke organisatie voor uitdagingen. Ook onze organisatie. De vindbaarheid en het delen van de juiste informatie kan hierdoor onder druk komen te staan. Als je hier niet tijdig op inspeelt kan  dat negatieve gevolgen hebben op de productiviteit.’

Intelligentie en gebruiksgemak
Maar Wigersma & Sikkema deed dat uiteraard wel. Je bestaat als bedrijf geen 100 jaar door maar achterover te blijven leunen. De zoektocht naar een effectief en efficiënt documentbeheersysteem werd ingezet. De Clercq: ‘Een belangrijk criterium was voor ons het gebruiksgemak. Onze medewerkers moesten er – na een korte inwerkperiode uiteraard – moeiteloos mee kunnen werken. Meer werk of moeilijke stappen betekent in de praktijk dat mensen om zo’n applicatie heen gaan werken. Het gaat er juist om dat ze er voordeel van ondervinden.’

Het contact met PCI Nederland bestond al omdat die de printers en het printermanagement in beheer had voor Wigersma & Sikkema. De Clercq: ‘Zij kwamen met het voorstel om eens verder te kijken naar M-Files, een intelligent informatiebeheersysteem waarbij het er niet toe doet wáár iets precies is, maar wel wát het is. Dat zou betekenen dat informatie wordt beheerd vanuit één slimme en goed werkbare omgeving: one single point of truth, M-Files. Die oplossing sprak ons aan.’

Digitale factuurverwerking
Als eerste proces werd de factuurverwerking aangepakt. In het kader van verdergaande digitalisering maakt Wigersma & Sikkema gebruik van Scansys voor het digitaliseren van inkomende facturen. De relevante gegevens op die facturen worden door Scansys geëxtraheerd, gevalideerd en geschikt gemaakt voor Exact Globe dat als centraal financieel systeem in gebruik is. Een koppeling met M-Files maakt dat de factuur daarna - met alle relevante metadata – direct in M-Files wordt opgeslagen. De Clercq: ‘Het beheer en de structuur van die documenten vindt dus plaats in M-Files. De afhandeling en betaalbaarstelling van facturen gaat uiteraard via Exact Globe. M-Files is geen financieel pakket. Wil een medewerker echter ter verificatie, een discussie of anderszins de originele factuur inzien, dan kan hij die via M-Files opvragen. Daar staat de informatie die je zoekt: actueel, volledig en beschermd tegen onbevoegde ogen. Ook het verwerken van de factuur wordt in M-Files beheerd. De factuur wordt via M-files goedgekeurd en vervolgens betaalbaar gesteld.’

Kwaliteitsbeheer met M-Files
Na het succes van de factuurverwerking is Wigersma & Sikkema verder gegaan op de ingeslagen weg. Het offerteproces met controlefuncties en goedkeuringstraject wordt op een vergelijkbare manier in M-Files beheerd.

Nog is het niet genoeg, opnieuw zet de onderneming stappen richting verdere digitalisering en optimale informatie- en procesbeheersing. ‘In het kader van ons kwaliteitsbeheer beschikken we over een veelheid aan onder meer ISO-certificeringen, werkinstructies en kwaliteitsnormeringen’, aldus De Clercq. ‘Het proces om tot een eindproduct te komen waarvan de kwaliteit gegarandeerd is, is onderhevig aan strenge eisen. Het aantoonbaar voldoen aan al die eisen is voor onze klanten juist de reden om met ons in zee te gaan. Om grip te houden op die processen zijn we dit jaar begonnen om ook de hele documentatie rondom het kwaliteitsbeheer in M-Files te beheren. Vooral de vindbaarheid en beschikbaarheid van die informatie heeft daarmee een enorme boost gekregen. Geen twijfel of je de juiste versie hebt, geen discussie over waar de informatie is.’

Integratie met Outlook
Een volgende stap staat inmiddels alweer op de rit: de integratie van M-Files met Outlook. ‘Daarmee krijgen we vanaf het begin grip op inkomende informatie en documenten’, meent de Clercq. ‘In de mails hangen heel vaak bijlagen waarvan je graag zou zien dat ook die worden gelinkt aan het juiste proces en aan de juiste al bestaande informatie. Daarvoor gaan we Outlook koppelen met M-Files. Middels een extra tabblad kunnen we die bijlagen dan direct en gestructureerd opslaan in M-Files. De kracht van M-Files ligt wat mij betreft vooral in de intelligentie hoe de software omgaat met informatie en die altijd en overal beschikbaar stelt.’ Niet alleen op kantoor overigens. ‘Via een VPN-verbinding kunnen onze medewerkers ook heel makkelijk thuis of elders hun werk doen en net zo eenvoudig profiteren van de functionaliteit en voordelen van M-Files’, aldus De Clercq. ‘Dat is altijd een voordeel om te kunnen doen, maar zeker de afgelopen tijd kwam dat goed van pas…’

Opschonen ‘oude data’
‘Om nog meer profijt te halen uit M-Files is het zaak eerst het financieel systeem op te schonen’, aldus De Clercq. ‘Er zit nog relatief veel informatie in het systeem uit het ‘Kamstrup’-tijdperk. Die moet er eerst uitgefilterd worden. Dit is de tijd om dat te doen; we zijn nu goed op gang en als we het nu aanpakken kost het de minste (extra) moeite. Hebben we dat voor elkaar, kunnen we nog meer profiteren van M-Files. Net zo zeer als ons specialisme loont in ons vakgebied, loont dat van M-Files in het gebied van intelligent informatiebeheer. Samen met M-Files partner PCI hebben we hierin grote stappen gezet.’