Het Collectief Common Ground: fundament voor standaardisatie!

De meest gestelde vraag in zijn eerste jaar bij VNG Realisatie: ‘Wat is Common Ground nou precies?’ Zijn antwoord is steevast: het is de informatiekundige visie van gemeenten, onderdeel van Samen Organiseren. We spreken met Raymond Alexander. Hij ziet zichzelf als ‘een man met een missie’ voor én het creëren van de juiste randvoorwaarden én het realiseren van gezamenlijke successen. ‘Common Ground is in essentie een agenda voor standaardisatie en modernisering van het ICT landschap bij gemeenten’.

‘De noodzaak tot samenwerken is er al veel langer, uiteraard’, begint Alexander, ‘maar het is cruciaal dat 355 gemeenten eenvoudiger, veiliger en effectiever met elkaar informatie kunnen delen. Putten uit dezelfde bronnen waar dat kan, in plaats van gegevens kopiëren en elders weer opslaan. De huidige situatie is er namelijk een van vele systemen en ‘dure’ koppelingen. Die ‘spaghetti’ belemmert innovaties bij gemeenten. Ze merken dat hun informatiehuishouding stagnerend werkt bij het realiseren van oplossingen voor maatschappelijke opgaven. Common Ground moet een eind maken aan deze belangrijkste hindernissen en dat ultieme doel waarmaken: een moderne, inclusieve dienstverlening gefaciliteerd door een toekomstvaste informatievoorziening.’

Common Ground

Waar hebben we het eigenlijk over als we het over Common Ground hebben? ‘Feitelijk gaat het over de modernisering van gemeentelijke informatievoorziening’, aldus Alexander. Daarbij worden data losgekoppeld van werkprocessen en applicaties. En data worden bevraagd bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan. 

Onder de vlag van Common Ground werken gemeenten daarom – samen met ketenpartners, marktpartijen, Rijk en VNG – aan deze nieuwe, toekomstgerichte informatievoorziening.

Dat heeft vier belangrijke gevolgen voor gemeenten:

  • gegevens worden uniform gemaakt;
  • gegevens worden opgehaald met zogenoemde API’s (stukjes software, waarmee verschillende systemen gegevens met elkaar kunnen delen en uitwisselen);
  • er wordt gewerkt met één gemeenschappelijke integratielaag;
  • data blijven bij de bron.

Dit besef van noodzakelijke verandering is enige tijd gaande bij gemeenten en het mooie is dat vanuit diezelfde gemeenten dit initiatief ontstond om tot een fundament te komen, Common Ground dus.’ Vooral vanuit informatieveiligheid was die behoefte aan meer samenwerking en betere afstemming er al langer. Denk aan de Informatie beveiligingsdienst (IBD) waar gemeenten duizenden keren per jaar advies inwinnen. Met Common Ground gaat het allemaal nog een stapje verder: gezamenlijk werken aan één visie voor het moderniseren van ICT

Géén centraliseringsslag
Alexander benadrukt dat het hier niet gaat om een centraliseringsslag. ‘Common Ground gaat om een stapsgewijze ontwikkeling van een nieuwe gemeentelijke informatievoorziening. Die niet alleen goedkoper kan zijn, maar vooral meer ruimte biedt om sneller en makkelijker te innoveren. Het moet lokale overheden bovendien een onafhankelijker positie geven als opdrachtgever naar leveranciers, burgers en ondernemingen. Zij zouden hiermee bovendien beter inzicht moeten krijgen in de wijze waarop met hun gegevens wordt omgegaan.’

Stapsgewijze transitie in drie stappen
Om de ombouw succesvol te volbrengen identificeert Alexander drie grote brokken werk:

Als eerste identificeren we de opgaven en maken we de vervangingskalender van gemeenten inzichtelijk, dan weet je wanneer en met wie je samen kan optrekken. Je moet weten wanneer een besluit nodig is voor een nieuwe investering.

Ten tweede het antwoord geven op de vraag: Waarom wil mijn organisatie in Common Ground investeren? Een aantal zaken moeten op orde komen, waaronder met name ook governance en beheer.

Tenslotte inventariseren we welke onderdelen van de informatievoorziening als eerste omgezet moeten worden. Als een gemeente wil vernieuwen, welke componenten hebben ze al in huis en zijn dus herbruikbaar voor anderen. Inclusief de inkoopvoorwaarden.’ Die afweging moet je als organisatie goed kunnen maken. Op korte termijn successen laten zien is belangrijk om vertrouwen te winnen. Ook bij bestuurders voor hun commitment op de langere termijn.

Transformatie naar Common Ground
De overgang naar die Common Ground is niet van dag 1 op dag 2 gerealiseerd. Alexander: ‘De transitie gaat meerdere jaren duren, omdat het informatielandschap heel gevarieerd en groot is. Kleine successen en de juiste randvoorwaarden creëren daarbij het vertrouwen dat nodig is voor deze operatie.’

Gemeenten opereren niet op zichzelf, ze maken onderdeel uit van een complexe keten. Dat maakt het allemaal nog wat ingewikkelder. Om die reden zal oud naast nieuw blijven bestaan voorlopig. Deze ontwikkeling gaat stap voor stap.  Omdat de ‘winkel’ tijdens de verbouwing open blijft, moet de continuïteit voor de organisatie wel kunnen worden gegarandeerd.’

Standaardisatie
Naast Common Ground werken gemeenten ook aan standaardisatie van hun werkprocessen. Dat is ook nodig om tot een effectiever, gezamenlijk gegevensgebruik te komen. ‘Feitelijk bestaan processen uit een keten van componenten en het idee is om die componenten die je kunt delen te standaardiseren. Zodat ze voor iedereen op dezelfde manier inpasbaar zijn’, aldus Alexander: ‘Standaardisatie dus, maar zonder beperking van (beleids)vrijheid. Gemeenten kunnen volledig in hun eigen tempo instappen in dit proces, afhankelijk van hun eigen vertrekpunt. Er is geen ‘hoofdkantoor Common Ground’ dat op een bepaald moment ‘oud’ uitzet en ‘nieuw’ aanzet, zoals je bij een bedrijf kunt verwachten. Dat kan hier niet, want niet iedere gemeente heeft dezelfde middelen, capaciteit en/of prioriteit. Zolang je echter een helder ontwikkelperspectief hebt, of in ieder geval een heldere ontwikkelrichting, kun je instappen in je eigen tempo en op het door jouw gekozen moment. Soms zullen gemeenten dat ieder voor zich doen en soms zal dat in samenwerkingsverbanden gebeuren. Dat is net wat ze het best vinden passen voor hun organisatie. Dit is geen ‘one size fits all’, het vereist een nieuwe benadering en bij de een kost dat wat meer tijd dan bij de ander.’

In de praktijk komen betrokkenen uit allerlei geledingen van gemeenten, marktpartijen en ketenpartners en vanuit verschillende functies in zogenaamde Field Labs regelmatig bij elkaar, zoals bij .DEV.LOER in de Catharijnesingel nabij Centraal Station Utrecht, om met elkaar te werken, na te denken, te brainstormen en de handen uit de mouwen te steken in het kader van de Taskforce Samen Organiseren en om tot die Common Ground te komen.

‘Nooit af’-principe
Gezien de vooruitgang in technologie zal het een permanente ontwikkeling blijven , constateert Alexander. ‘ Dat is precies waar we naar toe willen: we realiseren de visie volgens het ‘nooit-af’-principe. Dat betekent ook dat het gaat om het nemen van gecalculeerde risico’s. De transitie vraagt namelijk net zo zeer om anders werken, anders doen. We moeten die risico’s nemen om te kunnen blijven vernieuwen en om nieuwe wegen in te slaan. We zijn als overheid een informatie verwerkend bedrijf en wanneer we deze stappen niet zetten lopen we absoluut vast.’