Hoe implementeer je Robotic Process Automation in je organisatie?

Er valt veel over te lezen en te beluisteren, Robotic Proces Automation (RPA). Maar hoe doe je nu zoiets?

U wilt Robotic Process Automation inzetten om handmatige en repeterende handelingen door een software robot uit te laten voeren. Het einddoel daarbij is altijd om de medewerkers van uw organisatie te helpen om effectiever te werken en daarnaast processen en resultaten blijvend en duurzaam te verbeteren. Hierdoor verkrijgen bedrijven een sterkere marktpositie, krijgen overheidsorganisaties meer vertrouwen van de burger en opereren beide meer compliant en reduceren zij kosten. Maar op welke manier kunt u RPA het beste implementeren?

De implementatie van RPA

Afhankelijk van de uitkomst van de analyse en de door u gemaakte keuzes wordt de RPA-software geïmplementeerd door onze software consultants. Onze projectleider zorgt ervoor dat tijdens de uitvoering van het project continu inzicht is in de activiteiten, werkzaamheden en onderwerpen die nog aan de orde moeten komen. Zo is het project van het begin tot het einde beheersbaar en kunnen de gestelde doelen binnen de aangegeven tijd worden gerealiseerd.

Voor de oplevering van de softwarerobot zijn uw medewerkers opgeleid om met de RPA-software te kunnen werken en beschikken zij over de benodigde installatie, beheerders- en gebruikersdocumentatie.

Het rendement van de gemaakte investering in software wordt zo verhoogd en de medewerkers zijn verzekerd van ondersteuning bij de nieuwe manier van werken en laat uw mensen excelleren in waar zij het beste in zijn.

Stappen voor de start van de implementatie van RPA

Voordat RPA in uw organisatie is geïmplementeerd dienen er nog wel een aantal stappen te worden ondernomen. Zodoende hebben wij een werkwijze ontwikkeld om software oplossingen succesvol te implementeren. Zodat de implementatie van software oplossingen ook daadwerkelijk bijdraagt aan behalen van uw doelstellingen. De werkwijze bestaat uit verschillende fases om het volledige traject van identificatie tot implementatie succesvol uit te voeren en de gewenste doelstellingen te behalen.

Stap 1 Identificeren

In de eerste stap identificeert de business consultant van Docspro samen met u een informatiegedreven proces binnen organisatie, afdeling of team dat geschikt is om te verbeteren met RPA op basis van gedefinieerde doelstellingen.

Stap 2 Analyseren

In de tweede stap voert de business consultant een analyse uit, waarin hij onder andere input van betrokken medewerkers verzamelt en de aanwezige applicaties binnen het proces in kaart brengt om knelpunten inzichtelijk te maken. De business consultant zal hiervoor in gesprek gaan met zowel de opdrachtgever als met de medewerkers om te achterhalen hoe het proces precies in elkaar zit. De business consultants kunnen op afstand meekijken gedurende deskresearch, en waar nodig zelfs meelopen met de medewerkers om een zo helder mogelijk beeld te ver krijgen van het te optimaliseren proces.

Stap 3 Verbeteren

In de derde stap wordt uiteengezet welke verbeteringen die voortvloeien uit de analyse binnen het proces doorgevoerd kunnen worden. Naast verbeteringen binnen software of systemen, wordt er ook gekeken naar de effectiviteit van het team van medewerkers binnen het proces, en hoe deze verhoogd kan worden.

Stap 4 Presenteren

In de vierde stap wordt het advies gepresenteerd en waar mogelijk voorzien van een visuele weergave om de verbeteringen t.o.v. het huidige proces te verduidelijken. De overwegingen en mogelijkheden worden met de opdrachtgever besproken. De doelstelling en gekozen strategie is vertaald naar een passende RPA-oplossing. In overleg met de opdrachtgever wordt besloten om het advies, of delen daarvan, te implementeren.

Stap 5 Opstellen implementatieplan

Na het akkoord van de opdrachtgever wordt het implementatieplan voor het implementeren van RPA opgesteld. Voordat er met de werkzaamheden wordt gestart, is het van belang dat u precies weet wat u van ons kunt verwachten en wat wij van u verwachten. Na goedkeuring wordt er gestart met het uitvoeren van de werkzaamheden. Tegelijkertijd is ook het projectteam, dat verantwoordelijk is voor de uitrol van het project, samengesteld. Voor een optimaal succes is het van belang dat ook uw medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht. Deze samenwerking brengt namelijk de kennis over de processen en RPA binnen uw organisatie samen.

Stap 6 Uitvoering werkzaamheden

Bij de implementatie van RPA zorgt onze projectleider ervoor dat er continu inzicht is in de activiteiten, werkzaamheden en onderwerpen die nog aan de orde moeten komen.

Stap 7 Evaluatie

Na het opleveren van het project vindt er een evaluatie plaats. Tijdens deze evaluatie kijken wij gezamenlijk met u terug op het project en wordt er gekeken of er is voldaan aan de vooraf vastgelegde afspraken.

Stap 8 Monitoren

Uw organisatie staat niet stil, zo ook de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, automatisering en robotisering niet. Nu het proces zo goed mogelijk geïmplementeerd is, is het van belang om het proces blijvend te monitoren zodat er steeds verbeteringen aangebracht kunnen worden.  Dit omvat een monitoring en evaluatie op periodieke of continu basis, in plaats van een eenmalige momentopname voor een optimalisatie.

Technische of business consultants van Docspro kunnen op een periodieke basis worden ingezet om nieuwe ontwikkelingen te presenteren en waar nodig toe te passen. Middels periodieke afspraken kan er worden nagegaan of de doelstellingen die aan de grondslag lagen voor verbeteringen behaald zijn. Verbeteringen worden verder doorgevoerd waar dat nodig of gewenst is, en het borgt dat de gekozen oplossing past in de ontwikkelingen binnen de markt, voldoet aan de huidige stand van technologie, en dat deze uiteraard ook in de toekomst goed blijft werken.

Resultaten van verbeteringen kunnen merkbaar zijn van operationeel tot op strategisch niveau.