Keuze voor online samenwerken en documentbeheer

Lagerweij is een partner voor organisaties die op zoek zijn naar de juiste mensen op de juiste plaats. 'Wij zoeken altijd naar mensen die passen bij de doelstellingen van een bedrijf of organisatie’, aldus Paul Hoogstraten. ‘Dat geldt echter ook voor onszelf wanneer we zoeken naar tools die ons helpen ons werk (nog) beter te doen, met hogere efficiency, lagere kosten en de hoogste kwaliteit.’ Ze voor het werken met PCI, Office365 en alle tools die daarin zitten.

Om maar eens met een cliché te beginnen: het zijn bizarre tijden. Ziet ook Paul Hoogstraten, Lagerweij. ‘Waar we voorheen face-to-face met kandidaten voor onze klanten aan tafel zaten, moeten we het nu doen op alle denkbare manieren behalve met elkaar aan tafel zitten. Dat maakt het werk er niet eenvoudiger op. Je wilt toch graag de échte interactie met mensen. Wij selecteren en ontwikkelen voor onze klanten namelijk de juiste mensen in het hogere segment, leidinggevenden, executives en professionals. Dat gaat veel verder dan een cv controleren en de diploma’s afvinken. Wij hebben ons gespecialiseerd op het gebied van coaching, assessments, trainingen, advies en hebben onze eigen programma’s ontwikkeld om het effect van mensen op de doelen van organisaties te maximaliseren. We zagen bij Lagerweij de voordelen van de inzet van de juiste IT altijd al in, nu plukken we daar de vruchten van; een groot deel van ons portfolio kunnen we online inzetten. En voor de toekomst verwacht ik blijvend een hybride aanpak.’

Samenwerken, kennis delen
Voorheen werkten ze bij Lagerweij met een eigen server die met de medewerkers werd verbonden via VPN-verbindingen (Citrix) en werd informatie opgeslagen in eigen mappen. Later werd dat een Exchange-server.  Paul: ‘Dat was voor het moment dat we dat deden al een grote efficiencyverbetering, maar tegenwoordig is steeds meer behoefte aan écht samenwerken en kennis delen. Dat gaat op die manier niet zo. Er zat bijvoorbeeld geen videobellen in. Documentbeheer en het échte samenwerken zitten meer in tools als Office365 en Teams. Gelukkig hebben we die stap ook gezet, anders was de situatie nu minder rooskleurig.’

Overigens waardeert Paul de inzet van Microsoft. ‘Op het moment dat de coronacrisis uitbrak moest ineens iedereen thuiswerken. Dat ging veelal gepaard met het gebruik van Office365 en Teams. Ze moesten bij Microsoft dus echt een tandje bijschakelen in die eerste ‘coronaweek’. Na de eerste dagen waarin wat opstartproblemen waren, is het echter altijd perfect verlopen. Dat helpt natuurlijk wel bij de acceptatie om op deze manier te  gaan werken.’

Key users raadplegen
Voordat het zover was zag men in dat het verstandig zou zijn om eerst een degelijke inventarisatie te maken van wat nu gewenst was en wat noodzakelijk. Paul: ‘Er zitten natuurlijk altijd al wel haken en ogen aan het werken op afstand, maar zeker in onze business. Het gaat sowieso om veel vertrouwelijke informatie die niet voor iedereen zomaar toegankelijk mag zijn. Er moet daarom een goed informatiebeleid ten grondslag liggen aan de manier waarop je met elkaar samenwerkt en informatie deelt, zoals je doet in Office365 en Teams. PCI gaf ons met hun visie op de ontwikkelingen en de mogelijkheden het vertrouwen dat we met hen op de goede weg zaten. Op basis van een zogenaamde Customer Emergency Experience hebben we met elkaar doorgenomen welke zaken we echt nodig hadden en welke minder noodzakelijk, maar wel praktisch zouden zijn. Daarnaast moest de oplossing, in dit geval Office365, met alle andere Microsoft applicaties als SharePoint, Teams, OneDrive, goed kunnen koppelen met onze bestaande applicatielandschap. Het gaat om veel meer dan ‘slechts’ een remote desktop creëren.’

Tools die je eigenlijk niet kent
Toch was het voor Lagerweij, net als voor heel veel andere organisaties, nog steeds een beetje aftasten in het begin. Paul: ‘We hadden dan weliswaar Office365 en Teams maar echt gewend om ermee te werken waren we niet. Het waren tools die relatief nog onbekend waren in alle mogelijkheden. We maakten nog steeds gebruik van die mappen in plaats van het werken in Teams. Teams is uitermate geschikt voor kennis delen en écht samenwerken, maar die stap moesten we ‘nog even zetten’. Door de coronacrisis werd een en ander ineens in een stroomversnelling gebracht. Dus worden de mappen overgezet naar Teams, wordt adequaat documentbeheer toegepast en worden werkstromen ingericht om effectief met elkaar te kunnen samenwerken. Daarnaast is er meer inzicht en zijn we blijvend ‘in control’ met betrekking tot wet- en regelgeving als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).’

‘Misschien is het soms wel goed dat je voor het blok gezet wordt. Ik had uiteraard liever gezien dat die crisis er niet was, maar het heeft ons er in ieder geval wel toe aangezet net even sneller stappen te maken met het online samenwerken, het herontwerpen van een deel van onze dienstverlening en kennis delen.’

Innovatie
Voor een bedrijf als Lagerweij is het gebruik van Office365 met alle bijkomende opties een grote stap vooruit. Paul: ‘We lopen niet altijd meteen voorop als het gaat om dergelijke ontwikkelingen, maar we willen zeker niet achteraanlopen. Het gaat in de regel bij IT ook om flinke investeringen, dus dan willen we zeker geen kinderziektes binnenhalen.  We doen daarom redelijk vlot mee en dat geeft ons nu wel die voordelen. We zijn nu minimaal ‘on par’ met de markt en gecombineerd met onze flexibele bedrijfscultuur hebben wij in zeer korte tijd heel veel online innovatie weten te realiseren.’ PCI heeft daarin haar reputatie waargemaakt, vindt Paul. ‘het is een innovatieve organisatie met persoonlijke aandacht voor wat voor jouw organisatie nodig of wenselijk is. Aan de hand van een goede uitvraag over wat je zoekt en een analyse van wat moet en wat zou kunnen, komen ze dan met een voorstel. Ze helpen je bovendien met training en begeleiding om optimaal te profiteren van de toepassingen die je binnenhaalt. Zij laten je precies zien waar de toegevoegde waarde zit. Office365 is uiteindelijk overal te koop, maar net die extra’s  maken voor mij het onderscheid om te kiezen voor PCI.’