REWIN West-Brabant: soepel naar de cloud

REWIN West-Brabant bouwt aan een economisch sterk West-Brabant door bedrijven te helpen bij het waarmaken van hun ambities. Dit doen zij vanuit drie belangrijke pijlers: groeien, innoveren en vestigen. De corona-uitbraak bracht in het voorjaar van 2020 de digitale transformatie ook bij REWIN in een stroomversnelling. De traditionele IT-omgeving maakte plaats voor de moderne werkplek van Solipsis Managed Services, gebaseerd op Microsoft 365 en volledig vanuit de cloud.

West-Brabant als dé plek waar ondernemers willen zijn; een regio met zestien gemeenten, met elk een eigen karakter en sterke sectoren. Dit is waar REWIN zich sterk voor maakt door groei en innovatie bij bestaande bedrijven te stimuleren en door nieuwe bedrijven te verleiden zich hier te vestigen. ‘We hebben zeven programma’s die we inzetten om de sterke sectoren in de regio door te ontwikkelen, te laten innoveren en te verslimmen’, vertelt Guido van Liefland, Teammanager Vestigen bij REWIN. ‘Dit alles gebeurt vanuit een regionaal uitvoeringsprogramma dat is vastgesteld door de Economic Board van West-Brabant (EBWB). Hierin zijn verschillende kopstukken vanuit onderwijs, bedrijfsleven en de overheid vertegenwoordigd. Zij stellen de koers van de regio vast, wij zorgen voor de uitvoering.’

Behoefte aan maatwerk
De aanleiding voor REWIN’s zoektocht naar een IT-partner als Solipsis was tweeledig. Enerzijds de kwetsbaarheid van de bestaande, traditionele IT-omgeving, anderzijds de plannen van REWIN om, los van corona, meer op andere locaties dan het kantoor in Breda te gaan werken en de samenwerking met andere organisaties flink uit te breiden. Van Liefland: ‘Onze IT-infrastructuur was hier niet op berekend; presentaties delen of online vergaderen konden we bijvoorbeeld niet. Op aanraden van een branchegenoot zijn we met Solipsis in contact gekomen. Zij waren al klant en bovendien lijken onze organisaties op elkaar. We merkten al snel dat onze atypische semi-overheidsorganisatie om maatwerk vraagt. Solipsis begreep het best wat een organisatie als de onze nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Dat was een groot voordeel.’

Transformatie naar de moderne werkplek
Toen REWIN in oktober 2019 van start ging, had nog niemand van corona gehoord. Voor de geleidelijke invoering van de nieuwe werkplek werd een stappenplan ontwikkeld, inclusief trainingen om de medewerkers bij de transitie te begeleiden. ‘Maar net als iedereen werden ook wij afgelopen voorjaar overvallen door de Covid-19 pandemie. In een keer moesten we over op het nieuwe werken, dus ook vanuit huis online vergaderen en bestanden delen. De hele planning is toen omgegooid en we zijn gewoon begonnen. Het was echt learning by doing, met veel ondersteuning vanuit de helpdesk van Solipsis.’

Interne processen thuiswerkproof
Al snel bleek dat bepaalde processen, zoals het paraferen van weekstaten, die voor het coronatijdperk heel logisch leken, nu vanwege het thuiswerken problemen opleverden. Het kunnen aanpassen van interne workflows werd dan ook een vereiste. Van Liefland: ‘Zaken bleven veel te lang liggen, simpelweg omdat de juiste mensen te weinig fysiek op kantoor aanwezig waren. De interne processen moesten slimmer en thuiswerkproof worden. Solipsis ging aan de slag met het automatiseren van een aantal papieren procedures. Dat was voor ons een absolute toegevoegde waarde, aangezien we in de controlling tegen problemen aanliepen en bepaalde zaken daardoor formeel niet meer goed geregeld waren.’

Kortom, REWIN had behoefte aan meer efficiency in het proces, controle op de weekstaten en een juridisch rechtsgeldige manier van ondertekenen.

Digitalisering urenregistratie
Om voor subsidies in aanmerking te komen, zijn medewerkers vaak verplicht om een sluitende weekstaat in te leveren. Een tijdrovend proces. Per medewerker werd wekelijks best wel enige tijd besteed aan het invullen van die weekstaten, en dat maal 22 medewerkers. Daarnaast nam de controle van alle weekstaten gemiddeld 16 uur per week in beslag. Hier viel voor REWIN een grote winst te behalen. Het ondertekenen van de weekstaat gebeurt nu met één muisklik op de laptop of telefoon.

Het inleveren van sluitende weekstaten vraagt om een zeer nauwkeurige registratie; gebeurt dit niet dan kun je als organisatie subsidies kwijtraken. Accountants controleren de hoeveelheid uren die aan een project zijn besteed en daar komen strenge protocollen bij kijken. Van Liefland: ‘Onze accountant hanteert andere maatstaven dan bijvoorbeeld accountants die namens de Europese Unie zaken moeten controleren. Dus de digitale handtekening moet door iedereen als een rechtsgeldige handtekening herkend en erkend worden. Het was nog best een uitdaging om dat ingeregeld te krijgen, maar dat is goed gelukt.’

Tijdbesparing en controlling
Inmiddels is een soortgelijk traject opgezet voor andere procedures, zoals het paraferen van digitale facturen. Solipsis bood hiervoor een sterke oplossing: een Robot Account die herkent wanneer iemand akkoord heeft gegeven en de factuur doorstuurt naar de volgende persoon die akkoord moet geven. Van Liefland: ‘Dit neemt ons ontzettend veel werk uit handen en bovendien beschikken we zo over een heel goed controlling systeem. Ook het maken van afspraken is inmiddels geautomatiseerd met behulp van Microsoft Bookings. Via dit systeem kun je meteen zien of iemand beschikbaar is. Het systeem bespaart veel tijd en is ook geschikt om afspraken te maken met mensen van buiten de organisatie.’

Soepele transitie
De soepele transitie betekent voor REWIN een behoorlijke innovatieslag. ‘We hadden zelfs zonder corona en het noodgedwongen thuiswerken een behoorlijke achterstand in te halen.  Dat maakt het meteen ook best ingewikkeld. Het is geen logisch proces van vernieuwing geweest; we maakten in één keer een heel grote stap. Daarom zijn we ook erg blij dat we dit samen met Solipsis hebben kunnen doen. Niet alleen de software, maar ook de hardware is vervangen en dan is het fijn om met een partij als Solipsis samen te werken. Zij hebben alle disciplines in huis of werken samen met betrouwbare partners. We zijn echt ontzorgd.’

REWIN is erg blij met de geboden ondersteuning, waar zeker in de beginperiode veel gebruik van is gemaakt. De noodzakelijke trainingen die versneld moesten worden opgezet, zijn inmiddels achter de rug. ‘Al doende kwamen we erachter dat we te grote groepen hadden. Mensen bleken veel individuele vragen te hebben. Niet helemaal ideaal, maar voor het moment afdoende. Inmiddels vindt de begeleiding een-op-een plaats.’

Verder uitbouwen in de toekomst
REWIN wil samen met Solipsis voor de toekomst vooral verder op de ingeslagen weg gaan. ‘Daar hebben we in het begintraject heel zorgvuldig samen over nagedacht en strategische keuzes in gemaakt. Er is een basisstructuur opgezet met de kennis van een half jaar geleden zodat zo snel mogelijk vanaf thuis kon worden gewerkt. Nu zijn we bezig om te kijken hoe we SharePoint nog beter en logischer kunnen inregelen. Belangrijk is dat we nu een platform hebben dat geschikt is voor samenwerking met externe partijen. Bovendien zijn we volledig overgestapt op de cloud en hebben we geen lokale servers meer. Ook erg prettig is dat een werkplek voor een nieuwe medewerker met één druk op de knop kan worden ingeladen - voorheen was dit een heel geregel met apparatuur en applicaties. Maar de wereld blijft natuurlijk in beweging en er zijn altijd weer dingen waar niet aan is gedacht. Vaak komt Solipsis zelf al met een voorstel en anders volstaat voor ons één telefoontje met de vraag of ze dat voor ons kunnen regelen’, besluit Van Liefland.