Samenwerking wordt belangrijker naarmate digitalisering toeneemt

De insteek van het gesprek was om eens te zien in hoeverre samenwerkingsverbanden gebaat zijn bij dan wel in belang afnemen naarmate er sprake is van meer digitalisering bij vooral de afnemende partijen. Aan tafel zaten Marco Drost (directeur SmartDocuments), Ruud Storcken (Business Unit Manager BCT) en voormalig directeur van de Coöperatie Dimpact, René Bal. Belangrijkste conclusie: het belang van samenwerking neemt juist toe naarmate de digitalisering in de maatschappij toeneemt.

Door: John de Waard

Het kon weer, na maandenlang het gesprek in de agenda’s te hebben opgeschoven, was het eindelijk weer verantwoord om met elkaar aan tafel te zitten. Op gepaste afstand en met inachtneming van de richtlijnen. Uiteraard. We zouden het niet op ons geweten willen hebben dat corona toeslaat in de wereld van documentmanagement door een rondetafelgesprek van DocumentWereld.

Coöperatie Dimpact bestaat sinds 2006 en is een samenwerkingsverband tussen inmiddels zo’n dertig – vooral - gemeentelijke overheden. René Bal: ‘Het doel was destijds, en is feitelijk nog steeds, om zoveel mogelijk te standaardiseren in de digitaliseringsoplossingen die we als overheid zo nodig hebben. Waarom zou iedereen steeds opnieuw het wiel moeten uitvinden? En vanuit de leverancier bekeken; waarom zouden zíj steeds het wiel opnieuw uitvinden? Uiteraard zijn er verschillen tussen de gemeenten, maar in essentie zijn er meer overeenkomsten dan verschillen. Dus kom met oplossingen die we makkelijk op elkaar kunnen laten aansluiten, zonder dat iedereen steeds weer grote delen hoeft aan te passen aan de eigen situatie. Eigenlijk heel logisch en hoe moeilijk kan dat zijn? Dimpact vormt een coöperatie van gemeenten waarbij de aangesloten gemeente kunnen profiteren van de ontwikkelingen en afspraken die we maken met leveranciers en met elkaar. Leren van elkaar en geen dubbel werk doen, daar komt het vooral op neer.’

Marco Drost, Smart Documents

Dienstverlening aan de burger

Centraal in die hele gedachtegang is de dienstverlening van de overheid aan de burger. Alles wat Dimpact doet staat in het teken van die dienstverlening. Samenwerking met leveranciers is daarin cruciaal. Maar ook tussen leveranciers onderling. Marco Drost: ‘Wij zijn een superspecialist. We focussen ons op dat ene ding waar wij goed in zijn: het correct en (zo veel mogelijk) geautomatiseerd aan de hand van gecontroleerde content samenstellen van documenten die de organisatie uitgaan (Document Composition & Output Management). Onder meer naar die bedrijven en burgers van de betreffende gemeente. Nu zijn we inmiddels ook in andere markten actief, maar we blijven altijd de focus houden op onze specialiteit: we gaan geen aanvullende producten of diensten leveren. Daar zijn andere partijen voor in de markt. Vandaar dat we zo sterk voorstander zijn van samenwerkingen op alle niveaus. Zoals met BCT. Maar dus ook met Dimpact, waarmee we bijna vanaf het begin samenwerken. Met veel plezier en met goede resultaten voor beide kanten. Want het gaat er niet om dat wij nu sneller met een aantal gemeenten tegelijk zaken kunnen doen. Die gemeenten zijn nog altijd autonoom in hun beslissingen, maar we hebben met zijn allen hetzelfde doel ogen: een soepel lopende digitalisering van processen en informatieverwerking, de Digitale Transitie, waarmee we als maatschappij volop bezig zijn.’

 

Ruud Storcken, BCT

Innovatie gebaat bij standaardisering

Ruud Storcken is met BCT geen ‘lid’ van de coöperatie Dimpact, maar werkt weer wel heel nauw samen met SmartDocuments: ‘Wij zien bij BCT de belangen zowel aan de kant van de klanten als aan de kant van de betrokken leveranciers alleen maar toenemen naarmate de digitalisering toeneemt. Vaak krijgen we vragen om oplossingen aan te dragen waarbij de richting waarin een klant zich wil bewegen niet goed duidelijk is. Niet voor ons, maar ook niet voor hemzelf. Die stip op de horizon is echter wel cruciaal voor een goede en gerichte aanpak met werkende oplossingen. Niet alleen voor die ene klant, maar voor feitelijk alle andere vergelijkbare klanten. Innovatie is gebaat bij standaardisering. Dat lijkt een tegenstelling, maar is het niet. Op het moment dat je als leverancier volop bezig bent met steeds maar weer specifieke aanpassingen te maken voor alle verschillende klanten, blijft er geen tijd, mankracht en budget meer over om nieuwe zaken te ontwikkelen. Dan komen er geen innovaties waar we allemaal weer belang bij zouden (kunnen) hebben. Die druk om steeds maar brandjes te moeten blussen staat dat echter in de weg. Wij verwachten – en mogen dat volgens mij ook verwachten - van een overheid verwachten dat zij (veel) meer de regierol op zich nemen. Daar wordt vaak over gesproken, maar in de praktijk zien we er te weinig van terug. Zet die stip op de horizon, laat weten wat je uiteindelijk wilt bereiken, dan kunnen we het samen hebben over de weg ernaar toe en het tempo waarin we dat gaan doen. Dan wordt ook duidelijk welk standaarden we kunnen inzetten en welk deel nog eigen is.’

René Bal, Coöperatie Dimpact

Geen deeloplossingen meer

Volgens René Bal is daar een belangrijke rol weggelegd voor juist coöperaties als Dimpact en wenst zijn opvolger dan ook veel succes. ‘Met elkaar kun je wat makkelijker duidelijk maken, en van elkaar leren, hoe je de doelen kunt verwezenlijken en welke doelstellingen prioriteit hebben. Of in ieder geval het handigst zijn om het eerst aan te pakken. Een deel ‘eigen oplossingen’ zal niet te vermijden zijn, dat deel is misschien ook wel gewoon noodzakelijk, zoals een ondertekening bijvoorbeeld, maar in generieke zin kan dat best een stuk minder. Waardoor er inderdaad ruimte komt voor nieuwe ontwikkelingen, waar we als lid van een coöperatie weer voordeel aan hebben, zoals Ruud al aangeeft.’

Marco Drost beaamt dat ook zij nog te vaak meemaken dat organisaties niet goed het oog hebben op de oplossingen die ze eigenlijk zoeken. Het einddoel is niet duidelijk. Dus komen er al snel steeds weer nieuwe oplossingen. ‘Het gaat daarbij echter om ‘point solutions’ zoals we dat dan noemen: deeloplossingen die dus ook maar een deel van het probleem aanpakken. Wij doen inderdaad een deeloplossing, maar wel heel duidelijk met het oog op het grotere geheel met ‘open eindjes’ naar alle andere gangbare omgevingen waar we op kunnen aansluiten voor de klant. Als je het zo doet, is het een stap op weg naar verdergaande digitalisering die weer een volgende stap mogelijk maakt. Overzie je het grote geheel niet, dan worden het houtje-touwtje oplossingen die zoveel geld en energie in onderhoud en beheer kosten dat ze op de lange duur niet meer te handhaven zijn.’

Eigenaarschap bepalen schept duidelijkheid

De rol van een samenwerkingsverband als Dimpact is dat zij uit naam van de aangesloten gemeenten makkelijker bij een leverancier kunnen aankloppen met die gerichte vragen. Bal: ‘Het is belangrijk om bijvoorbeeld dat eigenaarschap duidelijk te hebben. Dan kun je beter en gerichter sturing geven aan bepaalde ontwikkelingen. Dat eigenaarschap ligt bij de klant, onze leden. In het geval waar we het nu over hebben, de overheid. Die overheid is er echter niet om heel veel uitvoerende taken zelf te doen, maar vooral om sturing te geven aan de uitvoering. Al helemaal als het gaat om automatisering, communicatie naar de burgers, en - daar is het weer - professionalisering van de dienstverlening. Verantwoording over hoe je tot beslissingen bent gekomen, waar je je geld aan hebt uitgegeven, hoe burgers hun invloed hebben kunnen laten gelden, het zijn allemaal belangrijke issues waar ook achteraf antwoord op moet kunnen komen. Informatiebeheer is een essentieel onderdeel daarin. Systemen om dat informatiebeheer en alles wat daarbij komt te optimaliseren zijn vervolgens net zo onmisbaar als de mensen die ermee moeten werken. Dit gaat om een gezamenlijk inspanning en dus een gezamenlijk resultaat. Het is niet WIJ hebben gewonnen en ZIJ hebben verloren.’

Aandacht voor dienstverlening moet groeien

Naarmate de digitalisering toeneemt wordt het belang van samenwerken groter, zoals al aan het begin geconcludeerd. Marco Drost: ‘Voordat je tot verdergaande digitalisering kunt komen, is samenwerking nodig, maar omgekeerd net zo. Je hebt elkaar simpelweg nodig. Een gemeente is geen op zichzelf staande entiteit meer, net zomin als de leverancier in deze markt. Wie zich het best kan aanpassen aan de veranderende omstandigheden zal het meest succesvol zijn. Geen survival of the fittest, maar survival of the smartest…’

Aandacht voor dienstverlening, het bestaansrecht van een overheid, moet nog wat meer groeien, erkennen Bal en Storcken: ‘Het werkt in een aantal gevallen prima, maar in een groot aantal gevallen gaat het nog lang niet zoals het zou moeten en kunnen. Het duurt allemaal erg lang’, ziet René Bal. Storcken erkent dat: ‘Zoals het bijvoorbeeld gaat op mijnoverheid.nl is het wel exemplarisch voor deze markt denk ik. Het werkt wel, maar wat heb je nu feitelijk bereikt? Is het beter, eenvoudiger, bereikbaarder geworden voor de burgers? We moeten keuzes maken en met we bedoel ik ook de klant. Wat doen we eerst? Wat heeft prioriteit? Gaan we bestaand aanpassen of gaan we voor nieuw? Bij aanpassen, wordt dan die burger beter bediend? En bij nieuw? Budgetten voor zaken als ICT en informatievoorzieningen zijn nogal eens aan veranderingen onderhevig. Het wordt na al die jaren nog altijd niet door iedereen gezien als een onmisbare bijdrage aan het functioneren van de organisatie. Het is voor velen nog een kostenpost. Helaas.’

Bal ziet in dat verband een belangrijke(re) rol voor de VNG weggelegd. ‘De discussie over Common Ground is natuurlijk heel mooi en nuttig, maar ook hier stuiten we precies op het probleem waar we het hier aan tafel hebben: wie gaat het sturen? Wie gaat nu de richting bepalen en wie bepaalt bijvoorbeeld de uitvoering, de planning en de deadlines? Of denk je dat het zonder deadlines wel goed gaat komen? Ik denk van niet… Helder opdrachtgeverschap en heldere communicatie. Daar begint het mee.’

 

vlnr: René Bal (Coöperatie Dimpact), Marco Drost (SmartDocuments), Ruud Storcken (BCT), Sander de Wolf (DocumentWereld)