SmartDocuments had al voorgesorteerd op digitale transitie

Al ruim voordat de coronapandemie de wereld in haar greep kreeg had SmartDocuments al stappen gezet in haar eigen digitale transitie. Algemeen directeur Marco Drost: ‘Zoals veel andere bedrijven waren we al druk met meer zelfstandig opererende groepen die met elkaar het werk deden. Onafhankelijk van of ze nu op kantoor waren of thuis of elders. Dat heeft duidelijk zijn vruchten afgeworpen.’

Want die hele coronaperiode was voor SmartDocuments drukker dan ooit. Ben Kamphuis, sales director Europe: ‘In die eerste paar weken kwamen er nauwelijks telefoontjes, maar al snel werd duidelijk waarom. Iedereen was druk met zichzelf bezig om meer mensen thuis te kunnen laten werken. Die fase waren wij al voorbij. Maar toen na een week of wat weer wat rust in de markt begon te komen, kwam de ene na de andere klant met de vraag of wij ze verder op weg konden helpen om ook daadwerkelijk alles thuis te kunnen organiseren. Juist als het gaat om de uitgaande communicatie viel nog wel wat winst te halen. Hoe ga je ervoor zorgen dat al die communicatie in lijn blijft met de interne regels van het bedrijf en tegelijk compliant blijft met alle wet- en regelgeving? Het is nog best lastig om dat volledig online te doen, dus zonder dat je elkaar ziet. Maar inmiddels hadden we zelf al de nodige ervaring. Dat hielp ons ook bij de klanten het vertrouwen te krijgen dat we in staat waren ze te helpen: wij hadden die problemen ook in het begin.’

Certificeringen

In diezelfde tijd, voorafgaand aan en deels in de coronatijd heeft SmartDocuments de nodige certificeringen behaald; ISO 9001 en ISO 27001. Concrete bewijzen van deskundigheid en betrouwbaarheid. ‘Voeg daar dan bij dat al onze producten inmiddels ook in een webversie en via de (beveiligde) cloud te gebruiken zijn en het succes is grotendeels verklaard’, aldus Roel Dortmans, Operationeel Directeur. ‘We hebben in de afgelopen periode veel dingen tegelijk verbeterd in onze dienstverlening en daarvan profiteren we nu volop. We kunnen sneller schakelen met en naar onze klanten.’

 

Meer zelf de verantwoordelijkheid laten dragen

Ook in de organisatie is het een en ander veranderd. Drost: ‘Er is nu een managementteam opgezet met daarbinnen allemaal hun eigen verantwoordelijkheden. Het vertrouwen in de mensen betaalt zich ook uit. Dat zou ik veel bedrijven willen meegeven: laat mensen vooral zelf het initiatief nemen en geef ze het vertrouwen dat ze het kunnen. Dan zul je zien dat niet alleen je eigen werk makkelijker wordt, maar dat de resultaten ook beter worden. Het wordt meer een gezamenlijke prestatie.’

Daarin heeft natuurlijk die hele digitale transitie wel geholpen. Paul te Lindert, Sales Directeur: ‘Eigen verantwoordelijkheid is mooi, maar je moet wel de middelen hebben om je werk goed te kunnen doen. We hebben als organisatie een doel voor ogen: we willen doorgroeien naar zo’n 200 mensen met vertegenwoordigingen over de hele wereld. Nu zitten we in Scandinavië, Duitsland, Benelux uiteraard en inmiddels ook in Amerika. En dan blijkt ten eerste dat wij het hier in Nederland best goed doen ten opzichte van andere landen en ten tweede: de problemen waar ze in bijvoorbeeld Duitsland of Amerika tegenaan lopen hebben wij hier ook gezien. Dat maakt het oplossen ervan wel wat eenvoudiger.’

Zelfstandige teams niet nieuw

Het werken in zelfstandige team is niet nieuw en SmartDocuments claimt ook niet dat ze de eerste zijn. Drost: ‘Eckart Wintzen van BSO (later onderdeel van Atos) kwam al met dat idee ergens in de jaren ’90, volgens mij. Maar het is wel duidelijk dat wij er in ieder geval goed aan hebben gedaan om deze aanpak te volgen. Er zijn meer bedrijven dat pad ingeslagen, maar er zijn er best veel die dan halverwege toch weer op hun schreden teruggekeerd zijn. Ook nu zou je misschien de neiging hebben om toch weer het kantoor centraal te stellen en mensen aan te sporen terug te komen na zo’n lange periode van thuiswerken. Dat kan, maar hoeft helemaal niet. Het is zeker niet verboden om naar kantoor te komen, een wat meer sociaal contact is uiteraard op zijn plaats zo nu en dan. Maar voor het werk kan het prima vanaf een andere plek en in je eigen tijd. Het gaat om de balans: waar voel jij je prettig bij?  En dat kan per land verschillen hebben we gemerkt. Sommige collega’s in Duitsland wonen meer dan 400 kilometer uit elkaar. Geeft niet, zolang je maar communiceert met elkaar.’

Communicatie cruciaal

Dat laatste is zelfs cruciaal, zien Dortmans en Kamphuis: ‘Wanneer je in een sales team met elkaar werkt is het uiteraard van belang dat iedereen van de meest recente ontwikkelingen op de hoogte is. Zowel intern als extern. Zoals wij nu zijn georganiseerd lijkt het misschien wat te veel… vier directeuren. Maar zo moet je het niet zien. We zijn alle vier verantwoordelijk voor ons eigen deel binnen de organisatie. We hebben nu juist alles op de rit om die groeispurt te kunnen maken. Proactief in plaats van reactief. We hebben het op de rit en spelen daar meteen op in, in plaats van dat we reageren op wat er in onze omgeving gebeurt en ons daarop moeten aanpassen. Zonder die goede communicatie en onze eigen voortgang in de digitale transitie zou dat nooit zijn gelukt.’

Persoonlijke relaties benadrukken

De rollen van de mannen lopen naadloos in elkaar over en dat maakt het wellicht zo’n sterk geheel. Te Lindert: ‘Iedereen binnen de organisatie wordt zoveel mogelijk op gelijk niveau gehouden. Met elkaar bereik je meer. De goede onderlinge verhoudingen spelen daarin een belangrijke rol: iedereen moet het gevoel hebben dat je samen op weg bent naar iets moois. Als je iets dwars zit, of je hebt juist een goed idee waardoor dingen nog makkelijker kunnen, dan kun je zo bij een van ons naar binnen lopen. Iedere eerste maandag van de maand hebben een online overleg waarin ieder team en ieder land vertelt waar ze mee bezig zijn en welke ervaring ze willen delen met de anderen. Daar krijgt iedereen een podium en mag vragen stellen of ideeën opperen. We opereren heel laagdrempelig en willen iedereen de gelegenheid geven zijn of haar bijdrage te leveren. Zelfs in het toch wat meer hiërarchisch ingestelde Duitsland heeft men dat snel opgepakt en is ons team van vijf collega’s heel initiatiefrijk en blij met deze vrijheid.’

Die informele aanpak heeft binnen de hele organisatie resultaat. De uitstraling die ervan uitgaat wordt ook opgemerkt bij (aanstaande) klanten. Drost: ‘Het enthousiasme werkt aanstekelijk. Is het strategie of toeval dat we er nu zo succesvol mee zijn? Beide denk ik. Het een gebeurt niet zonder het ander. Het is een soort van organisch proces: het groeit door een goed klimaat en daarmee komen er steeds meer ‘plantjes’....’ 

‘En het moet vooral ook leuk zijn’, vult Dortmans nog aan. ‘Het gaat uiteindelijk om het plezier dat je beleeft aan wat je doet. Is het leuk, dan blijf je gemotiveerder.’