(Blog van Paul ter Wal) In de pers is de afgelopen weken heel veel aan de orde geweest over terug naar het 'oude' normaal van de werksituatie, wat dat dan ook mag zijn. Het gaat hierbij dan vaak over 'weer terug naar de werklocatie' en minder thuiswerken of beter gezegd: werken-op-afstand.
De meningen verschillen nogal; er zijn bedrijven, zoals Afas, die thuiswerken of het werken-op-afstand tot het nieuwe normaal maken en alleen de toegang tot kantoor inzetten voor het 'opdoen van inspiratie'-bijeenkomsten. Er zijn ook bedrijven die de medewerkers juist weer terug willen op kantoor, om welke reden ook. Bedrijven als banken en verzekeraars gaan meer kleinere regionale (huur)kantoren inrichten voor werken-op-afstand, als tussenvorm naar thuiswerken of vanuit een centraal kantoor.

Daar moet je dan wel wat voor doen. Er zijn vier stappen onderkend die de voordelen kunnen doen behouden:
- Onderken welke praktijken vastgehouden kunnen worden; vraag dat aan alle medewerkers: maak ruimte om te reflecteren. Wat werkte, waarom werkte het, kan het succes blijven bestaan?
- Gewoonten leiden tot symbolen en signalen; vervang die oude symbolen door nieuwe bij de te handhaven toepassingen, bijvoorbeeld: Vergaderzaal wordt Inspiratieruimte. Maak hybride bijeenkomsten, zonder druk om fysiek te verschijnen op kantoor: VrijMiBo-online (deels)
- Hou open lijnen over de nieuwe werkwijzen zodat misverstanden en onenigheid snel worden opgelost; gebruik moderne evaluatietools online, die elke 90 dagen nieuwe items toevoegen en oude vervangen.
- Verander goede praktijken in gewoonten. Veel veranderingen vallen in het niets, omdat er niet gewerkt wordt aan het creëren van gewoontes. Een gewoonte omvat routines, herhaling en transparantie. Als werken-op-afstand wordt bevorderd en besproken in teams dan wordt het een vertrouwde gewoonte.
Psychologische veiligheid
Harvard Business Review heeft op 19 april 2021 een artikel gepubliceerd over de voorwaarden voor 'psychologisch veilig' werken-op-afstand. We hebben in een E-workshop samen met Vakwereld op 29 april 2021 vastgesteld dat er best wel een aantal haken en ogen zitten aan het thuiswerken en werken-op-afstand. Niet iedere werknemer heeft voldoende ervaring met het zelf indelen van prioriteit en werktijd. Doe je de werkplanning vanuit tijd(sblokken) of vanuit jouw beschikbare energie: na een verfrissende wandeling kan je energieniveau zo hoog zijn dat een klus van anderhalf uur ineens in een half uur gereed is. Maar als je tussen alle andere -privé- bedrijven door ook een stapel werk te verzetten hebt, vraagt dat dus wel wat van je timemanagement en kennis van je eigen energiehuishouding. Daar kan door alle actoren en factoren die bij het werk-op- afstand aan de orde kunnen zijn, en zeker in de periode dat de kinderen ook nog fijn thuis mochten blijven, wel eens een conflict ontstaan, hetzij met het thuisfront hetzij met collega’s of je leidinggevende.

In het kort zijn er 5 stappen te geven om deze (psychologische) veilige gespreksomgeving in e richten van de leidinggevende:
- Maak het speelveld helder: het gaat om het helder maken welke uitdagingen naast die van de werknemers ook bij de leidinggevende komen te liggen: wederzijdse erkenning.
- Geef het goede voorbeeld: geef openhartigheid en transparantie om ruimte te maken voor een wederkerige actie; je zult moeten duidelijk maken welke informatie voorhanden is over uitdagingen en behoeften van jou als leidinggevende en hoe je die wilt inzetten.
- Neem kleine stappen: verwachten dat je werknemers/collega’s direct die openheid betrachten die jij nu wilt/nodig hebt, gaat niet werken. Zorg dat er een gezonde cultuur ontstaat om openheid te betrachten. En geef het goede voorbeeld.
- Deel voorbeelden: zorg dat je werknemers voorbeelden zien van hoe het kan; zij hebben niet alle informatie over deze uitdagingen en behoeften van het team en jezelf als leider.
- Wees een waakhond: zoals bekend, vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Hou in de gaten hoe iedereen de openheid ziet en invult; het werk moet gedaan worden en iedereen draagt eraan bij, dus inzien waar voor werknemers blokkades kunnen liggen en daar open over zijn, zal helpen. De andere kant is natuurlijk dat misbruik maken ook niet kan, daar hebben anderen weer last van.