Transparantie in informatiebeheer cruciaal voor glasgroothandel

In het Friese Drachten staat de glasgroothandel Drachtster Glashandel. Eenvoudige naam, zegt precies wat het doet en dat lijkt wel typisch voor het hele bedrijf: gewoon doen waar je goed in bent en maak gebruik van de kennis van anderen voor de dingen waar je niet zo goed in bent. Focus op je kerncompetenties heet dat in jargon. Aan het roer twee broers, Arjan en Egbert van Reenen. We spreken met die laatste over de inzet van M-Files. M-Files partner PCI begeleidde de Drachtster Glashandel namelijk naar een volgend niveau in intelligent en transparant informatiebeheer.

‘We zijn een bedrijf met zo’n achttien vaste medewerkers en een flexibele schil eromheen van zzp’ers die we bij piekbelasting kunnen inzetten’, begint Egbert. ‘In hoogtijdagen hebben we dan zo’n 30 tot 35 mensen extra aan het werk. Als glasgroothandel maken we onderdeel uit van een (complexe) keten. We zijn een groothandel en leveren dus aan bedrijven die weer in opdracht werken van ofwel andere bedrijven ofwel particuliere opdrachtgevers. In totaal hebben we het al snel over ongeveer 600 klanten/opdrachtgevers waarmee we allemaal op een glasheldere manier willen kunnen communiceren. Over het werk, over de leveringen en de kwaliteit van de samenwerking. Al die contacten leiden tot informatie. Of het nu gaat over werk- en prijsafspraken, contracten of om offertes en facturen: er ontstaat voor ieder project al snel een behoorlijke informatiestroom.’ Die informatie bevindt zich  bovendien in een grote variëteit aan documenttypen in allerlei applicaties: van mails tot online bestelformulieren, van contracten tot afleverbonnen. En papier…

Automatisering en digitalisering
Voor de Drachtster Glashandel betekent het optimaal gebruiken en beheren van al die informatietypen en -stromen een behoorlijke uitdaging. Egbert: ‘Het digitaliseren en automatiseren ervan heeft bij ons een hoge prioriteit. Alle tijd die we kwijt zijn met zoeken naar informatie of het (opnieuw) genereren van informatie betekent dat we die tijd niet kunnen besteden aan onze kernactiviteit: het leveren van hoogwaardige glasproducten aan onze afnemers.’

Voor de financiële processen maakt het Friese bedrijf gebruik van Exact Online. Voor de specifieke ‘glasleveringsprocessen’ is sinds enige tijd BAKA Glass in gebruik: een product, specifiek ontwikkeld voor bedrijven in de glasindustrie. Egbert: ‘Het is ontwikkeld door een ondernemer die uit deze wereld komt en die dus precies begrijpt waar wij als branche behoefte aan hebben qua functionaliteit en capaciteit. Het product is nog niet zo lang op de markt maar wij zijn er erg blij mee. De kern van deze software – en dat is de kern die naar mijn idee elke vorm van automatisering moet kenmerken – is dat de software en de functionaliteit om jou als gebruiker draaien en niet andersom. Digitalisering is nodig, daar draaien we niet omheen. Maar we willen ook niet door die digitalisering om ons werk heen draaien.’

Werkstroom digitaliseren
Een van de eerste zaken die Egbert heeft opgepakt is het digitaliseren van de inkomende papier (factuur)stromen. Die werden voorheen in mappen, ordners etc. opgeslagen. Alfabetisch. Het zal duidelijk zijn dat daar nog wel eens wat zoekwerk moest plaatsvinden voordat een specifiek document kon worden getraceerd. ‘Daarop hebben we een HP scanner-printer-copier (multifunctional, MFP) aangeschaft en die uitgerust met herkenningssoftware van Autostore Express en barcodering om het opslaan en terugzoeken wat te vergemakkelijken. Dat is ook zo’n gespecialiseerde oplossing voor juist dat probleem. Puur voor de inkomende facturen werken we met Scansys. We scannen de papieren factuur naar pdf, Scansys haalt de relevante klant- en factuurinformatie van het document, koppelt die gegevens aan het document, waarmee het sneller kan worden verwerkt. Vervolgens gebruikt Exact Online de uit Scansys afkomstige gegevens voor de financiële afhandeling.’

Mooie oplossing zou je denken.

Egbert: ‘Dat is het ook, maar door een toenemende stroom aan documenten en de groei van het bedrijf liepen we toch vast. Het hele systeem werd te traag en feitelijk hadden we nog steeds niet een écht goed systeem voor het beheer en de ontsluiting van al die documenten. Daarvoor zochten we dus nog een passende oplossing, specifiek voor het doel van optimaal beheer. Een oplossing die voor gebruikers effectief is, op een slimme, intelligente manier omgaat met wat de informatie nu eigenlijk is en die aansluit op een van onze belangrijkste processen: offerte-order-bestelling-levering-facturering-betaling. Eigenlijk moeten we dat ook digitaal kunnen aansturen en beheren. Daar hoort dus een digitaal informatiebeheersysteem bij.’

Het contact met PCI bestond al vanwege de aanschaf van printers en de MFP. Egbert: ‘PCI wees ons op het bestaan van M-Files, een intelligent informatiebeheersysteem, ontwikkeld op basis van wat informatie inhoudelijk is en niet zo zeer op waar het is. De functionaliteit en de duidelijkheid in het beheren van de informatie, inclusief de intelligentie die de software heeft om gebruikers te helpen met bijvoorbeeld het metadateren van documenten, sprak ons enorm aan. Het bleek de missing link waar we naar op zoek waren.’

PCI begeleidde Egbert en zijn mensen vervolgens met de implementatie van en de training in M-Files. Daarin gaven ze blijk van grote kennis en deskundigheid en lieten ze zien dat ze de klantprocessen begrijpen en daar de best passende oplossingen voor aanreiken.

Inhoud documenten belangrijk
Binnen M-Files is het relatief eenvoudig om werkstromen te definiëren waarmee je als gebruiker grip houdt op alle relevante informatie die aan een werkproces is gerelateerd. Egbert: ‘De inhoud van documenten, met het overzicht daarover, is voor ons belangrijk en de snelheid waarmee we bijvoorbeeld onze klanten bij vragen kunnen antwoorden ook. Met M-Files zijn we nu in staat om ‘staande de vergadering’ alle informatie rondom een project, een klant of een levering op te vragen en de vraag te beantwoorden. Niet meer ‘ik zoek het na en bel even terug’. Gewoon meteen antwoord en orde in alle voor ons bedrijfskritische informatie.’

Nu is de Drachtster Glashandel nog niet zo lang geleden begonnen met M-Files, maar Egbert wil graag de volgende stap gaan zetten. ‘Alle relevante documenten rondom de projecten worden digitaal benaderbaar met de juiste metadata in M-Files opgeslagen en daar kunnen onze medewerkers ze altijd terugvinden. Het zou echter nog een stap makkelijker kunnen en daar willen we snel naar toe: een koppeling tussen M-Files en Exact Online en BAKA Glass maakt het informatiebeheer nog transparanter en het delen ervan eenvoudiger. Nu is er wel een koppeling voor de verkoopfacturen in BAKA Glass met Exact Online, maar een verdere integratie van M-Files met BAKA Glass en vice versa in dit proces zou ons nog verder helpen. Maar zoals wel vaker, het gaat stap voor stap. Het zijn voor onze mensen al behoorlijke veranderingen die we hebben gerealiseerd in de afgelopen maanden. Het is toch een nieuwe manier van denken en werken voor velen. We willen uiteraard graag dat iedereen het kan blijven volgen.’

Toekomst: digitaal is het nieuwe normaal
Voor de toekomst heeft de Drachtster Glashandel nog wel meer plannen voor vergaande digitalisering. ‘Om een voorbeeld te geven: onze medewerkers komen bij de klanten op locatie of op bouwlocaties. Daar moet alle relevante informatie direct beschikbaar zijn, via een tablet, smartphone of ander mobiel apparaat. Daarnaast willen we in de toekomst partners zoals wooncorporaties, glaszetbedrijven, aannemers etc. via M-Files koppelen aan de voor hen relevante informatie. Beveiligd en met een heldere rechtenstructuur uiteraard. Binnen M-Files kan dat op documentniveau worden gerealiseerd. Nu hebben we een en ander nog op onze eigen server staan, maar de ambitie om dit alles te integreren met het Microsoft cloud-platform MS 365 staat voor 2021 op de rol. Dan past echt alles naadloos in elkaar en dat brengt ons weer een stap dichter bij de optimale situatie: plaats- en tijdonafhankelijk werken met de juiste en actuele informatie altijd en overal beschikbaar. M-Files is een belangrijke schakel in die digitale toekomst.’

M-Files heeft de Drachtster Glashandel veel gebracht. Egbert: ‘Naast kwaliteit- en tijdwinst – en dus kostenbesparing – in een belangrijk bedrijfsproces scheelt het ons vooral veel ergernis over het niet kunnen vinden van informatie. De beschikbaarheid en bereikbaarheid van relevante gegevens voor onze medewerkers om hun werk te kunnen doen is sterk verbeterd en daarmee bewijzen we onszelf en onze klanten een grote dienst. Bovendien, er zit nog meer in het vat…’