M-Files heeft sinds kort een verbeterde integratie met Microsoft Teams en Microsoft Outlook gerealiseerd. Daarmee wordt voor de wederzijdse gebruikers een nog betere uitwisseling tussen beide platforms van content en alle relevante bedrijfsdata mogelijk, ongeacht waar die zich bevindt.
We leven in een wereld waar beschikbaarheid en uitwisseling van digitale informatie cruciaal is om succesvol te kunnen samenwerken, altijd en overal. Die samenwerking is echter een stuk lastiger wanneer informatie verspreid over allerlei bronnen en locaties in de organisatie zit. Met daaraan gekoppelde, steeds weer variërende toegangsrechten. De M-Files add-in voor Microsoft Teams haalt veel van die complexiteit weg door een eenduidige en uniforme toegang tot al die relevante data te garanderen. Hiermee beschikken gebruikers over een verbeterde en simpele manier om te kunnen samenwerken, zowel intern als extern, om documenten te beheren, werkprocessen te automatiseren en controle af te dwingen op wetmatigheid van handelen en rechtmatigheid van informatie. Deze integratie is ook beschikbaar via de Microsoft AppSource waarmee het nog toegankelijker wordt voor organisaties met strikte IT-regels en -voorwaarden.
Ondanks de toenemende acceptatie van realtime samenwerkingsplatforms zijn e-mails nog altijd een veelgebruikt middel om informatie uit te wisselen. In veel gevallen moet de correspondentie tussen organisaties officieel worden vastgelegd en bewaard. Binnen een organisatie wordt e-mail gebruikt om elkaar op de hoogte te houden van de voortgang rondom projecten of voor het aansturen van beslissingen, waarmee de e-mail en de informatie erin nog belangrijker wordt in een latere procesfase. Wie deze informatie niet (controleerbaar) op de juiste manier vastlegt kan in serieuze problemen komen, deadlines missen of cruciale informatie kwijtraken.
De verbeterde M-Files for Microsoft Advanced Outlook integratie automatiseert dit proces rondom e-mails en daaraan gekoppelde conversaties over projecten en met klanten. Daarmee hebben gebruikers meer tijd en gelegenheid om zich te richten op hun echte taak, in plaats van bezig te zijn met het beheren van hun e-mails. Met deze integratie kunnen gebruikers direct vanuit M-Files koppelen met Outlook en zo belangrijke informatie en e-mails veilig stellen, net als alle andere relevante project- en bedrijfsinformatie.
De belangrijkste voordelen:
- Moeiteloze opslag en beheer van belangrijke documenten, omdat emails en de bijlagen direct en automatisch worden opgeslagen door M-Files;
- Eenvoudige opslag van correspondentie met belanghebbenden doordat complete email conversaties als een bij elkaar horend geheel worden opgeslagen en beheerd;
- Snel en probleemloos terugvinden van informatie doordat die is opgeslagen op basis van de inhoud.
‘Kenniswerk is samenwerken pur sang en wordt gedaan op platforms als Microsoft Teams en Outlook. Met onze nieuwe integraties maken we de Microsoft-oplossingen nog completer en stellen we onze gebruikers in staat zich puur te richten op hun werk door ze die veilige, consistente en wetmatig correcte werkomgeving te bieden met geautomatiseerde werkprocessen’, aldus Mika Turunen, senior Vice President Product & Engineering bij M-Files. ‘Voor de Microsoft 365-gebruikers betekent deze integratie een belangrijk voordeel die de ROI verbetert met betere gebruikservaring en hogere kwaliteit werk tegen lagere risico’s. Wij zijn verheugd onze gebruikers te kunnen helpen aan oplossingen voor betere samenwerking, met alle relevante content in de wereld van vandaag die verlangt dat we altijd, overal en met elk apparaat bij onze informatie kunnen.’
Met deze verdergaande integratie met een aantal van de belangrijkste en meest gangbare Microsoft-oplossingen helpt M-Files organisaties hun investeringen in die oplossingen zeker te stellen. Dat gebeurt door de beschikbaarheid van instrumenten om processen te verbeteren en te automatiseren en informatie op een correcte manier op te slaan, te beheren en beschikbaar te stellen. M-Files maakt van Microsoft 365 het ‘single point of access’ voor alle relevante bedrijfsinformatie. Het stelt bedrijven in staat alle aan elkaar gekoppelde informatie te vinden, op te slaan en te beheren, ongeacht de plek waar die informatie zich bevindt en dat alles met de Microsoft 365 gebruikersinterfaces.
‘Wij zijn voortdurend bezig om organisaties te voorzien van oplossingen die ze in staat stelt beter samen te werken en gerelateerde werkprocessen efficiënter te doorlopen’, aldus Rene van Haaster, Hoofd ISV West-Europa bij Microsoft. ‘De functioneel rijke integraties van M-Files met onze oplossingen helpt ons verder om het aantal gebruikers van Microsoft 365 uit te breiden en ze steeds beter te bedienen.’
M-Files gebruikers die gebruik maken van de Microsoft Azure Cloud Services kunnen via het Microsoft Azure Marketplace platform aansluiten met hun M-Files abonnement op hun Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC). Het Microsoft Azure Marketplace platform is een online platform dat voorziet in applicaties en services voor gebruik op het Azure-platform, en bedrijven helpt die op zoek zijn naar innovatieve cloud-gebaseerde oplossingen met wereldwijd opererende partners die kant-en-klare oplossingen hebben ontwikkeld.
‘Onze waardevolle gecombineerde verkoopprogramma’s met M-Files voor Azure cloud services helpt klanten hun investeringen in de Microsoft Cloud te optimaliseren, het geeft ze een concurrentievoordeel en verbetert de ROI aanzienlijk door een snellere digitale transformatie door de hele organisatie heen’, aldus Van Haaster.
‘Een van de dingen die we zeer in M-Files waarderen is de integratie met de Microsoft -omgeving’, zegt Greg Fulk, COO bij Valeo Financial Advisors, een M-Files klant. ‘Het maakt dat wanneer je, ongeacht of je nu in Outlook, Word, Excel of PowerPoint zit, documenten gaat openen of opslaan, je altijd in de juiste applicatie zit. Wij gebruiken Microsoft-producten voor zo ongeveer alles en M-Files werkt perfect samen met die omgeving.’
‘De nieuwste verbeterde Outlook add-in voor M-Files biedt heldere functionaliteit en is erg makkelijk te installeren’, zegt AndréLuvizeto, CEO bij BR-iT, een M-Files partner. ‘De gebruiksvriendelijke functionaliteit is inclusief de mogelijkheid om bijlagen apart van de e-mails op te slaan, een relatie te creëren met die e-mail en te assisteren bij de dagelijkse documentclassificatie. Deze eigenschappen, in combinatie met de automatische opslag maakt de Advanced Outlook add-in tot een zeer waardevol instrument.’
Leer hier meer over de M-Files Microsoft Teams & Outlook Integratie
